В очередной статье, посвященной особенностям работы с договорами, мы расскажем об основных правилах их согласования, регистрации и хранения.
Кто должен заниматься договорами?
Существует два подхода к работе с договорами в организации: централизованный и децентрализованный.
Централизованный подход подразумевает наличие в организации специального структурного подразделения или рабочей группы, которая занимается договорами. Задача исполнителя – доставить проект договора или оферту в этот отдел, а согласованием, учетом и хранением будут заниматься специалисты.
Децентрализованный подход предполагает, что каждый исполнитель ведет свои договоры самостоятельно. Но даже если в компании практикуется децентрализованный подход, хранить все оригинальные экземпляры договоров нужно в одном месте: у секретаря, юриста, в канцелярии и т.д.
Понятно, что большинство организаций начинают с децентрализованного подхода: было бы странно тратить ресурсы на договорной отдел, если вся организация состоит из директора, бухгалтера и команды продавцов. Однако с ростом компании и объемов заключаемых договоров следует постепенно приближаться к централизованной системе работы.
Согласование договоров: кто участвует в процессе?
Начальным и обязательным этапом работы над готовым проектом договора или офертой является согласование. Генеральный директор, подписывая договор, должен быть уверен, что заключает соглашение с добросовестным контрагентом, что сумма договора и налог на нее рассчитаны правильно, а сам договор не содержит таких условий, которые в будущем обернутся неприятностями для его бизнеса. Поскольку лично проверить каждый документ руководитель не в состоянии, договор должен пройти процедуру согласования. Круг согласующих лиц организация назначает самостоятельно, и он может меняться в зависимости от вида договора. Однако любой договор обязательно рассматривают главный бухгалтер, финансовый директор (финансовый аспект) и юрист (правовая экспертиза). Если в компании есть служба безопасности, в ее задачи входит проверка репутации контрагента.
Если компания использует систему электронного документооборота (СЭД), согласование проводится в соответствии с правилами этой системы. Лучше, если это будет параллельное согласование, т.е. договор отправится одновременно всем согласующим лицам. В отсутствие СЭД ее может заменить почтовый клиент с функцией голосования (например, MS Outlook) или программный продукт, разработанный специально для этих целей.
Так или иначе, принципиальный момент электронного согласования состоит в том, что электронная копия договора попадает на согласование одновременно ко всем специалистам, а оригинальный экземпляр документа все это время находится у исполнителя. Последнему останется только сформировать и распечатать лист согласования, приложить его к договору и передать на подпись. В случае если в организации не внедрена СЭД, исполнитель лично передает договор каждому из согласующих лиц и следит за тем, чтобы они поставили подписи в листе согласования (Пример 1).
Пример 1
Лист согласования к договору
|
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ К договору подряда От 15.05.2014 № П-456/14 Контрагент ООО «Мечта» Структурное подразделение АХО Исполнитель Назаров Л.Д.
|
Можно разработать отдельный лист согласования для каждого вида договоров с перечнем лиц, которые согласовывают эти договоры. Второй вариант – разработка универсального листа согласования с перечнем всех согласующих лиц на предприятии. При согласовании конкретного договора исполнитель будет выбирать из этого перечня нужных лиц и передавать договор только им.
Обратите внимание
Срок, в который должностное лицо должно произвести согласование, прописывается в регламенте по договорной работе.
Если сторонам не удалось договориться
На практике далеко не всегда участники договора полностью принимают условия соглашения, предложенные другой стороной. Например, должностное лицо просто не согласует оферту. Как быть в этом случае и все-таки довести договор до подписания?
В данной ситуации готовится особый документ – протокол разногласий. Обратите внимание, что к проектам договора это не относится: в организации, которая является автором соглашения, исполнитель вносит необходимые изменения в документ. Протокол разногласий оформляется для оферт, т.е. для договоров, присланных в организацию для подписания контрагентом.
Протокол разногласий состоит:
- из преамбулы;
- содержания разногласий;
- указания согласованного сторонами редакции пункта договора;
- подписей сторон (Пример 2).
