Как угощать чаем и кофе: памятки для секретарей и помощников

Без угощения сложно представить себе серьезные переговоры и простой визит в офис. Обыкновенно напитки и сладости предлагает хозяйка приемной – секретарь или помощник руководителя. И от ее умения достойно провести эту несложную процедуру нередко зависит и впечатление, которое останется у визитера от посещения компании, и исход важной встречи. Чтобы не провалить такой экзамен, мы приготовили для вас ценные памятки, в которых описали основные моменты подачи чая/кофе.

Откуда у секретарей появилась обязанность подавать кофе чай? Сегодня можно назвать две причины.

1. Секретарь – хозяйка офиса

Забота об офисе, руководителе и посетителях традиционно входила в обязанности секретаря, с самого появления профессии в ее современном понимании. В частности, потому что приготовить кофе было далеко не всегда так просто, как это можно сделать сегодня.

Логично, что подобные обязанности руководители предпочитали делегировать. Кроме того, и секретари старались на свою «кухню» никого не пускать, во избежание хаоса.

Что касается гостей, то предложение выпить чай/кофе всегда было способом выразить хорошее (порой эксклюзивное) отношение, извиниться за ожидание, наладить контакт и т.д. И готовил, и подавал напитки обычно секретарь. Тогда руководителю не нужно было отвлекаться от посетителя. А гостю становилось очевидно: у того, с кем он имеет дело, есть секретарь. Такой вот дополнительный маркер надежности.

2. Подача чая и кофе – функция протокольная

Переговоры предполагают, что их участники пьют воду, чай, кофе. Порой даже что-то едят в перерыве. Кто-то должен обеспечить их всем этим и сделать так, чтобы стороны не отвлекались ни на что от собственно переговоров. Кому еще можно поручить такую задачу с учетом того, что на подобной встрече и вокруг нее очень много конфиденциальной информации?

Руководители традиционно доверяют эту функцию тем, на кого могут полностью положиться. То есть своим секретарям и помощникам.

При этом надо понимать: офис не ресторан. Угощение здесь носит совсем иную функцию. Чай и кофе в офисе нужны для того, чтобы:

• выразить заботу, хорошее отношение – со стороны хозяев;
• установить эмоциональный контакт, благотворно повлиять на ход дел;
• взять паузу, настроиться на разговор, придать встрече более дружескую атмосферу;
• скрасить ожидание, если представители принимающей стороны задерживаются;
• показать благожелательное расположение принимающей стороны (отсутствие угощения может прямо свидетельствовать о негативном ее отношении).

В четырех памятках покажем и расскажем, как подавать чай и кофе по нормам делового этикета.

Дополнительно по теме:

Что нужно знать кадровику о корпоративных мероприятиях?