Прием и передача дел в архив: типичные ошибки

Правильно ли работники структурных подразделений организации передают, а секретарь и архивариусы принимают документы на хранение в корпоративный архив? Изучите типичные ошибки, которые часто сопровождают этот процесс, и никогда не допускайте их.

Ошибка № 1. В организации нет графика передачи дел

Как только в организации появляется архив, работники начинают настойчиво интересоваться, когда же можно будет передать на хранение документы структурных подразделений. Если с самого начала делопроизводители не выстроят процесс приема-передачи, то однажды их просто завалят документами.

Чтобы этого не произошло, в начале каждого года следует составлять график передачи документов в архив организации. Его должен утвердить генеральный директор. Все структурные подразделения обязаны исполнять этот документ. Архив не должен принимать документы вне графика. Если какой-то отдел забыл о передаче или не успел подготовить свои дела, то ему придется ждать следующего года.

О необходимости создания графика передачи сказано в п. 4.33 Правил 2015[1]. График составляют в том числе и для того, чтобы равномерно распределять нагрузку работников архива, а также грамотно и эффективно использовать архивное оборудование.

В архиве компаний редко работает больше одного или двух человек, а иногда обязанности по обеспечению сохранности документов делят между собой секретари или сотрудники канцелярии. В любом случае на архив выделяют не много человеческих ресурсов, в связи с чем важно использовать их обдуманно. Работу важно планировать, а неожиданный «подарок» от коллег в виде десятков коробок с документами может сорвать план: документы при приеме нужно не просто просмотреть, а пересчитать, сверить с описями и т.д.

Как создать график передачи дел в архив организации?

В начале года архивариусы закрывают номенклатуру дел, проводят экспертизу ценности документов, срок хранения которых истек в прошлом году, и уничтожают те из них, которые не имеют практической ценности. Эта работа заканчивается к началу апреля. Только тогда архив может принимать документы от структурных подразделений и ставить их на освободившиеся места. Важно помнить, что в октябре уже пора приниматься за номенклатуру дел на следующий год, то есть фактически архив ведет прием документов всего полгода – с апреля по сентябрь включительно. За это время нужно не только принять дела от подразделений, но и (в идеале) оформить их на хранение: пронумеровать листы, подготовить описи и листы-заверители, прошить и переплести.

Полугодовой период приема документов следует поделить поровну между структурными подразделениями. При этом нужно обращатьвнимание на «сезонность» работы каждого из них. Например, бухгалтерию в апреле лучше не тревожить – до конца этого месяца нужно сдать годовой отчет, и им уж точно не до архива. А у строителей – наоборот: вот-вот начнется самое горячее время в году, поэтому их лучше поставить в график самыми первыми.

Расписание передачи документов нужно составить и согласовать с каждым руководителем структурного подразделения. На передачу документов подразделению следует выделять не конкретный день, а период из нескольких дней. В конкретную дату работники могут быть заняты решением своих профильных задач, которые, конечно, сочтут приоритетными. Пусть у них останется в запасе еще немного времени на архив.

Форма графика – свободная. Обычно достаточно, чтобы документ утвердил генеральный директор – одно это сделает документ обязательным для исполнения. Некоторые компании для надежности утверждают график распорядительным документом или помещают его прямо в приказ (Пример 1), в котором отдельно прописывают обязанность исполнить график.

Утвержденный график, при условии его исполнения, позволит избежать авральных передач или конфликтов с коллегами, когда принципиальный архивариус откажется принимать дела без очереди и заставит нести их обратно в отдел.