Часто телефонные звонки в офис Клуба профессиональных секретарей начинаются с обращения: «Девушка!», и для нас сразу становится очевидным профессиональный уровень такого собеседника. Просторечные обращения типа девушка, женщина, мужчина в официальных учреждениях, офисах, деловых кругах звучат не очень

уместно. Профессия секретаря предполагает знание делового этикета и умение правильно выбрать форму обращения к собеседнику.

Может быть, в начале стоит произнести простую фразу: «Я звоню вам по объявлению»? Но вы же не знаете, сколько объявлений и какого содержания дала эта фирма.

Как же правильно начать телефонный разговор? Прежде всего, нужно обязательно поздороваться, а дальше сообщить – по какому поводу вы звоните:

– Здравствуйте, меня заинтересовало ваше объявление о вакансии секретаря…

– Добрый день. Я секретарь, информацию о вакансии я нашла на вашем сайте…

Четко обозначив цель своего звонка, предоставьте слово собеседнику. Помните, что хозяин положения – работодатель, поэтому в первую очередь вы должны будете ответить на его вопросы и только потом задавать свои. В большинстве случаев это блиц-интервью касается возраста, опыта работы и образования. В отличие от очной беседы с работодателем, телефонная версия должна быть максимально лаконичной, убедительной, а информация максимально убедительной и выигрышной.

Марине Ч. 20 лет, она учится в институте на 3 курсе вечернего отделения, опыт работы секретарем у нее два года. С точки зрения работодателя Марина еще очень юная, к тому же она студентка, что также снижает интерес к ней. Главный ее козырь – это опыт работы, поэтому в ответе на любой вопрос Марина всегда подчеркивает это:

– Сколько вам лет?

– Мне 20 лет, у меня уже 2 года опыта работы…

– Вы учитесь?

– Я учусь на 3 курсе, и последние два года я совмещала учебу и работу секретарем.         

Будьте готовы четко перечислить свои профессиональные знания и навыки, а также сказать, что входило в ваши обязанности на предыдущем месте работы.

Телефонный разговор – это диалог. К сожалению, не все умеют быстро реагировать на вопросы и тогда, заполняя паузы, используют слова-паразиты: как бы, ну вот, это самое и т.д., что производит очень неблагоприятное впечатление. Если вы затрудняетесь мгновенно ответить на вопрос, можно использовать следующие фразы: я думаю, мне кажется, если я не ошибаюсь и т.д. В этом случае вы произведете впечатление человека серьезного и основательного.

Прочно вошедший в наш обиход мобильный телефон значительно облегчил связь с внешним миром. Но и здесь есть свои подвохи. Разговаривать по нему не всегда удобно, особенно если звонят вам. Звонок работодателя может застать вас в метро или шумном месте. В этом случае не пытайтесь вести разговор, часто переспрашивая и стараясь перекричать уличные помехи. Лучше вежливо извиниться со словами: «Извините, мне сейчас не очень удобно разговаривать. Могу ли я перезвонить вам в течение часа?»

Если, несмотря на всю вашу тщательную подготовку, вам отказали во встрече с работодателем – не отчаивайтесь, анализируйте каждый неудачный звонок, ищите свои ошибки. Мастерство приходит с опытом, продолжайте звонить!

Если же вы правильно провели телефонный разговор и сумели заинтересовать работодателя, то вас пригласят на собеседование в офис и продиктуют адрес. Обрадовавшись, вы говорите: «Подождите минуточку, я возьму ручку». Этой фразой вы заставите собеседника серьезно усомниться в вашем профессионализме. Не забудьте: перед началом беседы необходимо подготовить ручку и блокнот.

Подготовка к встрече с работодателем

Итак, жизнь прекрасна – вас пригласили на собеседование. Завтра решающий день, а сегодня можно расслабиться… Это было бы большой ошибкой. Готовиться к собеседованию с работодателем нужно тщательно и заранее. В таком серьезном деле экспромт может не пройти. Собеседование при приеме на работу – сложный экзамен для каждого. Даже очень обаятельная, общительная и эрудированная девушка в этот момент может произвести далеко не лучшее впечатление.

