Совещания и заседания: как организовывать и документировать?

Все топ-менеджеры проводят совещания. Важнейшая задача секретаря – обеспечить полноценную подготовку к этому событию. А какой она будет – зависит от вида совещания и роли руководителя в нем. В статье расскажем об оперативных (внутренних) совещаниях и о том, какую документационную и информационную работу должен проводить секретарь, чтобы не подвести руководителя и помочь ему сделать совещание эффективным управленческим инструментом. Кроме того, поговорим о возможности упорядочения работы по организации совещаний и управлении документацией.

Совещания в работе секретаря

Каждый секретарь должен знать правила организации и документирования совещаний[1]. Все руководители с той или иной периодичностью либо проводят их, либо принимают в них участие. В профессиональном стандарте «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления»[2] секретарю руководителя предписывается трудовая функция «Организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий», а помощнику руководителя – «Организация деловых контактов и протокольных мероприятий». Обе функции требуют как организационной подготовки, так и работы с информацией и документацией – до, в процессе и после совещания.

Насколько часто на практике секретарь будет сталкиваться с совещаниями – зависит от специфики и структуры организации, а также от стиля управления конкретного руководителя и должностных обязанностей самого секретаря. Если деятельность компании предполагает активное взаимодействие с партнерами, заключение большого количества договоров, то совещания с привлечением сторонних представителей будут проводиться постоянно. Причем не обязательно к их организации или документированию привлекают именно секретаря. В крупных компаниях для проведения подобных мероприятий могут создаваться целые подразделения – например, служба протокола.

И если правила проведения подобных совещаний «унифицированы» общепринятой деловой практикой, то порядок организации внутренних совещаний чаще требует разработки предложений и оптимизации.

Секретарь в основном имеет дело именно с такими совещаниями – внутренними, оперативными, проводимыми руководителем для управленческого контроля за работой персонала. Стиль работы руководителя определяет их частоту. Для некоторых топ-менеджеров совещание – основной инструмент контроля, а значит и в должностных обязанностях секретаря эта функция выходит на первый план.

О центре ответственности за подготовку и проведение совещаний

Иногда организовывать совещания поручают сотрудникам структурных подразделений по направлениям деятельности. Например, если речь идет о заседаниях коллегиальных органов. Или если совещание посвящено узкой тематике. Так, за подготовку к совещанию в рамках аудита системы менеджмента качества отвечает отдел менеджмента качества, за ним же обычно закрепляют обязанность по оформлению протокола. Это удобно, так как специалист подразделения, который выступает в роли секретаря совещания, понимает обсуждаемые вопросы. Кроме того, не каждый секретарь может постоянно покидать свое рабочее место, чтобы вести протокол.

Каким бы ни было распределение обязанностей при организации совещаний в организации, для секретаря важно упорядочить эту работу. Если не определен центр ответственности (то есть если нет специального подразделения, курирующего подготовку и проведение совещаний), то будут возникать проблемы. Какие?

1. Проблемы организационного характера: когда не понятно, кто и за что отвечает в вопросах подготовки совещания. В итоге задачи секретарю ставят как топ-менеджеры, так и представители подразделений: составь повестку дня, сделай рассылку, напиши письмо-приглашение в филиалы, забронируй переговорную. Из-за несогласованности действий возникают недоработки. И вот, например, участники совещания оказались не готовы к обсуждению некоторых вопросов, так как вовремя не получили справочные материалы. Руководитель задает вопрос: кто должен был сделать рассылку?

2. Проблемы управления документацией. Отметим общие из них, которые свойственны многим организациям:

Требования к документированию совещаний и заседаний

В процессе документирования совещаний обычно образуется ряд документов. Перечислим основные из них, а также приведем их определения, руководствуясь Словарем видов и разновидностей управленческой документации[3]:

1. Список участников – документ, содержащий упорядоченное перечисление участников (заседания).

2. Повестка дня – информационно-справочный документ, направляемый в адрес участников.

3. Протокол (заседания) – информационно-справочный документ, фиксирующий ход заседания и принятые решения.

Интересно, что мнения специалистов о месте протокола в системе документации расходятся. В приведенном толковании указано, что это информационно-справочный документ, и в этом есть смысл. Ведь в большинстве случаев, особенно когда речь идет о заседаниях коллегиальных органов или встречах с представителями сторонних организаций, основная цель протокола – фиксация хода обсуждения и принятого решения. Другие наши коллеги считают протокол организационно-распорядительным документом, и с этим тоже сложно поспорить, особенно когда речь идет об оперативных совещаниях, проводимых руководством: основой протокола становятся поручения с конкретными сроками исполнения. Поручения, зафиксированные в протоколе, имеют такую же управленческую силу, как и пункты приказа.

В нормативных актах по делопроизводству нет требований к оформлению списка участников и повестки дня (их организация может разработать и закрепить в ЛНА самостоятельно), зато сформулированы правила работы с протоколами.