Личный помощник: кто он?

От секретаря к личному помощнику

Тем не менее почти никто из девушек не может вразумительно объяснить, чем же одна должность отличается от другой. В лучшем случае говорят о личных поручениях и планировании рабочего дня руководителя.

Особенно умилительно прозвучал ответ 20-летней Ирочки В., у которой не было ни одного дня опыта работы: «Я ведь буду личным помощником! Я буду ему во всем, во всем помогать!» При этом среди двух зданий с большим трудом нашла корпус 1 и при заполнении анкеты упорно писала слово «помощник» через «ш»…

К нам в Клуб профессиональных секретарей ежедневно приходят такие бездумные последователи моды. «Личным помощником, только личным помощником…» – слышим мы все чаще и чаще уже не только от юных девушек, но и от опытных секретарей. Если так и дальше пойдет, то профессия секретаря исчезнет с лица земли, останутся одни помощники. Но ведь, по сути, помощник – это вершина секретарской профессии, в своем роде лидер. А лидеров, как известно, не может быть большинство. Это единицы, и причем талантливые!

Мы решили разобраться в сложившейся ситуации. 14 марта в Клубе профессиональных секретарей прошел круглый стол на тему «Личный помощник: кто он?» Мы намерено не превращали нашу встречу в большую научную конференцию. Нам хотелось узким кругом профессионалов, давних членов Клуба, в приватной беседе за чашечкой кофе обсудить волнующие нас вопросы. Независимым экспертом в нашем разговоре выступила издатель журнала «Секретарь-референт», генеральный директор ООО «Профессиональное издательство» Ольга Афанасьевна Иванова.

Парадоксальность ситуации обнаружилась с первых моментов обсуждения. Оказывается, что последние изменения, внесенные в 2003 году в Единый квалификационный справочник должностей (ЕКСД), по-прежнему игнорировали позицию личного помощника, т.е. реально она существует уже много лет, а в официальных документах отсутствует.

Участники «круглого стола»

Ольга Иванова, генеральный директор ООО «Профессиональное издательство»

Татьяна Полякова, 26 лет, секретарь Совета директоров, личный помощник двух акционеров, опыт работы в профессии 8 лет

Светлана Свирина, 37 лет, начальник аппарата управления с функциями личного помощника генерального директора крупной коммерческой структуры, опыт работы более 15 лет

Ирина Гетманская, 30 лет, личный помощник генерального директора холдинга, начальник секретариата, опыт работы около 10 лет

Юлия Овчаренко, 32 года, руководитель департамента делопроизводства, начальник секретариата, помощник президента крупной строительной компании, опыт работы 12 лет

Вера Безрукова, 29 лет, помощник президента компании, опыт более 7 лет.

Галина Припорова, 30 лет, личный помощник, опыт работы около 8 лет

Анастасия Терехова, 25 лет, личный помощник руководителя бизнес– единицы крупной компании, опыт работы 6 лет

Елена Авдонина, 39 лет, помощник директора ЗАО, опыт работы более 17 лет.

Наталья Гребнева, руководитель турфирмы, автор книги стихов «Монолог женского сердца»

Кто он?

Мы попросили участниц круглого стола дать краткие характеристики этой профессии, и они со свойственной им точностью, чувством юмора и глубинным пониманием профессии набросали несколько штрихов.

– Личный помощник – это когда становишься тенью руководителя и живешь его жизнью, – Татьяна Полякова

– …Когда руководитель не может остаться без своего секретаря ни минуты, – Светлана Свирина

– Личный помощник – это не лицо фирмы, а лицо руководителя, главное лицо свиты. А как известно, короля делает свита, – Ирина Гетманская.

– Да-да. Руководителя оценивают по тому, какая у него мебель, посуда и референт,– внесла свою лепту Юлия Овчаренко.

Эксклюзив для шефа

Разговор пошел легко и непринужденно. Мы спросили девушек, чем им приходится в основном заниматься. Все сказали, что основное – это обслуживание руководителя и его семьи. Как все просто! Неопытные секретари даже представить не могут, что за этим стоит.

– Вчера отправила шефа в командировку. Как всегда, дала листок, где расписано все поминутно. В этой стране не была никогда, но узнала все до тонкостей: билеты, трансфер, гостиницы, пересадки, переезды, встречи, проводы – это все мелочи. А есть еще цвет машины, количество посадочных мест (обязательно +2!), отдельная машина для багажа, качество кухни в самолете и отеле и т.д. и т.п. – Вера Безрукова.

– А я однажды выбирала ресторан для важной деловой встречи. Тут надо было организовать все на самом высоком уровне. Сама я по ресторанам не хожу, поэтому пришлось довольно туго. Есть ресторанный рейтинг, но всегда нужно все проверить самой: интерьеры, безопасность, качество облуживания. За один день пришлось объездить сразу шесть или восемь мест. А это была суббота – законный выходной! – Галина Припорова.

