Бланки не по ГОСТ: можно ли их использовать

Что делать, если в организации при заказе новых бланков не учли требования государственного стандарта к их оформлению? Можно ли пользоваться бланками, если необходимые реквизиты на них расположены в нижнем поле или в прямом смысле загнаны в угол? Что вообще должно быть на бланке организации? Расскажем в статье и приведем примеры.

Общие правила оформления документов

Общие правила оформления документов предлагает ГОСТ Р 7.0.97-2016[1], которые в равной степени относятся к документам как на бумажном, так и на электронном носителях.

Первый лист документа создается на фирменном бланке организации. В зависимости от вида документа это может быть бланк для писем, для конкретного вида документа (приказа, записки) или общий бланк. Второй и последующие листы оформляются на обычной бумаге, а не на бланках.

Как правило, при оформлении документов используется книжная ориентация листа[2]. Текст документа выравнивается по его ширине, чтобы избежать так называемых рваных строк с правого края. Минимально допустимые значения полей следующие:

• 20 мм – левое;
• 10 мм – правое;
• 20 мм – верхнее;
• 20 мм – нижнее.

При установлении локальных норм для полей на документах нужно учитывать, что некоторые реквизиты размещаются на верхнем и нижнем полях (например, отметка о приеме документа, отметка о контроле и т.д.), поэтому экономить бумагу и делать эти поля слишком узкими не рекомендуется. Лучше пусть часть документа уйдет на другую сторону листа, чем нижнее поле получится шириной меньше сантиметра. К тому же из-за слишком узких полей часть текста на листе может «съесть» принтер.

Для документов постоянного срока хранения левое поле должно быть не менее 30 мм. У секретаря это приказы и протоколы. Такое широкое поле нужно для того, чтобы в будущем без ущерба для видимости текста подшить и переплести дело.

Если многостраничный документ распечатывается, то допустимо делать это на двух сторонах одного листа. При этом правое поле оборотной стороны листа должно быть равно по ширине левому полю лицевой стороны.

У многостраничных документов нумеруются все страницы (не листы!), кроме первой. Таким образом, нумерация начинается с номера «2». Номер страницы располагается посередине верхнего поля на расстоянии не менее 10 мм от края листа.

При создании документов используются стандартные шрифты. ГОСТ Р 7.0.97-2016 не приводит их конкретных наименований, но они однозначно должны воспроизводиться на любом компьютере со стандартным программным обеспечением. Используйте простое начертание букв, ведь в деловых документах нелепо смотрятся всевозможные завитушки и прочие декоративные элементы. Изредка особо важные слова в тексте можно выделить курсивом или полужирным начертанием, но не более того. Размер шрифта – 12, 13 или 14, а для таблиц можно использовать меньшие размеры. Цвет текста должен быть черным или темно-серым.

Что касается выделения отдельных слов, то полужирное начертание предпочтительнее курсива. Кроме важнейших по смыслу слов и словосочетаний выделять можно некоторые реквизиты, например «Адресат», «Подпись» или «Заголовок к тексту».

Текст документа набирается с абзацным отступом размером 1,25 см. Заголовки и подзаголовки можно располагать по центру строки или набирать с аналогичным абзацным отступом. Межстрочный интервал рекомендуется использовать 1 или 1,5. В многострочных реквизитах – только 1. Между буквами и словами расстояния стандартные: обычный интервал и один пробел соответственно.

Если компания заказывает разработку фирменного стиля, то бланки, шрифт, цвета, расстояния и размеры разработают дизайнеры. Принимая их работу, необходимо убедиться, что документ, набранный специально разработанным для компании шрифтом, открывается и читается на всех компьютерах.

Все перечисленные в ГОСТ Р 7.0.97-2016 особенности и требования к оформлению документов рекомендуется зафиксировать на корпоративном уровне в инструкции по делопроизводству.

Далее поговорим, что делать, если в организации формы бланков не соответствуют ГОСТ Р 7.0.97-2016.