Как повысить эффективность работы с документами с помощью СЭД: сокращаем трудозатраты делопроизводственного персонала. Часть 4

Мы продолжаем цикл статей, посвященный возможным направлениям оптимизации документооборота с использованием системы электронного документооборота (далее – СЭД)[1]. В новом материале рассмотрим, какие возможности СЭД позволяют снизить трудоемкость делопроизводственных операций в части обработки документов.

Напомним, что одним из наиболее значимых количественных критериев по оптимизации работы с документами является сокращение трудозатрат делопроизводственного персонала на 50–70 %.

В прошлой статье были рассмотрены возможности СЭД, позволяющие оптимизировать такие операции по обработке документов, как:

• прием документов;
• первичная обработка поступивших документов;
• регистрация документов;
• предварительное рассмотрение документов и маршрутизация;
• передача корреспонденции адресатам.

В этой рассмотрим следующий блок делопроизводственных операций:

• доведение поручений, вынесенных в рамках рассмотрения, до исполнителей;
• контроль исполнения документов;
• экспедиционная обработка отправляемых документов;
• отправка документов;
• систематизация документов, формирование дел.

Доведение поручений, вынесенных в рамках рассмотрения, до исполнителей

При бумажном документообороте рассмотрение документов руководителем осуществляется на бумажном носителе с ручным нанесением на документ (лист поручения) резолюции. Далее поручение доводится до исполнителей путем передачи им оригиналов или копий бумажных документов с резолюцией. Систематизация документов по папкам «На рассмотрение» руководителям, передача их в определенное время, последующий возврат, передача в подразделения исполнителям – все это является трудоемкими операциями, особенно при больших объемах документооборота. В крупных организациях для этого были задействованы внутренние курьеры / сотрудники экспедиции.

В случае использования СЭД передачи документов не происходит. После регистрации документа в СЭД электронный документ или скан-образ документа находится в системе, оригинал бумажного документа помещается в соответствующее дело. Идеальной является ситуация, когда руководитель рассматривает документ также в системе, получая задачу «На рассмотрение» (рис. 1).

При этом руководитель в СЭД может написать резолюцию, используя шаблоны часто применяемых резолюций, и направить помощнику, который в свою очередь сформирует в СЭД поручения исполнителям. Руководитель также может самостоятельно сформировать задачи в СЭД и направить их на исполнение.

Если же руководитель по каким-то причинам не работает в СЭД и продолжает рассматривать документы на бумаге, то по возвращении документов с рассмотрения резолюция переносится в СЭД помощником, им же формируются поручения исполнителям, после чего бумажный документ помещается в дело. При таком сценарии хочется предостеречь помощников от повторного сканирования документа с резолюцией, поскольку это является излишней процедурой. Со стороны исполнителей должно быть доверие к отраженной в СЭД резолюции.