Выставки и семинары: роль секретаря в подготовке

В наше время поездками за границу уже никого не удивишь. Некоторые компании имеют зарубежных партнеров, рынки сбыта или поставщиков по всему свету. Поэтому для большого количества моих коллег организация командировок давно превратилась в рутину. Многие из нас знают, как следует действовать, могут легко купить билеты практически куда угодно или забронировать гостиницу. Но ситуация несколько меняется, когда речь идет об участии в зарубежной выставке или семинаре. В чем принципиальная разница? Какие трудности ожидают секретаря?

Готовимся к выставке

Прежде всего давайте разберемся в том, что именно представляют собой международные выставки и семинары. Какие цели преследуют компании, готовящиеся принять участие в подобном мероприятии? Какие задачи придется решать секретарю, кроме стандартной организации командировки? Ведь на первый взгляд все эти стенды, буклеты, рекламные проспекты, выставочные площади не имеют к нам отношения.

Отраслевые выставки организуются для того, чтобы производители и поставщики могли представить свои товары. Кроме того, они имеют возможность показать преимущества работы именно с их компанией. Таким образом, фирмы находят новых клиентов или, наоборот, поставщиков, партнеров в различных странах мира. К тому же многие крупные компании проводят семинары. Отчасти это похоже на обучение. На таких мероприятиях они имеют возможность познакомить потенциальных клиентов и партнеров с достижениями передовых технологий в отрасли, уникальными методами, которыми пользуется компания, и условиями совместной работы.

В выставках заинтересованы не только производители и поставщики товаров и услуг. Компании, которые их потребляют, также принимают участие в таких мероприятиях: это дает им возможность за короткий срок в одном месте познакомиться с многими потенциальными партнерами, узнать о новинках и увидеть своих конкурентов. Выставка – это отличный способ держать руку на пульсе, участие в ней зачастую приносит компании ощутимую пользу. Но это также и большие затраты – не только денег, но и времени, сил, нервов. Чтобы подготовить участие в выставке, требуется привлечение огромного количества специалистов.

Секретарю приходится координировать работу большого числа привлеченных к подготовке выставки людей, следить за тем, чтобы были учтены все мелочи, и организовывать командировку.

Алгоритм стандартной подготовки. Стандартная подготовка к выставке включает:

• выбор конкретной выставки;
• согласование с организаторами места и размеров выставочной площади;
• подготовку выставочного стенда, а также всех необходимых для его обеспечения коммуникаций (освещения, воды, отопления);
• выбор экспонатов для выставки;
• подготовку буклетов, прайсов, каталогов, проспектов и прочих рекламных материалов, содержащих информацию о компании;
• выбор сотрудников, которые будут представлять продукцию на выставке;
• выбор гостиницы, покупку билетов, заказ трансферов;
• транспортировку экспонатов и необходимого оборудования;
• страхование стенда, экспонатов, сотрудников.

В организации подготовки к выставке всегда задействовано огромное количество специалистов, причем это могут быть и сотрудники других компаний, которые будут оказывать вам услуги на протяжении всего подготовительного этапа и во время самой выставки. Какие же задачи в связи с этим должен выполнить секретарь?

• Конечно, в ваши обязанности не входит проводить мониторинг рынка, выбирая подходящее событие. Этим должны заниматься специалисты. Но если на вашу почту пришло рекламное письмо, в котором говорится о проведении выставки или семинара, не спешите удалять его и помечать как спам – лучше отправьте в производственный отдел или отдел закупок, пусть они изучат предложение. Вполне возможно, что именно такой вариант ваша фирма и искала.

• Рабочий язык всех международных выставок – английский. Имейте это в виду, если в ваши обязанности входит вести переписку с организаторами. Этому моменту нужно уделить особое внимание. Дело в том, что в переписке оговариваются очень важные детали участия: не только оплата, но и месторасположение стенда, его площадь и конструкция, особые условия. Поэтому если вы или специалист, который ведет переписку с организаторами выставки, сомневаетесь в своем знании языка, лучше обратиться к помощи переводчика. Если в штате вашей компании его нет, обратитесь в бюро переводов.

От того, как представлена продукция компании на выставке, зависит успех или неуспех участия. Стенд должен привлекать внимание и при этом быть удобным и для представителей компании, и для посетителей, чтобы им хотелось задержаться у вас подольше. К нему нужно подвести освещение, часто – вентиляцию и воду. Поэтому для проектирования стенда лучше обратиться к профессиональному дизайнеру – только не к тому, что проектирует интерьеры квартир, а к тому, который занимается промышленным дизайном. Они разбираются в технических деталях, о которых участники выставки могут и не догадываться. Конечно, это требует дополнительных затрат, но практика показывает, что такие затраты всегда окупаются.

