Инструкция по делопроизводству: организация работы с документами

Подраздел «Документооборот в Обществе»

Сначала следует установить, что такое документооборот (не забудьте поместить этот термин и его толкование в раздел «Термины и определения» инструкции по делопроизводству). Важно зафиксировать, из каких операций состоит этот процесс. Они перечислены в п. 3.1 Правил делопроизводства. В последующих разделах их нужно пошагово рассмотреть и расписать.

Далее следует изложить принципы документооборота. Они перечислены в п. 3.4.1 Методических рекомендаций. Подробно описывать значение этих принципов нет необходимости. Весь текст инструкции и само ее существование в организации направлены на их соблюдение.

В этом подразделе также необходимо указать, что документооборот в организации осуществляется при помощи СЭД [4], обозначить обязанности участников делопроизводственных процессов, связанные с помещением в СЭД как документов, так и информации о них. Если в компании принято учитывать в СЭД не только готовые документы, но и их проекты, об этом тоже нужно написать.

В конце этого подраздела нужно перечислить потоки документов, которые действуют в компании. Потоков традиционно три: входящие, исходящие и внутренние документы. В инструкции по делопроизводству обычно описывают общие правила обращения с документами всех потоков.

Текст подраздела «Документооборот в Обществе» раздела «Организация работы с документами» инструкции по делопроизводству приведен в Примере 1.

Подраздел «Доставка и отправка документов Общества»

В этом подразделе следует указать каналы, по которым документы доставляются в организацию и отправляются из нее. Чем богаче выбор каналов доставки, тем сложнее делопроизводителям уследить за всей поступающей корреспонденцией и учесть ее. Также здесь нужно отметить принятый в компании способ приема корреспонденции. Он может быть:

• централизованным (когда все письма, независимо от того, как попали в организацию, передают в канцелярию для регистрации);
• децентрализованным (когда учет поступившей почты происходит в структурных подразделениях).

Отдельно следует указать, что делать, если письмо на бумажном носителе поступило в самом конце рабочего дня или в нерабочий день.

Также необходимо обозначить, кто отвечает за отправку документов. Особого внимания заслуживает почтовая корреспонденция на бумажных носителях. Если отправка почты происходит централизованно (например, канцелярией), то нужно описать условия, при соблюдении которых отправление примут для пересылки. При несоблюдении этих условий письмо вернут исполнителю, и отвечать за задержку отправления будет именно он. Нужно сказать и о срочной отправке почты: кто и при каких условиях должен ей заниматься.

Текст подраздела «Доставка и отправка документов Общества» раздела «Организация работы с документами» инструкции по делопроизводству приведен в Примере 2.

Подраздел «Учет объемов документооборота»

В этом подразделе нужно описать, как, каким образом и для чего ежегодно происходит учет объемов документооборота. Этот подраздел нельзя игнорировать, даже если на практике руководитель совсем не интересуется итоговыми цифрами по входящим и исходящим документам за год. Зато эти цифры нужны руководителю делопроизводственной службы: они станут едва ли не единственным убедительным аргументом, когда придется «выбивать» для канцелярии новую мебель, технику или штатные единицы.

Кроме этого, здесь следует указать категории документов, количество которых нужно посчитать отдельно. Эта информация может быть очень интересна главе компании или топ-менеджерам по направлениям. Почему? Рассмотрим пример. После учета стало известно, что 10 % от всей входящей корреспонденции составляют жалобы на качество продукции или обслуживания. Безусловно, это должно привлечь внимание к подразделениям, ответственным за качество. Кстати, соотношение количества отправленных предложений о сотрудничестве числу заключенных договоров – тоже интересная информация, которая может помочь оптимизировать политику продаж.

Вопрос
Существует ли перечень документов, которые нужно учитывать отдельно при учете объемов документооборота?
Ответ
Нет. В каждой организации самостоятельно решают, учет каких именно категорий документов следует вести отдельно.

Отчет об объемах документооборота составляют в форме простой справки: статистической (если автор просто приводит цифры для сведения) или аналитической (если автор делает какие-то выводы из собранных цифр).

Текст подраздела «Учет объемов документооборота» раздела «Организация работы с документами» инструкции по делопроизводству приведен в Примере 3.

Подраздел «Организация работы с документами в структурных подразделениях Общества»

В этом подразделе инструкции по делопроизводству нужно прописать, что в каждом структурном подразделении компании должен быть работник, ответственный за делопроизводство. Также здесь следует указать:

• порядок назначения делопроизводителя подразделения;
• порядок организации его труда;
• его функциональные обязанности.

Текст подраздела «Организация работы с документами в структурных подразделениях Общества» раздела «Организация работы с документами» инструкции по делопроизводству приведен в Примере 4.

Резюме

1. В четвертом разделе инструкции по делопроизводству описывают общие правила и принципы организации документооборота в компании.
2. В подразделе «Документооборот в Обществе» объясняют понятие документооборота, устанавливают его операции и принципы.
3. В подразделе «Доставка и отправка документов Общества» перечисляют каналы внешней коммуникации компании и описывают правила приема документов службой делопроизводства для отправки.
4. В подразделе «Учет объемов документооборота» перечисляют категории учитываемых ежегодно документов, а также указывают форму представления соответствующего отчета.
5. В подразделе «Организация работы с документами в структурных подразделениях» указывают, что в каждом подразделении должен быть ответственный за работу с документами, а также описывают порядок его назначения и функционал.