Пример 2
Протокол разногласий к договору, подписанный сторонами
Протокол разногласий
к договору возмездного оказания услуг от 03.02.2014 № 3457/14/У
Москва 03.03.2014
Общество с ограниченной ответственностью «Диалог» в лице генерального директора Яблокова Василия Николаевича, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем Исполнитель, с одной стороны, и Общество с ограниченной ответственностью «Аскон» в лице генерального директора Романовой Анны Викторовны, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем Заказчик, с другой стороны, совместно именуемые Стороны, согласовали разногласия к договору возмездного оказания услуг от 03.02.2014 № 3457/14/У следующего содержания:
|
№ |
Редакция Исполнителя |
Редакция Заказчика |
Согласованная редакция |
|
|
5.1. Срок выполнения работ по ремонту помещений Заказчика составляет 3 месяца со дня заключения настоящего Договора |
5.1. Срок выполнения работ по ремонту помещений Заказчика составляет 2 месяца со дня заключения настоящего Договора |
5.1. Срок выполнения работ по ремонту помещений Заказчика составляет 2 месяца со дня заключения настоящего Договора |
|
Исполнитель Генеральный директор Яблоков В.Н. Яблоков |
Заказчик Генеральный директор Романова А.В. Романова |
М.П. М.П.
Подпись и печать на договоре
Право подписания договора должностным лицом (например, генеральным директором) может содержаться в учредительных документах предприятия или передаваться по доверенности. В последнем случае второй стороне договора нужно очень внимательно отнестись к изучению доверенности: дает ли она право подписания договоров именно этого вида и именно на эту сумму, не просрочена ли она и т.п.
Подписывает договор то должностное лицо, которое указано в преамбуле (Пример 3).
Пример 3
Доверенность на право заключения договоров
Общество с ограниченной ответственностью «Реконструкция»
(ООО «Реконструкция»)
ул. Зеленая, д. 256, офис 43, г. Москва, Российская Федерация, 123434
ОГРН 1234567890123 ИНН/КПП 1234567890/123456789
Доверенность № 232
Пятое мая две тысячи четырнадцатого года
Город Москва
Общество с ограниченной ответственностью «Реконструкция» в лице генерального директора Костарева Дмитрия Олеговича, действующего на основании Устава, в дальнейшем именуемое Доверитель,
уполномочивает
коммерческого директора Никитину Викторию Петровну (дата рождения: 10.08.1979, место рождения: г. Звенигород, паспорт 11 11 № 222222, выдан 31.03.2000 УВД Октябрьского района г. Звенигорода, адрес места проживания: ул. Бабаевская, д. 14, кв. 154, г. Москва, 123434), далее именуемого Доверенное лицо,
подписывать от имени Доверителя договоры купли-продажи на сумму до 3 000 000 (трех миллионов) рублей.
Настоящая Доверенность действительна по 31 декабря 2014 г. Полномочия по настоящей Доверенности не могут быть переданы другим лицам.
Подпись Доверенного лица Никитина удостоверяю.
Генеральный директор Костарев Д.О. Костарев
М.П.
Подписи располагаются в самом конце, в разделе «Реквизиты и подписи сторон». За каждой подписью следует ее расшифровка, после чего подпись должностного лица заверяется печатью. Мерой обеспечения безопасности договора является написание расшифровки подписи от руки. Многостраничные договоры часто дополнительно защищают, проставляя подпись без расшифровки и печать на каждом листе (Пример 4).
Пример 4
Оформление раздела договора «Реквизиты и подписи сторон»
|
Исполнитель Общество с ограниченной ответственностью «Диалог» 123456, Москва, ул. Космонавтов, д. 54, к. 2, оф. 454 Тел./факс: (495) 465-82-00/465-82-01 ИНН 1234567890 КПП 123456789 ОКПО 12345678 р/с 12345678900987654321 в ЗАО КБ «Альянс-банк» г. Москва к/с 12345678900987654321 БИК 123456789 Генеральный директор Яблоков В.Н. Яблоков |
Заказчик Общество с ограниченной ответственностью «Аскон» 124569, Москва, ул. Ленина, д. 156, оф. 5 Тел.: (495) 368-76-45 ИНН 1234567890 КПП 123456789 ОКПО 12345678 р/с 12345678900987654321 в «ОТБ-Содружество» к/с 12345678900987611223 БИК 123456222
Генеральный директор Романова А.В. Романова |
Законодательством не предусмотрено требование заверять подписи в договоре печатью, это относится, скорее, к обычаям делового оборота. Однако в самом договоре может содержаться условие о том, что он подписывается «живой», а не факсимильной подписью, после чего подпись заверяется печатью, например:
|
8.5. Настоящий Договор составлен в двух экземплярах по одному для каждой из Сторон, собственноручно подписан и скреплен печатями Сторон. |
Что касается печати, то, опять же, неясно, использовать основную печать организации или достаточно печати «Для документов» или «Для договоров». Если договор не содержит специальных условий на эту тему, то можно воспользоваться дополнительными печатями, предназначенными именно для договоров. Другими словами, дополнительную печать «Для счетов» или «Бухгалтерия» на договор ставить нельзя.