• Заниматься выбором экспонатов и утверждением сотрудников, принимающих участие в выставке, будет ваше руководство. Секретарю на этом этапе необходимы оба списка: список сотрудников (для организации командировки) и список выставочных экспонатов (его нужно будет отправлять в страховую компанию, дизайнеру, логистической фирме, если вы будете с ней работать).

• Для участия в выставке необходимо транспортировать выставочные грузы от склада компании до выставочного стенда. Это значит, что вам понадобится специальный транспорт, профессиональные грузчики и упаковка. Кроме того, для провоза продукции через границу нужно хорошее знание законов и таможенных правил. Именно поэтому лучше всего обратиться в логистическую компанию, специализирующуюся на доставке выставочных грузов. Она подберет оптимальный маршрут и способ доставки, а также возьмет на себя все хлопоты с таможенным оформлением и в случае возникновения неожиданностей будет оперативно устранять любые проблемы. Таким образом экспонаты будут доставлены на выставку вовремя и в целости.

• К участию в выставке необходимо подготовить информационные материалы – листовки, буклеты, каталоги с информацией о вашей компании. Даже если рекламные тексты пишут сами сотрудники, для того чтобы создать красивый буклет, необходимо обратиться к дизайнеру. Здесь можно выбрать два пути: 1) найти дизайнера, который создаст макеты печатной продукции, а потом отдать их в типографию; 2) обратиться в рекламное агентство, у которого есть своя типография. В первом случае можно сэкономить, во втором – агентство несет ответственность за полный цикл работ. Кроме того, агентства берутся за срочные и сверхсрочные заказы. Помните также, что стандартные сроки печати материалов в типографии – 10 рабочих дней, т.е. две полные недели. Поэтому о подготовке листовок и буклетов стоит подумать заранее.

Наш совет. Проследите за тем, чтобы до утверждения макета буклета или листовки все тексты проверили технические специалисты.

• Все экспонаты выставки, стенд и участников необходимо застраховать. Это является обязательным условием участия во всех крупных выставках.

Кого и что страхуем?

– стенд;

– экспонаты и информационные материалы;

– персонал;

– посетителей.

От чего страхуем?

– от пожаров, взрывов, наводнений;

– повреждений при доставке;

– кражи.

Кроме того, необходимо позаботиться о страховании ответственности перед третьими лицами и медицинском страховании персонала (здесь в большинстве случаев можно обойтись той страховкой, которая оформляется для получения визы).

Списки требований и экспонатов, а также данные сотрудников (количество, пол, возраст) разошлите в несколько страховых компаний. Из полученных предложений выбирайте то, которое вас больше всего устроит.

Подготовка к командировке

Это один из самых интересных и сложных блоков в работе секретаря. Какие особенности возникают, если мы говорим об отправке сотрудников за границу для участия в семинаре или выставке? Эти рекомендации нужно учитывать не только тем, чьи сотрудники участвуют в выставке, но и тем, чьи коллеги посещают выставку в ознакомительных целях.

■ Виза. Как правило, к участию и посещению выставки компания начинает готовиться не за один месяц. Итак, ваше руководство решило, в какой именно выставке вы будете принимать участие. Первое, что должен сделать секретарь, – ознакомиться с правилами оформления визы в ту страну, где будет проходить выставка. После этого проверьте сроки действия паспортов тех сотрудников, которые поедут на выставку. Возможно, кому-то придется получать новый паспорт. Если для получения визы необходимо приглашение, запрашивать его нужно у организатора выставки. В визовой анкете указывайте даты посещения страны следующим образом: дата въезда, равная дате открытия выставки, минус 3–4 дня, дата выезда, равная дате закрытия выставки, плюс 3–4 дня. Сроки проведения выставки переносят только в случае непредвиденных обстоятельств. Чтобы подготовить стенд, необходимо приехать на несколько дней раньше. Также следует планировать, что участники выставки могут задержаться на несколько дней (например, для установления более тесных деловых контактов с теми, с кем познакомились на выставке, или просто в рамках экскурсионной программы).

■ Билеты. О проведении крупной отраслевой выставки заранее узнают не только покупатели и поставщики, но и прочие косвенно заинтересованные лица – например, авиакомпании. Они понимают, в какое время будет наибольший поток пассажиров, а это приводит к удорожанию билетов. Поэтому билеты приобретайте как можно раньше (в крайнем случае их можно сдать или обменять). Конечно, в итоге билетов хватит всем, но за месяц до выставки стоить они будут значительно дороже, а вашим сотрудникам придется лететь с пятью пересадками, потому что мест на удобных рейсах не останется.

