Поиск информации для руководителя

Одной из функций секретаря является сбор, анализ и обобщение информации по заданию руководителя. Такую работу нередко приходится выполнять в течение ограниченного времени, поэтому умение быстро найти необходимую информацию и соответствующим образом ее обработать – одно из важнейших профессиональных качеств секретаря.

Необходимая руководителю информация может содержаться в различных источниках. Для того чтобы грамотно вести эту работу, затрачивая на нее как можно меньше времени и сил, секретарю необходимо владеть сведениями общего характера:

• хорошо знать структуру организации, характер и направления ее деятельности, хорошо представлять содержание деятельности подразделений, их компетенцию; представлять, какая информация создается, обрабатывается, хранится в подразделениях организации, кто из работников владеет той или иной информацией;
• знать основные источники информации, которая может потребоваться руководителю, место их нахождения и особенности использования;
• знать, в какой информации руководитель нуждается постоянно, и иметь налаженную систему сбора и обработки этой информации, быть готовым удовлетворять любые незапланированные информационные запросы руководителя.

Основными источниками информации для руководителя являются:

• законодательные и иные нормативные правовые акты, касающиеся деятельности организации;
• управленческая документация организации (документы вышестоящих органов, поступающие в организацию, плановая, отчетная, распорядительная, информационно-справочная, научная, техническая и др. документация организации);
• публикации в периодической печати (газетах, журналах), сообщения в радио- и телепередачах, прямо или косвенно затрагивающие вопросы деятельности организации;
• научная и техническая литература по проблемам, касающимся деятельности организации;
• справочники деловой информации об организациях, предприятиях, фирмах, экономической, культурной и другой информации.

Как найти нужный источник информации, после того как получено задание и определена его цель? Где нужно искать ту или иную информацию?

Предположим, что секретарю необходима информация законодательного или нормативного характера. В этом случае необходимо пользоваться официальными справочниками. Их существует несколько. Во-первых, большинство законодательных и нормативных правовых актов после их государственной регистрации публикуются в «Российской газете», поэтому если в организации есть библиотека или справочно-информационный фонд, то, зная дату принятия акта, его номер и заголовок, текст акта можно найти в газете. Другим типом справочников являются специальные бюллетени, публикующие законодательные и нормативные правовые акты: «Собрание законодательства Российской Федерации», «Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации», «Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти», издаваемые издательством «Юридическая литература» и, как правило, приобретаемые организациями. Законодательные и нормативные правовые акты представительных и исполнительных органов субъектов Российской Федерации также подлежат официальному опубликованию, поэтому в каждом субъекте Российской Федерации издаются соответствующие справочники и бюллетени. Например, в Москве законы города, постановления Правительства Москвы и иные нормативные акты публикуются в «Ведомостях Московской Думы», «Вестнике Правительства Москвы» (до 2002 года выходил под названием «Вестник Мэрии Москвы»), газете «Тверская, 13».

Наконец, еще одним надежным и удобным источником являются электронные правовые базы данных – «Гарант», «КонсультантПлюс», «Кодекс», позволяющие быстро и легко практически на рабочем месте найти нужный законодательный или нормативный правовой акт.

Очень часто для аналитической работы приходится привлекать управленческую документацию организации. В этом случае нужно обращаться в текущий архив организации, где хранятся дела с документами, оперативная работа с которыми завершена. Хорошо, если в организации принята централизованная система делопроизводства, поскольку в этом случае все исполненные документы будут находиться в одном месте, как правило – в канцелярии, секретариате, общем отделе или управлении делами. Но если в организации не налажено централизованное хранение документов и дел или есть необходимость обратиться к документу, который еще находится на исполнении, то в этих случаях неизбежно придется обращаться в структурные подразделения к специалистам, которые занимаются решением тех или иных вопросов. Вот здесь секретарю и пригодится знание структуры организации, характера и направлений деятельности подразделений. Только в этом случае он сможет самостоятельно определить, кто из работников предоставит нужную информацию.

Очень часто поиск необходимой информации заставляет обращаться к архивной информации и осуществлять поиск необходимых документов в ведомственном архиве (архиве учреждения). В архив организации законченные в делопроизводстве документы, как правило, передаются не раньше, чем через два года после завершения работы с ними. Для быстрого поиска архивной информации секретарю нужно знать систему научно-справочного аппарата архива, уметь пользоваться номенклатурой дел организации и архивными описями дел.