Регистрация договоров: есть нюансы
Подписанный договор подлежит регистрации*. Небольшая сложность состоит в том, что зарегистрировать договор должна каждая из сторон, а значит, один документ получит два совершенно разных номера. Рассмотрим несколько ситуаций.
▪ Ситуация 1: договор еще не имеет номера. Если договор еще не зарегистрирован ни одной из сторон, организация, регистрирующая его первой, присваивает документу свой порядковый номер и проставляет его в преамбуле, рядом со словом «Договор», например:
|
Договор № 234-П-МТО-14 |
или
|
Договор поставки оборудования № 1332/1/2014 |
▪ Ситуация 2: в организацию поступил для подписания договор с номером. В этом случае Компания регистрирует оферту и проставляет номер:
• в преамбуле, через дробь от существующего номера, например (выделено полужирным):
Договор поставки оборудования № 1332/1/2014/234-П-МТО-14
• или в штампе, который ставится на оборотной стороне последней страницы договора, например:
|
ЗАО «АН-Энергетика» Договор от 27марта 2014 г. № 234-П-МТО-14 |
В первом случае номером договора будет считаться вся длинная конструкция, написанная после знака «№». Во втором – в журналах регистрации обеих сторон договор будет числиться под номером, указанным в преамбуле, а номер из штампа останется внутренним индексом той организации, которая его присвоила. Отметим, что второй такой метод регистрации договоров менее распространен.
Регистрационный индекс договора организация «изобретает» сама
Состав регистрационного индекса, или номера, договора каждая организация устанавливает сама. Самый простой способ – валовая нумерация – подходит только тем компаниям, которые заключают однотипные договоры или в организации их пока небольшое их количество. Чем больше соглашений, тем разнообразнее регистрационные индексы. В них может входить, например, буквенное обозначение вида договора (КП – купля-продажа, П – поставка, А – аренда, С – страхование и т.п.), буквенный или цифровой код подразделения-исполнителя, год заключения договора и другая информация, необходимая для быстрой идентификации соглашения по его номеру.
Информация о договоре вносится в Журнал регистрации договоров (Пример 5).
Обратите внимание
Некоторые виды договоров подлежат государственной регистрации, например: договор аренды, договор об ипотеке и др.
Пример 5
Журнал регистрации договоров
|
№ записи |
Дата внесения записи |
Номер договора |
Дата договора |
Контрагент |
Вид договора |
Подписант |
Приложение |
Срок действия |
Условие о пролонгации |
Исполнитель |
Примечание |
|
|
Ф.И.О. |
отдел |
|||||||||||
|
… |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2235 |
28.04.2014 |
Пд-566-14/3456-67/18/ОХО |
10.03.2014 |
ООО «Дизайн» |
Возмездного оказания услуг (ремонт офисных помещений) |
Демидов К.Н. |
№ 1 – смета № РБ-987 № 2 – акт приема-передачи |
С 01.05.2014 до полного исполнения обязательств |
|
Зубова А.П. |
АХО |
|
|
2236 |
14.05.2014 |
1239/Ар-92-14 |
10.05.2014 |
ЗАО «Контракт» |
Аренда складского помещения |
Царев К.А. |
№ 1 – акт приема-передачи № 2 – график платежей |
2 года |
Считается пролонгированным на тот же срок, если не позднее чем за 1 месяц ни одна из сторон не заявит о прекращении договора |
Махов С.М. |
Отдел логистики |
С протоколом разногласий от 03.05.2014 |
|
… |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Дата заключения договора – принципиальный момент
Согласно п. 1 ст. 433 Гражданского кодекса Российской Федерации договор признается заключенным в момент получения лицом, направившим оферту, ее акцепта. Таким образом, датой заключения договора будет считаться день получения стороной, готовившей договор, экземпляра, подписанного другой стороной. Документально зафиксировать эту дату можно следующими способами:
• собственноручной подписью представителя контрагента, получившего договор на руки;
• путем отправки договора по почте заказным письмом с простым уведомлением. На вернувшемся в организацию простом уведомлении будет стоять подпись работника контрагента, получившего письмо, и дата получения.