■ Гостиница. Желательно, чтобы она находилась недалеко от выставочного комплекса. Правда, на необходимые даты в ней могут быть очень дорогие номера. Другой вариант – выбирать гостиницу, от которой удобно добираться до выставки. Советуйтесь с организаторами или ищите информацию в Интернете. Работать на выставке очень тяжело, дорога не должна отнимать у участников много сил и они должны легко разбираться в маршруте.

Также обратите внимание на то, что в гостинице должен быть завтрак, включенный в стоимость номера, а также уточните, есть ли рядом с ней рестораны и кафе, работающие до позднего времени (может оказаться, что на перекусы и обед у участников времени в течение дня не найдется).

И конечно, номера нужно бронировать заранее. Все действительно хорошие гостиницы окажутся на «стопе» за пару месяцев до начала выставки.

■ Трансфер. Ваши сотрудники возьмут такси в аэропорту? Или вы закажете трансфер в отеле? А может быть, им на время выставки понадобится машина? Тогда лучше арендовать ее заранее. Желательно выбрать такую компанию, которая предлагает взять в аренду автомобиль прямо в аэропорту и там же его сдать.

Перечислим то, о чем руководитель и сотрудники могут не подумать, но неплохо бы учесть вам.

■ Вода. Где сотрудники будут брать воду для того, например, чтобы попить чай? Если за доставку воды организаторы ответственности не несут, вам нужно самостоятельно решать этот вопрос.

■ Питание. Если на выставке большой наплыв посетителей, то в кафе будут многочасовые очереди. Подумайте заранее, как можно решить вопрос с питанием ваших сотрудников. На многих крупных выставках есть отдельные кафе для участников. Узнайте, есть ли рестораны и кафе с доступными ценами рядом с выставочными павильонами. Конечно, сотрудники могут взять с собой бутерброды, но есть их возле стенда категорически запрещено.

■ Визитки. Подготовьте сотрудникам визитки на английском языке, а также узнайте о правилах обращения с ними в той стране, где будет проходить выставка. Считается дурным тоном делать визитку на том языке, на котором вы не говорите. Однако если планируется поездка в Китай, просто необходимо заказать визитки на китайском – это знак особого уважения.

Участие в семинаре

Под термином «семинар» подразумевается комплекс мероприятий, который проводит компания или группа компаний для детального ознакомления возможных клиентов и партнеров со своей сферой деятельности.

В отличие от выставок их проводят не только с целью найти новых клиентов или поставщиков. Многие семинары подразумевают обмен опытом, наглядную демонстрацию достижений компании, кроме того, дают возможность детально познакомиться с условиями сотрудничества с указанными компаниями и особенностями ведения бизнеса в той стране, где они находятся.

Семинар – обычно многодневный комплекс мероприятий. В него всегда включают культурную программу. Обратите внимание: даты проведения семинара можно поменять по согласованию всех участников. К тому же приглашенные могут высказать пожелания по поводу культурной программы.

Если ваша компания получила приглашение принять участие в семинаре, запросите у организаторов подробную программу визита. Помните, что в этом случае расходы за перелет и гостиницу несет ваша компания. Культурная программа, трансфер между отелем и объектами, которые вы будете посещать, а также трансфер из аэропорта и обратно оплачиваются приглашающей стороной.

Как правило, всех гостей семинара селят в одном отеле или в нескольких расположенных рядом. Это делается для того, чтобы их удобнее было забирать из гостиницы и привозить обратно. Названия гостиниц также указываются в программе семинара.

Кроме того, приглашающая сторона занимается оформлением приглашений для получения визы, бронированием отелей, покупкой билетов на поезда, если это требуется.

Главная задача секретаря в этом случае – скоординировать работу всех участников семинара, а также проследить за тем, чтобы одно и то же действие не было выполнено дважды (например, чтобы не произошло двойного бронирования номеров в отеле). Однако не следует полностью полагаться на организаторов семинара. У них и так много работы, поэтому необходимо самостоятельно контролировать покупку билетов, уточнять, заказан ли трансфер, проверять, все ли документы сотрудников, необходимые для поездки, в порядке.

Позаботьтесь о том, чтобы у организаторов семинара были номера телефонов ваших сотрудников, попросите, чтобы они также прислали вам контактные номера. Сверьте с представителями фирмы номер рейса, которым прилетают ваши сотрудники, и не только названия, но и адреса гостиниц. Будет лучше, если в незнакомом городе их встретят.

Организация участия в выставке или посещение семинара – это всегда большое событие. И как любое большое событие, оно вызывает ажиотаж, а значит, массу лишних хаотичных движений. Главное в подготовке к подобному мероприятию – сохранять спокойствие. Ведь только тогда вы сможете помнить обо всех (даже кажущихся незначительными) моментах и поможете своему руководителю сделать это событие не только полезным, но и приятным.