Как работать с персональными данными работника, чтобы не оштрафовали

Работодатель, принимая персональные данные[1] от работника, обязуется хранить и обрабатывать их определенным образом. За разглашение таких сведений ему грозят различные виды ответственности. В статье выясним, как работать с персональными данными и к чему ведет нарушение правил работы с ними.

Каждый человек имеет определенный «набор» информации, с помощью которой его можно идентифицировать: Ф.И.О., дата рождения, образование, семейное положение, национальность, религия и многое другое.

ПОРЯДОК РАБОТЫ С ПЕРСОНАЛЬНЫМИ ДАННЫМИ

Шаг 1. Определяем, какие документы организации содержат персональные данные

Прежде всего необходимо понять, какая информация относится к персональным данным, в каких документах она содержится.

Работу с персональными данными регламентирует Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»[2], гл. 14 ТК РФ.

Персональными данными работника будет следующая информация:

• фамилия, имя, отчество;

• пол, возраст;

• дата и место рождения;

• образование, квалификация, профессиональная подготовка и сведения о повышении квалификации;

• состояние здоровья;

• гражданство;

• место жительства;

• номера телефонов;

• семейное положение, наличие детей, родственные связи;

• факты биографии и предыдущая трудовая деятельность (место работы, размер заработка, судимость, служба в армии, работа на выборных должностях, на государственной службе и др.);

• изображение человека (фотография и видеозапись), которое позволяет установить личность;

• финансовое положение;

• деловые и иные личные качества, которые носят оценочный характер;

• другие сведения, которые могут идентифицировать человека.

Эти документы, будь то в бумажном или электронном виде, хранятся в таких условиях, чтобы персональные данные не стали известны лицам, не имеющим на то полномочий.

К документам организации, содержащим персональные данные работников, относятся:

• анкета, автобиография, личный листок по учету кадров, которые заполняются работником при приеме на работу;

• копии документов, хранящиеся в личном деле работника: документа, удостоверяющего личность работника (паспорт), документов воинского учета, документа обязательного пенсионного страхования, свидетельств о заключении брака, рождении детей, документов об образовании;

• трудовая книжка;

• личная карточка по форме № Т-2;

• трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;

• подлинники и копии приказов по личному составу;

• документы оплаты труда;

• документы об обучении, оценке, аттестации работников;

• базы данных, обрабатываемые автоматически (например, таблицы Excel, базы программы «1С»);

• при необходимости – иные документы, содержащие персональные данные работников.

Основное правило, определяющее работу с персональными данными, устанавливает ст. 7 Федерального закона № 152-ФЗ:

Именно этим правилом должен руководствоваться работодатель при организации работы с персональными данными работников. Определив документы, содержащие персональные данные, и способы получения персональных данных, работодателю необходимо организовать систему защиты персональных данных.

Шаг 2. Разрабатываем и вводим в действие положение о защите персональных данных

Статья 86 ТК РФ обязывает работодателя принять локальный нормативный акт (далее – ЛНА), который будет регулировать порядок хранения и использования персональных данных. Таким актом обычно является положение о защите персональных данных работников.

Согласно п. 8 ст. 86 ТК РФ работники должны быть ознакомлены под роспись с таким положением. Если работник принимается на работу и в организации уже есть такое положение, то он знакомится с ним до подписания трудового договора в силу ч. 3 ст. 68 ТК РФ.

Обязательное наличие в организации ЛНА, закрепляющего порядок хранения и использования персональных данных, подтверждается также судебной практикой (см. постановление Мирового судьи Судебного участка № 1 Воробьевского района Воронежской области от 30.06.2017 по делу № 5-209/2017).

Пример положения о защите персональных данных приведен в Приложении.

Шаг 3. Назначаем лицо, ответственное за обработку персональных данных

Согласно п. 1 ст. 22.1 Федерального закона № 152-ФЗ работодателю необходимо назначить лицо, ответственное за обработку персональных данных. Он будет следить за сохранностью персональных данных как на бумажных носителях, так и в электронном виде.

Можно назначить двух ответственных: одного – за работу с персональными данными на бумажных носителях (например, специалиста отдела кадров), другого – за работу с персональными данными в электронном виде (например, системного администратора).

Назначение ответственного лица оформляется приказом (Пример 1). Данная обязанность отражается в должностной инструкции работника.

Шаг 4. Закрепляем права доступа к персональным данным в приказе

Согласно ст. 88 ТК РФ работодатель обязан разрешить доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным на это лицам. Необходимо определить, кто работает с персональными данными работников. Именно этим специалистам и необходимо дать доступ к «секретным материалам», оформив приказ (Пример 2).

В приказе согласно закону необходимо отразить, кто (должности, Ф.И.О.), к каким персональным данным и с какой целью (какие функции выполняет с использованием персональных данных работников) имеет доступ; отразить данные о сотрудниках, имеющих доступ к персональным данным как на бумажных носителях, так и в электронном виде.