Если по какой-либо причине уведомление не вернется (что редко, но бывает), можно направить запрос на почту. В ответе на запрос будет указана дата получения письма адресатом.
Отправлять договор контрагенту нужно с сопроводительным письмом. Это дополнительная гарантия того, что документ попадет к адресату: факт принятия письма с приложенным к нему экземпляром автоматически будет означать получение договора. Текст сопроводительного письма к договору может быть следующим:
|
Направляем Вам подписанный и скрепленный печатью экземпляр договора поставки оборудования от 27 марта 2014 г. № 234-П-МТО-14.
Приложение: на 4 л. в 1 экз. |
Реквизит «Отметка о наличии приложения» оформляется в соответствии с п. 3.21 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Хранение договоров
Хранение договоров должно быть централизованным. Нельзя допускать «рассеивания» документов по исполнителям, ведь люди могут уволиться или получить повышение, а также уйти в отпуск или на больничный. При этом далеко не всегда работники передают дела своим преемникам. Как быть, если через несколько лет понадобится оригинал договора, который, согласно отметкам в журнале, хранится у давно уволившегося работника?
Выход здесь только один: хранить оригинальные экземпляры договоров в одном отделе. Логично, что это будет тот же отдел, который отвечает за регистрацию и согласование договоров. При децентрализованной системе работы нужно обязать исполнителей передавать договоры на оперативное хранение в юридический отдел, службу ДОУ или секретарю. По истечении положенного времени документы в общем порядке будут переданы на хранение в архив организации.
Чаще всего для работы с договором вполне достаточно его электронной копии, а бумажный экземпляр с «живыми» подписями и печатями может оставаться в папке на полке. Поэтому важной частью процесса регистрации договора должно стать его сканирование. Скан-копии договоров могут храниться в том же подразделении, что и оригиналы, и высылаться работникам организации по запросу. При более строгой системе обеспечения безопасности для предоставления копии договора может понадобиться основание – служебная записка с резолюцией руководителя подразделения, ответственного за хранение.
Выдача заверенных копий или оригинальных экземпляров договора производится по письменному запросу и фиксируется в Журнале выдачи оригинальных экземпляров и заверенных копий договоров (Пример 6). Поскольку ключевую роль в журнале играют собственноручные подписи сотрудников, он ведется в бумажном виде.
Пример 6
Журнал выдачи оригинальных экземпляров и заверенных копий договоров
|
№ п/п |
Вид, дата, номер договора |
Оригинал или заверенная копия |
Основание для выдачи |
Получил (Ф.И.О., должность, подпись) |
Дата получения |
Дата возврата |
Получил (Ф.И.О., должность, подпись, дата) |
Примечание |
|
… |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
65 |
Договор подряда от 04.10.2006 № 546-8/П/06 |
Заверенная копия |
Запрос от 26.03.2014 вх. № 1325 |
Калиткина А.С. Юрисконсульт Калиткина |
28.03.2014 |
|
|
Для предоставления в суд |
|
66 |
Договор аренды от 15.01.2014 № 987-2/А/14 |
Оригинал |
Служебная записка от 27.03.2014 № 456-СЗ |
Паршин К.В. Инженер 1 категории Паршин |
31.03.2014 |
10.04.2014 |
Максимова Н.П. Делопроизводитель Максимова 10.04.2014 |
|
|
… |
|
|
|
|
|
|
|
|
Оперативное хранение договоров осуществляется на основании номенклатуры дел организации. Срок оперативного хранения устанавливается в локальных нормативных актах, регламентирующих хранение документов компании, и может составлять, например, три года со дня истечения срока договора. Через три года будет проведена экспертиза ценности, после чего договоры будут сформированы в дела и переданы в архив.