– Я тоже провела прошлую субботу на боевом посту. Готовила день рождения 6-летнего сына шефа, каталась по Рублевке. Напрягла всю свою фантазию, хотя фирм, которые могут организовать детский праздник, масса, но в результате, я знаю, что все до мелочей нужно проверять самой. Место, программа, артисты, подарки гостям… Бюджет не ограничен! – это рядовое задание Ирины.

– Да, с подарками вообще курьез. Через два дня работы шеф поручил мне купить подарки жене и детям, которых я в глаза не видела и ничего о них не знала. Вопросы-то напрямую задавать нельзя, пришлось выкручиваться, – Анастасия Терехова.

Все девушки с улыбкой подтвердили, что действительно надо знать «красивую жизнь», разбираться в дорогих и престижных вещах.

– А вообще, сейчас в тех кругах модно все самое лучшее и подешевле! – вставила Светлана, все засмеялись и согласились. – Только это очень усложняет дело.

Оказалось, чтобы справиться с любой из этих задач, необходимо много знать, помнить, уметь найти и договориться, убедить и заставить, и главное – взять ответственность за все и за всех на себя.

Груз ответственности

И Света, и Таня, и Ирина, да и все девушки умеют для выполнения поставленной задачи задействовать финансовый, транспортный и административно-хозяйственный отделы, менеджеров и курьеров, но они знают, что в конечном итоге ответственность за принятие решения лежит только на них. О мере ответственности личного помощника мало кто задумывается из новичков. Если в далекой стране машина не придет вовремя или повар фешенебельного ресторана подаст невкусное блюдо, то виновата в итоге будет она – личный помощник.

У нас возник вполне резонный вопрос: «А не потакаете ли вы все капризам своих шефов? И как можно работать в таких условиях?»

-   Мы также вправе выбирать себе руководителей, как и они нас. Конечно, лелеем их прихоти, но если говорить серьезно, работать можно только с тем, кого по-настоящему уважаешь. Если этого нет, то никакой большой опыт, знания и чувство юмора не спасут от желания уйти, хлопнув дверью, – с чувством высказалась Юля.

-   Если человек неприятен, нет личного контакта и взаимопонимания, то работать невозможно,– поддержали Светлана и Ирина.

– Я считаю, что мне очень повезло. Мой директор – человек незаурядный: он болеет за дело, хочет вывести наш завода на мировой уровень, хочет, чтобы мы все ели качественные продукты. Я его очень уважаю. С ним можно работать, потому что мы все занимаемся нужным делом, – все мы с удовольствием выслушали Елену Авдонину.

Делопроизводство плюс…

Конечно, не вся работа личного помощника сводится только к выполнению личных поручений. Все девушки прекрасно знают основы профессии. В своем сегодняшнем статусе единицы из них в полном объеме ведут делопроизводство своей организации. В крупных компаниях со сложной разветвленной структурой существуют для этого целые отделы. Но каждый личный помощник готовит различные документы сам и работает с документами, поступающими из отделов и сторонних организаций.

– Я просматриваю все документы для руководителя. Ему не справиться с таким объемом. Отбираю только самые важные и спорные – для его личного рассмотрения, а обычные визирую сама. Он их только подписывает. Если считаю, что документы не готовы, возвращаю на доработку, – безо всякого пафоса Светлана коснулась довольно серьезного аспекта своей профессиональной деятельности.

Реальность такова, что личный помощник может быть только профессионалом высокого уровня, и в каких-то вопросах, например вопросах документационного обеспечения процесса управления, она должна быть даже компетентнее своего руководителя.

– Бывает, что шеф вызовет и задушевным голосом скажет: «Я бы хотел с Вами посоветоваться о…» В душе у тебя все холодеет, но сказать «не знаю» – нельзя. Реагировать можно только, как солдат: «Дайте час для сбора информации», – затронула следующую проблему Настя.

Информационно-аналитическая работа, т.е. сбор и обработка первичной информации, – существенный аспект работы личного помощника.

– Личный помощник всегда должен знать, где можно посмотреть и найти любую информацию. Я должна не просто предоставить информацию, а рассмотреть проблему со всех сторон и предложить несколько путей ее решения, – продолжила Татьяна.

Выполнение любого поручения иногда осложняется еще одним моментом: руководители, особенно высокого ранга, не утруждают себя тем, чтобы четко сформулировать задания. Обычно на ходу бросается две-три фразы без конкретных указаний. Опытный личный помощник знает, что переспрашивать и задавать много уточняющих вопросов нельзя. В этот момент обостряется все: знания, опыт, память, ассоциативное мышление, женская интуиция. В голове проплывают кадры из фильмов и видеоклипов, вспоминаются случаи из жизни все родных и знакомых.

– Иногда просто удивляешься, как это я такое вспомнила. Как хорошо, что все записывала, – подтвердила Вера.

Все, что рассказали девушки, прозвучало очень впечатляюще, а ведь большинство из них совмещает нескольких должностей.