Рассказ о себе. Скорее всего, беседа начнется с того, что вас попросят рассказать о себе. «С удовольствием!» – с улыбкой должны ответить вы, а дальше нужно представить «домашнюю заготовку» своей биографии.

За основу рассказа возьмите свое резюме. Свежим взглядом, учитывая конкретную ситуацию, посмотрите на него: что в нем может насторожить работодателя? Вы должны выдать «причесанную версию» своей биографии.

Ваш рассказ может быть традиционным: «Меня зовут Катя, мне 22 года, я закончила институт…», но в этом случае вы рискуете быть «как все».

Нужно с первой фразы привлечь внимание к себе и заставить руководителя с интересом взглянуть на себя. Например, так: «Я профессиональный секретарь…» или так: «Выбор профессии секретаря для меня не случаен…».

В рассказе о себе категорически нельзя использовать фразы типа «К сожалению, мне всего 18 лет», «У меня нет опыта работы». Любая информация о вас должна быть подана со знаком «плюс»:

– Мне 18 лет, я серьезный и самостоятельный человек.

– У меня хорошая теоретическая база, я люблю работать с документами и хорошо знаю компьютер.

Сухие факты биографии лучше сопровождать одной-двумя эмоциональными, легко воспринимаемыми фразами. Например:

-            Я закончила Институт стали и сплавов. Полученная специальность далека от профессии секретаря, но именно там я научилась доводить все дела и до конца, четко выполнять порученные мне дела.

– Я закончила Историко-архивный институт, факультет делопроизводства. Естественно, что выбор профессии секретаря для меня не случаен.

-            Я замужем. У нас дружная семья. Так как у меня прочный тыл, я могу полностью посвятить себя работе.

-            Я не замужем, поэтому у меня есть возможность посвятить себя работе.

Как видите, даже диаметрально противоположные жизненные ситуации можно представить в выгодном для себя свете. 

Часто задаваемые вопросы

Сведения о работодателе. Для того чтобы удачно провести переговоры, нужно побольше узнать о своем предполагаемом собеседнике. В вашем случае – это информация о фирме, в которую вы собираетесь идти на собеседование. Современные технологии позволяют нам обойтись без «шпионских страстей», а воспользоваться интернетом. Полученная информация поможет вам меньше волноваться, подготовиться к возможным вопросам, связанным с деятельностью фирмы и, возможно, даже блеснуть эрудицией.

Внешний вид. Морально настроившись на встречу с работодателем, продумайте свой внешний вид. Вы должны производить впечатление деловой, элегантной женщины. Обратите внимание на походку, осанку и подчеркнутую ухоженность. Для вас не должно быть мелочей. Все – от прически до обуви – тщательно продумайте. Выберите из своего гардероба тот костюм, который вам особенно к лицу. Главное в костюме – это подчеркнуть ваши достоинства и скрыть недостатки. Облик деловой «серой мыши» вряд ли понравится работодателю – вы должны выглядеть празднично. Несвежая блузка, неотглаженная юбка, джинсы, спортивный свитер, стоптанная, нечищеная обувь, отсутствие макияжа или наоборот «боевая раскраска» и множество других «мелочей» могут сразу же свести ваши шансы к нулю.

Также необходимо рассчитать, сколько времени вам потребуется на дорогу, чтобы не опоздать. Пунктуальность – важное качество для секретаря.

Необходимые документы. Подготовьте документы, которые вам могут понадобиться при встрече с работодателем: трудовая книжка, диплом, свидетельство об окончании курсов, рекомендации с предыдущих мест работы. На первую встречу можно взять только копии документов. Возможно, потребуются фотографии – позаботьтесь об этом. Резюме стоит взять в электронном и распечатанном виде. Не забудьте паспорт – во многих фирмах существует пропускная система по удостоверению личности.

Вы подошли к решающему моменту поиска работы – личной встрече с работодателем. Еще раз придирчиво оглядите себя в зеркале, улыбнитесь и, настроившись на победу, отправляйтесь в путь. Желаем удачи!