Инструкция по делопроизводству: согласование проектов документов

Мы продолжаем цикл статей, посвященный разработке локальной инструкции по делопроизводству. Ее пятый раздел устанавливает правила согласования документов в организации. Имеется в виду внутреннее согласование, когда согласующими лицами выступают работники. Внешнее согласование, когда в компанию поступают документы других организаций, которые нужно согласовать, проходит по иным правилам.

Методические документы – основания для составления раздела:

• ГОСТ Р 7.0.97-2016[1];
• Примерная инструкция по делопроизводству[2];
• Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016[3];
• Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству[4].

Что такое согласование

Согласованием согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013[5] является оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами.

Согласование – внутренний процесс. Так, организацию А, с которой заключает договор организация Б, не интересует, одобрил ли этот договор главный бухгалтер из организации Б. А вот директора – подписанта договора из организации Б это очень даже интересует, ведь виза согласования от главбуха – гарантия того, что в договоре прописана верная статья бюджета, правильно рассчитан НДС и т.д. Директор, подписывающий документ, не может быть компетентен абсолютно во всех областях, а ведь полную ответственность за содержание и последствия от этого договора несет именно он. Поэтому пренебрежение процессом согласования может дорого обойтись и компании, и ее руководителю лично.

Оформление  согласования

Виза является реквизитом документа по ГОСТ Р 7.0.97-2016 и свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа. Она включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования (п. 5.21 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Далеко не всегда результат согласования положительный. Согласующее лицо может и завернуть документ. Из процесса согласования проект документа может выйти с одним из трех вариантов вердиктов.

1. «Согласовано». Самый желанный результат для исполнителя – автора документа. В этом случае виза согласования будет выглядеть следующим образом:

Если этого результата не удастся добиться с первого раза, то будут и другие заходы.

2. «Не согласовано». К такой визе в обязательном порядке прилагаются замечания. Даже если согласующее лицо не согласно с самой идеей создания документа, свою позицию необходимо выразить письменно, например:

3. «Согласовано с замечаниями». Это значит, что в целом проект подготовлен нормально, никаких правовых и экономических последствий его подписание для организации иметь не будет. Но в оформлении проекта допущены технические ошибки: опечатки, нарушена нумерация пунктов и т.д. В этом случае согласующее лицо составляет список замечаний, после устранения которых направлять проект на повторное согласование не нужно. Виза согласования будет выглядеть так:

В инструкции по делопроизводству описываются все три варианта визы.

Дополнительно по теме:

• Должностная инструкция: что нужно знать, чтобы правильно оформить
• Методика восстановления кадрового делопроизводства
• Ошибки в кадровых документах: исправляем недочеты без последствий