Регламентирование основных этапов работы с договорами
Делопроизводство по договорам является, как правило, лишь частью системы договорной работы организации, которая регламентируется довольно объемными локальными нормативными актами, например: Положением о договорной работе, Порядком подготовки, контроля исполнения и хранения договоров гражданско-правового характера и т.п. Подобные регламенты разрабатываются юридической службой организации и утверждаются генеральным директором, а секретарь руководствуется лишь той их частью, которая регламентирует его участие в договорной работе.
Приведем фрагмент Положения о договорной работе коммерческой организации, освещающей вопросы делопроизводства договоров и не использующей СЭД, с централизованным подходом к работе с договорами (Пример 7).
Пример 7
Фрагмент Положения о договорной работе коммерческой организации, освещающей вопросы делопроизводства договоров
[…]
|
3. Согласование договора 3.1. Все поступающие в Службу ДОУ оферты и проекты договоров регистрируются сотрудником Службы ДОУ в Журнале регистрации оферт и проектов договоров. К оферте/проекту прикладывается лист согласования (Приложение 1). Лист согласования имеет тот же порядковый номер, что и оферта/проект в журнале. 3.2. Все поля в листе согласования обязательны для заполнения. Если к оферте/проекту имеются замечания, они излагаются в графе «Замечания» листа согласования. Допускается оформлять замечания на отдельном листе. Отметки о снятии замечаний вносятся в графу «Отметка о снятии замечаний» листа согласования с проставлением даты. Если оферта/проект согласуются без замечаний, в лист согласования вносится запись «Без замечаний». Свободные поля в листе согласования предусмотрены для дополнительного согласования. 3.3. На время согласования лист согласования прикрепляется к оферте/проекту, а при передаче договора на хранение подшивается и хранится вместе с ним. 3.4. Оферты и проекты договоров в обязательном порядке проходят процедуру согласования с должностными лицами Организации согласно следующей очередности: 3.4.1. Руководитель структурного подразделения, ответственного за оферту/проект. 3.4.2. Главный бухгалтер – для проверки на предмет наличия всех необходимых условий для осуществления налогового и бухгалтерского учета, правильности исчисления НДС. 3.4.3. Финансовый директор – для проверки соответствия договорных обязательств статьям бюджета Организации, соблюдения сроков оплаты, проверки целесообразности и правомерности применения различных коэффициентов и прочих показателей, оказывающих влияние на уровень договорной цены, проверки уровня цен на товары (работы, услуги), составляющие предмет договора, рыночным ценам, а также соответствия банковских реквизитов. 3.4.4. Начальник юридического управления – для правовой экспертизы оферты/проекта. 3.5. Для отдельных видов договоров устанавливается дополнительный перечень согласующих лиц: 3.5.1. Начальник отдела закупок – для проверки необходимости в закупаемых товарах (работах, услугах) для осуществления производственной деятельности. […] 3.6. В случае, если лица, перечисленные в перечне дополнительного согласования, являются руководителями структурного подразделения, ответственного за оферту/проект, их согласование является обязательным. 3.7. Перечень лиц для дополнительного согласования не является исчерпывающим и в зависимости от вида договора может быть дополнен руководством Организации, руководителем ответственного структурного подразделения, исполнителем, начальником юридического управления. 3.8. Начальник юридического управления согласует оферту/проект последним. Он проверяет: – соответствие содержания и формы оферты/проекта действующему законодательству и локальным нормативным актам Организации; – наличие всех необходимых согласований к оферте/проекту; – полномочия лиц, подписывающих договор. 3.9. В случае отсутствия лиц, указанных в п. 3.4 настоящего Положения (командировка, отпуск, временная нетрудоспособность и т.п.), оферты/проекты договоров согласовываются с лицом, исполняющим его обязанности, или лицом, его замещающим. 3.10. Если в процессе согласования между должностными лицами, указанными в п. 3.4 настоящего Положения, были выявлены разногласия, которые не были урегулированы, исполнитель договора после прохождения всех остальных согласований готовит и направляет в адрес генерального директора служебную записку с приложением проекта договора и замечаний для принятия окончательного решения по спорным условиям. 3.11. Срок рассмотрения и согласования оферты/проекта договора согласующим лицом составляет один рабочий день со дня поступления оферты/проекта. 3.12. Ответственность за своевременность согласования оферты/проекта договора несут согласующие лица. 3.13. При наличии замечаний исполнитель вносит необходимые изменения в текст проекта договора или обращается в юридическое управление для подготовки протокола разногласий к оферте. Работник юридического управления готовит протокол разногласий к оферте по количеству сторон договора и один дополнительный экземпляр для контроля. Форма протокола разногласий приведена в Приложении 2. 3.14. Если контрагент не принимает условия, содержащиеся в протоколе разногласий, однако стороны не отказываются от заключения договора, урегулирование разногласий проводит согласительная комиссия, состоящая из уполномоченных представителей сторон. По итогам урегулирования всех разногласий оформляется протокол согласования разногласий. 3.15. Согласование протоколов разногласий, протоколов согласования разногласий и дополнительных соглашений к ранее заключенным договорам проводится в порядке, установленном настоящим Положением для согласования оферт/проектов договоров.