Работа по сбору информации включает также ознакомление с публикациями в периодической печати (газетах, журналах), радио- и телепередачах. Для некоторых, особенно крупных, компаний мониторинг информации, публикующейся в СМИ и затрагивающей интересы компании, может быть чрезвычайно важен. В современных условиях проведение такой работы не под силу одному секретарю, какую бы высокую квалификацию он не имел. Но эту работу на высоком профессиональном уровне выполняют действующие на нашем информационном рынке компании, специализирующиеся на сборе и обработке информации по запросам организаций. Тем не менее, это не отменяет обычной для секретаря работы по ознакомлению с публикациями в профильных газетах и журналах. Работа по отбору и анализу публикаций может вестись секретарем постоянно или выполняться по конкретному заданию руководителя, то есть носить разовый характер.

Секретарю, работающему в организации, занимающейся научными проблемами, иногда поручают задания по сбору информации из научных изданий - сборников статей, монографий, реферативных журналов и др. Секретарь не имеет достаточной квалификации для поиска и анализа научных источников, но по составленному руководителем или специалистами списку он может заказать нужные источники в библиотеке, отобрать необходимые материалы, сделать ксерокопии. Вся эта работа выполняется либо непосредственно в научной библиотеке, либо с помощью Интернета, заказа литературы по телефону или межбиблиотечному абонементу. Например, самый большой электронный каталог информационных ресурсов в Интернет – это каталог Российской государственной библиотеки (бывшей Ленинки): http://www.rsl.ru/r_res2.htm (4,2 млн источников).

Гораздо чаще секретарю приходится осуществлять поиск деловой информации о различных фирмах, их телефонах, продукции, услугах, курсах валют, репертуаре театров, расписаниях авиарейсов и др. В наше время существуют различные справочники, из которых можно получить необходимую деловую информацию.

К числу справочников, которые всегда должны быть под рукой у секретаря, относятся:

• телефонный справочник организации;
• список сотрудников организации с их адресами и телефонами;
• список организаций, с которыми имеются постоянные деловые контакты, с их телефонами и адресами, включая банковские учреждения, вышестоящие организации и др.;
• списки фирм, осуществляющих сервисное обслуживание, продажу канцтоваров, оргтехники и т.п. с адресами, телефонами, банковскими реквизитами;
• городские телефонные справочники типа «Вся Москва», «Золотые страницы» и т.п.;
• карта города, при необходимости – дорожные карты и атласы.

Большие возможности по поиску деловой информации предоставляет Интернет. Для быстрого поиска информации в Интернете необходимо либо знать точный адрес web-страницы, на которой размещена соответствующая информация, либо уметь пользовать поисковыми системами.

Одна из самых популярных поисковых систем Интернета – AltaVista (http://www.altavista.com). Система появилась в 1995 г. и принадлежит компании Digital. Ее объем составляет порядка 30 млн web-страниц. Система поддерживает поиск на 25 языках, в том числе и на русском.

Rambler (http://www.rambler.ru) – одна из самых молодых российских поисковых систем (осень 1996 г.), но и самая мощная в российской части Интернета, ее объем – более 2 млн web-страниц. 

Яndex (http://www.yandex.ru) – эта поисковая система, разработанная для Интернета с учетом особенностей русской морфологии, ее объем около 2 млн web-страниц.

Всего в мире существует около 500 поисковых систем, начиная от тех, которые ищут абсолютно все, и заканчивая узкоспециализированными. Для того чтобы войти в систему, достаточно ввести ее адрес. Для успешной работы в Интернете необходимо знать возможности поисковых систем, уметь правильно формулировать запрос, освоить правила его написания при поиске.

Приведенный перечень справочников не является исчерпывающим. Поскольку секретарю приходится много заниматься письменными работами, ему необходимы словари русского языка – толковый, орфографический, иностранных слов. Не помешает в работе и энциклопедический словарь. Если руководитель выезжает в зарубежные командировки или организация принимает у себя иностранных представителей, будут необходимы путеводители и справочники по странам мира, разговорники. Всегда под рукой должна быть инструкция по делопроизводству, инструкции по эксплуатации офисного оборудования, а также рабочий блокнот и ежедневник.

Опыт показывает, что интересная и нужная информация имеет свойство обнаруживаться неожиданно и там, где ее никак не ждешь, поэтому секретарь должен выработать привычку обращать внимание на те сведения, которые в данный момент как будто и не нужны, но могут понадобиться потом. При разговоре с посетителями, сотрудниками, при просмотре периодики, телепередач, во время общения по телефону нужно тренировать память или делать заметки в рабочем блокноте, записывая наиболее важные и ценные сведения.