Как осуществлять контроль исполнения документов (поручений)?

Рассказываем, в каком ЛНА установить требования к организации контроля исполнения документов (поручений) и какие документы можно поставить на контроль; как определить срок исполнения и зафиксировать факт исполнения; как проверить своевременность доведения документов (поручений) до исполнителей и скоординировать ход исполнения.

1. Где фиксируют требования к организации контроля исполнения документов (поручений)?

Порядок организации и осуществления контроля исполнения документов и поручений устанавливают в локальной инструкции по делопроизводству. При ее разработке рекомендуем руководствоваться:

• разделом 5 «Контроль исполнения документов (поручений)» Правил делопроизводства[1];
• разделом 6 «Контроль исполнения документов (поручений)» Примерной инструкции по делопроизводству[2];
• разделом 3.6 «Контроль исполнения документов» Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству[3].

2. Что должен делать секретарь в рамках контроля исполнения документов?

Действующие нормативные акты возлагают на секретаря (службу делопроизводства) обязанность по осуществлению контроля сроков исполнения документов и поручений. Однако не в его компетенции признавать поручение выполненным. Контроль по существу – функция руководителя, выдавшего поручение (резолюцию).

К основным задачам секретаря (службы делопроизводства) относят следующие:

• постановка документа (поручения) на контроль;
• проверка своевременности доведения документов (поручений) до исполнителей;
• проверка и координация хода исполнения документов (поручений);
• снятие документов (поручений) с контроля;
• анализ результатов исполнения документов (поручений);
• информирование руководства о ходе исполнения документов (поручений) и состоянии исполнительской дисциплины.

Дополнительно по теме:

• Ответственность кадровика, или Ошибки, за которые можно получить штраф
• Проводим внутренний кадровый аудит