4. Подписание договора 4.1. При наличии всех согласований оферта/проект договора направляется исполнителем на подпись генеральному директору Организации или уполномоченному им лицу. Количество экземпляров оферты/проекта при этом должно соответствовать количеству, указанному в тексте договора. 4.2. Подписанные оферты/проекты договора скрепляются печатью Организации «Для договоров» (если в тексте оферты/проекта не указано иное) и возвращаются в Службу ДОУ для регистрации.
5. Регистрация и хранение договора 5.1. Регистрация договора в Службе ДОУ производится работником Службы ДОУ в течение одного рабочего дня после его подписания генеральным директором Организации или уполномоченным им лицом. 5.2. Регистрация договора производится в Журнале регистрации договоров (Приложение 3). На договоре проставляется регистрационный номер и дата договора, после чего договор сканируется. 5.3. После регистрации договора / проекта договора исполнитель получает под роспись в Журнале регистрации договоров экземпляр контрагента для возвращения последнему или все экземпляры проекта договора для их подписания у контрагента. 5.4. Исполнитель несет ответственность за подготовку сопроводительных писем, направление проектов договоров и оферт контрагенту и возврат договоров от контрагента. 5.5. После получения от контрагента экземпляра договора Организации исполнитель передает его в Службу ДОУ для регистрации и хранения. Исполнитель обязан сообщить контрагенту регистрационный номер договора Организации. 5.6. Если действующим законодательством предусмотрена необходимость государственной регистрации договора, исполнитель принимает необходимые меры для ее обеспечения. 5.7. Оригинальный экземпляр договора, прошедший регистрацию, подлежит хранению в Службе ДОУ в течение трех лет с момента прекращения его действия. По истечении указанного срока договоры передаются в Архив Организации в порядке, установленном локальными нормативными актами Организации. 5.8. Электронная копия договора хранится в Службе ДОУ и высылается работникам Организации по запросу. 5.9. При необходимости копия договора заверяется работником Службы ДОУ путем проставления штампа «Копия верна», указания должности, фамилии, инициалов работника, заверяющего копию, даты заверения на каждом листе копии. 5.10. При необходимости оригинальный экземпляр договора может быть выдан по распоряжению начальника Службы ДОУ на основании служебной записки руководителя структурного подразделения, запрашивающего оригинальный экземпляр договора. Выдача оригинального экземпляра договора оформляется распиской получателя в Журнале выдачи оригинальных экземпляров и заверенных копий договоров (Приложение 4) с указанием фамилии, инициалов, должности получателя, даты выдачи документов и срока возврата. Возврат оригинального экземпляра договора оформляется распиской работника Службы ДОУ в Журнале выдачи оригинальных экземпляров и заверенных копий договоров. |
[…]
*О регистрации договоров в MS Excel см.: Ключко Н.В. Электронный журнал регистрации договоров в MS Excel. С. 68–72.
Для физических лиц
Для юридических лиц
Подписка по каталогам