Специалисты отделов делопроизводства и секретари нередко сталкиваются с необходимостью утверждения тех или иных документов. Какие способы утверждения документов существуют, на какие ГОСТы опираться, чтобы не допустить ошибок, – расскажем в статье.
Существует ряд документов, образующихся в процессе деятельности организации, утверждение которых носит обязательный характер. Как правило, к ним относятся: акты, задания, инструкции, правила, планы, стандарты и т.д.
Будет документ обладать юридической силой или нет, зависит от того, соблюдены ли требования к оформлению реквизитов. Отсутствие грифа утверждения делает документ в правовом смысле бесполезным: утверждение конкретного документа санкционирует его создание и распространяет его действие на определенный круг лиц.
В задачи сотрудников отдела делопроизводства входит разработка, согласование и, как итог, утверждение комплекса НПА в области делопроизводства и архивного дела конкретного предприятия. К ним относятся:
• номенклатура дел;
• годовой план работы архива;
• акт обнаружения документов;
• акт приема-передачи дел при смене руководителя архива;
• положение об архиве организации;
• инструкция по делопроизводству;
• акт.
РЕКВИЗИТ 16 «ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТА»: НОРМАТИВНОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ
До 01.07.2018 действует ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 6.30-2003), который заменит ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Новый ГОСТ расширяет перечень способов утверждения документов:
Гриф утверждения документа входит в состав реквизитов документа, располагается в верхнем правом углу первого листа документа.
На бланке с продольным расположением реквизитов гриф утверждения располагается также справа под реквизитами бланка.
Допускается центрировать элементы грифа утверждения относительно самой длинной строки (Пример 1) – это актуально для громоздких наименований организаций.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 предусматривает три способа утверждения документов:
1. Должностным лицом.
2. Распорядительным документом.
3. Решением коллегиального органа.
Все они одинаково юридически значимы, но различаются оформлением.
Рассмотрим каждый способ.
СПОСОБ 1: УТВЕРЖДЕНИЕ ДОКУМЕНТА ДОЛЖНОСТНЫМ ЛИЦОМ
Для того чтобы документ утвердило должностное лицо, последнее должно обладать правом подписи (утверждения). Способ применяется при утверждении должностных инструкций, положений, актов внутренних проверок, актов передачи дел – документов, не требующих дополнительных пояснений. Как правило, правом подписи и утверждения документов организации имеет единолично генеральный директор (директор, президент). Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации. Наиболее часто перечень регламентируется отдельным приказом.
В зависимости от штатной структуры организации перечень лиц, имеющих право подписи, можно утвердить с помощью приказа. Если в организации минимальный штат работников – целесообразно предоставить право подписи конкретному сотруднику и перечислить в приказе определенные виды документов (Пример 2).
Для физических лиц
Для юридических лиц
Подписка по каталогам