У секретарей, ответственных за архив, возникает много вопросов по поводу переходящих дел. В статье разберемся, что это за дела, научимся выделять их среди других документов, учитывать по номенклатуре и в описях.
КАТЕГОРИИ ПЕРЕХОДЯЩИХ ДЕЛ
Основные категории переходящих дел:
• организационно-правовые документы (устав организации, свидетельства о регистрации и постановке на учет и др., т.е. все то, что обозначается понятием «учредительные документы»);
• локальные нормативные акты (положения, инструкции, регламенты, правила);
• личные дела работников;
• судебные дела;
• переписка с конкретными адресатами по отдельным вопросам;
• учетные формы, которые ведутся годами.
Организационно-правовые документы и ЛНА «переходят» столько же лет, сколько и действуют. Некоторые из них, например уставы или наборы учредительных документов в небольших организациях, – с первого и до последнего дня существования организации. ЛНА могут переходить или до специальной их отмены, или тоже до ликвидации.
Приведем пример.
Личные дела работников являются переходящими ровно столько лет, сколько человек работает в организации. Как только его уволили, личное дело закрывается.
Судебное дело закроют после того, как суд вынесет окончательное решение и никто из сторон не будет решение обжаловать, а все примутся выполнять возложенные на них судом обязательства.
Переписка с организацией по конкретному вопросу тоже может переходить из года в год. Распространенная ситуация – организация ведет дело «Переписка по профильной деятельности», причем ведет правильно: располагает входящие и исходящие письма в порядке «запрос-ответ», по хронологии запросов. Однажды к концу года заводится переписка с неким адресатом, причем вопрос явно не закроется в этом году. Например, организации переписываются по поводу заключения договора. Сначала (тоже письменно) оговариваются условия, затем организации обмениваются протоколами разногласий по оферте. На это могут уйти месяцы. Чтобы не «тянуть» все дело о переписке в следующий год из-за одного адресата, целесообразно выделить именно эту переписку в отдельное дело (Пример 2).
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ
С одним и тем же адресатом организация может переписываться годами, и даже по нескольким вопросам одновременно. Тогда нужно смотреть, закроются ли все вопросы к концу года, и отделять переходящие дела.
Учетные формы в управленческой системе документации принято ежегодно заводить вновь, то есть закрывать эти дела 31 декабря и открывать заново 1 января. Но в других системах, например в системе кадровой документации, встречаются книги и журналы регистрации, которые ведутся много лет. Например, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которую ведут в отделе кадров, или ее «ближайшая подруга» – приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее, которая «проживает» в бухгалтерии.
ПЕРЕХОДЯЩИЕ ДЕЛА В НОМЕНКЛАТУРЕ ДЕЛ
В течение года переходящие дела ничем не отличаются от других. Об особенностях этой категории документов вспоминают перед ежегодными мероприятиями по ведению архивного дела: уточнением, закрытием номенклатуры дел и составлением описей.
В новой номенклатуре дел
Создавая номенклатуру дел на следующий год, надо предусмотреть, чтобы переходящие дела, по возможности, сохранили свои индексы. В целом это несложно. Так, группы организационно-правовых документов и ЛНА всегда идут единым блоком в начале раздела номенклатуры. Скорее всего, никакое вновь заведенное дело не вклинится среди них и не «растолкает» по другим индексам (Пример 1).
[1] Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016; далее – Перечень 2010).
Для физических лиц
Для юридических лиц
Подписка по каталогам