Научно-техническая обработка документов

Научно-техническая обработка документов – это комплекс работ по проведению экспертизы их ценности, оформлению и описанию. При этом следует знать, что обработке подвергаются все виды документов, образующихся в деятельности всех структурных подразделений организации.

Приступая к этой работе, необходимо внимательно изучить номенклатуру дел организации, которая представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, и которая является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Далее в соответствии с номенклатурой дел отбираются отдельно дела с документами постоянного хранения, отдельно – временного (свыше 10 лет) хранения, отдельно – временного (до 10 лет и включительно) хранения.

Для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к архивному хранению документов в организации приказом создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

В состав комиссии включаются наиболее квалифицированные и опытные работники структурных подразделений организации, хорошо знающие состав и содержание образующихся в их деятельности документов, а также значение и ценность информации, содержащейся в документах. В обязательном порядке в состав ЭК включается руководитель службы ДОУ и архива (или лицо, ответственное за архив организации). Председателем комиссии, как правило, назначают заместителя руководителя организации, курирующего вопросы делопроизводства и архива.

 При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:

- отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации;

- отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;

- выделение к уничтожению документов за предыдущие годы сроки, хранения которых истекли.

Отбор документов для постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится, как уже говорилось выше, на основании номенклатуры дел организации, а также Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000) (далее – Типовой перечень).

Типовой перечень включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых организациями независимо от форм собственности. При проведении экспертизы ценности документов, отражающих специфические функции организации, следует руководствоваться ведомственными перечнями. Так, например, при определении сроков хранения документов кредитных организаций следует руководствоваться Примерным перечнем документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000).

Типовой и ведомственные перечни являются основными нормативными документами при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение документов, образующихся в деятельности организаций (в том числе негосударственных).

Сроки хранения документов, указанные в перечнях, распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или нет.

Организации применяют указанные в перечнях сроки хранения документов по-разному. Временные сроки хранения применяются всеми организациями. Постоянный срок хранения применяется теми организациями, которые передают свои документы на государственное, муниципальное хранение.

Для организаций, документы которых не поступают на хранение в архивные учреждения, предусмотрен следующий порядок применения постоянного срока (в соответствии с перечнями): государственные и муниципальные организации хранят эти документы в течение 10 лет, негосударственные – не менее 10 лет. Дальнейший срок хранения документов определяется в соответствии с действующим законодательством и необходимостью практического использования документов. Определенные категории документов (учредительные, нормативно-правового, имущественно-хозяйственного характера, об итогах деятельности и перспективах развития) следует хранить в организациях всех форм собственности до ликвидации данных организаций, что обусловлено действующим законодательством и их практическим значением.

Отметка «ЭПК», проставленная в перечнях к отдельным видам документов, означает, что часть документов может иметь научно-историческое значение и подлежит постоянному или длительному хранению.

Отметка «До минования надобности» означает, что документы имеют только практическое значение, и срок их хранения определяет сама организация (но он должен быть не менее 1 года).

Снижение предусмотренных перечнями сроков хранения документов не допускается.

Для определения сроков хранения документов необходимо, найдя соответствующую статью в перечнях, провести полистный просмотр дел. Отбор документов на хранение или уничтожение только по заголовкам дел в номенклатурах, описях структурных подразделений организации или на обложках дел не допускается. Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.

В делах, предназначенных для постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов. Металлические скрепления документов (булавки, скрепки) изымаются. Уточняется также характер повторения и поглощения информации, содержащейся в других документах, при этом учитывается вид, форма и полнота повторения и поглощения. Хотелось бы подчеркнуть, что на хранение отбирают документы только в виде подлинников, а в случае их отсутствия (утраты, выемки) – заверенные копии, так как это имеет существенное значение при их дальнейшем использовании. Особенно это касается ситуаций, связанных с возникновением правовых и имущественно-хозяйственных вопросов.

Документы, отобранные на постоянное или длительное хранение, оформляются в соответствии с правилами работы архивов организаций. При этом дела заключаются в твердые обложки. Документы прошиваются суровыми нитками в четыре прокола (или переплетаются). Листы нумеруются черным грифельным карандашом в правом верхнем углу, не задевая текста документа. Исправление номера листа не допускается, в случае ошибки старый номер зачеркивается, рядом с ним ставится новый. В конце каждого дела делается заверительная надпись (о количестве листов, включенных в дело, и особенностях нумерации) на отдельном чистом листе бумаги. Запрещается делать заверительную надпись на оборотной стороне последнего документа или на обложке дела. Обложки дел оформляются светостойкими, как правило черными, чернилами, можно маркером.

При оформлении обложки дела следует соблюдать следующие требования:

·                   указывать полное наименование организации (в скобках – официально принятое сокращенное, как в учредительных документах);

·                   указывать полное наименование структурного подразделения, в деятельности которого образовались документы (запрещается – ОМТ, ОГМ и т.д.);

·                   заголовок дела должен точно и в краткой обобщенной форме отражать состав и содержание документов дела;

·                   к разновидностям документов указывать их крайние даты (к приказам, распоряжениям, протоколам, актам и т.д.). При обозначении даты дела указывается сначала число, затем месяц и год. Как правило, употребляется сокращенное цифровое написание, при этом необходимо применять арабские цифры;

·                   не указывать даты на обложках дел, содержащих планово-отчетную документацию, так как их даты содержатся в заголовках;

·                   количество листов проставлять на основании заверительной надписи дела;

·                   срок хранения дела проставлять в соответствии с перечнями или номенклатурой дел.

Архивный шифр дела проставляется после включения дел в описи, согласованные экспертной комиссией организации. Если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то архивный шифр проставляется после одобрения экспертной комиссией организации и согласования с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного органа.

По результатам экспертизы ценности документов и оформления дел проводится их описание, то есть составляются описи. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Описи составляются по установленной форме, в соответствии с правилами работы архивов организаций.

Описательная статья описи имеет следующие элементы:

порядковый номер дела (тома, части) по описи;

индекс дела (тома, части) – по номенклатуре дел;

заголовок дела (тома, части);

дата дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части);

срок хранения (для документов долговременного - свыше 10 лет - хранения).

При этом необходимо следовать основному правилу описания документов: заголовок дела, дата дела, количество листов в деле, срок хранения документов дела должны строго соответствовать этим элементам, указанным на обложке дела.

При составлении описи необходимо также знать, что каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под своим номером.

Порядок нумерации дел в описи – валовый.

В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).

Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления описей на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Описи и акт рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации. В том случае, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, описи и акт после одобрения экспертной комиссией организации направляются на утверждение экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного органа.

Организации, документы которых не подлежат приему в архивные учреждения, уничтожают дела с истекшими сроками хранения без согласования с архивными органами при условии упорядочения документов по личному составу. В этом случае экспертным комиссиям организаций дано право согласовывать описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и акты о выделении документов с истекшими сроками хранения. После согласования описи и акты утверждаются руководителем организации, после чего отобранные к уничтожению и включенные в акты документы передаются на уничтожение в установленном порядке.