Лена занимается составлением всей организационно-распорядительной документации огромной организации. Она даже в Учебном центре Клуба секретарей прошла специальный курс повышения квалификации.

Светлана помимо основных функций является еще и завканцелярией.

Юля занимается вопросами разработки и внедрения автоматизированных систем документооборота.

Галина курирует кадровые вопросы.

Требовательность к подчиненным

У специалистов такого уровня, конечно, есть и технические помощники – это рядовые секретари. Поскольку многие девушки сами начинали с нижних секретарских позиций, нам стало интересно узнать, как они относятся к своим младшим коллегам. Наш многолетний опыт утвердил нас в мнении, что секретари, сделавшие карьеру, достаточно жестко и требовательно относятся к новичкам. Неопытным девушкам-секретарям не приходится очень рассчитывать на снисходительность своих старших наставников. К сожалению, и наши собеседницы оказались не исключением. Свою требовательность к подчиненным они объясняли тем, что невозможно работать в полсилы, без отдачи.

-   Если ты печатаешь документ, то вычитай его.

-    Не уверена – перепроверь. Дали задание дозвониться – дозвонись.

-   Если просидела в ночном клубе до утра, то как сможешь работать целый день?

 Все эти замечания были продиктованы, как мы понимаем, их собственной беззаветной преданностью делу и фантастической работоспособностью.

График работы – круглосуточно

Подчас рабочий день личного помощника длится 24 часа в сутки 7 дней в неделю! Большинство из них высказались: «Своей жизни нет, живешь жизнью шефа…»

-   Вырвалась на 3 дня в дом отдыха. В результате просидела возле бассейна с мобильным телефоном. Не отдохнула, зато поняла свою незаменимость, – с известной долей иронии говорит Татьяна.

-    Я тоже несколько лет не могла расстаться с мобильными телефонами. Шеф звонил в любое время суток, в отпуск меня не отпускали – было трудно. Но настал переломный момент. Он, видимо, научился мне доверять и уважать мое право на отдых. Теперь у меня по выходным редко раздаются требовательные звонки, – спокойно и уверенно прокомментировала Светлана.

Чай-кофе

Бытует мнение, что личные помощники уже не занимаются такими пустяками, как «чай-кофе». Эти пресловутые «чай-кофе» до обморока пугают начинающих секретарей и вызывают полное неприятие у многих работающих секретарей. Часто нам приходится слышать : «Так надоели эти чашки, хочу работать только личным помощником!».

А вот мнение настоящих личных помощников:

– Когда я подаю шефу и его гостям чай или кофе, то я всегда знаю, что это обязательная пауза в деловых встречах, которая дает возможность шефу сосредоточиться и передохнуть перед следующим раундом переговоров. Я стараюсь сделать все красиво, иногда немного тяну время… В общем, в этом деле тоже есть своя стратегия, – с лукавой улыбкой вставила Настя.

– У меня шеф – гурман. В моей приемной хранится несколько десятков сортов чая. Я уже научилась угадывать, какой сорт чая нужно заваривать в зависимости от настроения и самочувствия шефа. Это же истинный профессионализм, вершина мастерства! – похвасталась Татьяна.

– Подача чая-кофе – это самый высокий уровень доверия. Руководитель очень щепетилен и брезглив, и кто угодно ему подавать чай не может, только личный помощник, который знает его вкусы и требования, – отстранено сказала Светлана, но мы поняли, что речь шла о ней самой.

Отношения с коллегами

Личный помощник – доверенное лицо руководителя. А как относятся к нему коллеги?

Общее мнение: «Ненавидят, боятся, завидуют…»

– Вообще положение двойственное: ты между шефом и коллективом.

– Конечно, пытаются использовать меня в своих личных корыстных целях.

– Часто стараются выведать у меня нужную для них информацию.

– Важно не злоупотреблять своим положением и пытаться установить со всеми ровные отношения, хотя это очень трудно. Я ведь тоже человек.

У Ирины иной опыт:

– Свое место я поняла по количеству подарков ко дню рождения от сотрудников фирмы. «Так-с, количество подарков возросло, значит, и положение мое упрочилось».

– Отношение ко мне сотрудников достаточно подобострастное, ведь я подаю руководителю списки на премирование, – открыла секрет Светлана.

Денежный вопрос

Кстати, о зарплатах личных помощников ходят легенды. Называются баснословные цифры, которые и манят непосвященных. Этот вопрос мы напрямую задали нашим девушкам. Но опытные профессионалы не назвали конкретных сумм, может быть, чтобы не развеивать миф, или наоборот, не притягивать завистливое око. Все подтвердили, что заоблачных цифр нет, но иногда бывают приятные поощрения.

-   Иногда делаешь невозможное, самолеты сажаешь, а он воспринимает это как должное. А иногда сделаешь пустяк, а он тебя озолотит. Одно слово – Фортуна!