Работа с несколькими руководителями: 10 стратегий выживания

Если бы существовала Библия для секретарей и помощников, в ней могли бы быть такие заповеди, как «Не опаздывай», «Не болтай лишнего», «Не груби гостю» и царь-завет – «Не работай с несколькими руководителями». Нет ничего сложнее, чем угодить не одному боссу, а двум или, не дай бог, трем одновременно. В два раза больше поручений, контроля, документов – и меньше времени. Как не разорваться между руководителями, сохранив здоровье и психику в целостности? Давайте разбираться.

Иметь двух руководителей в наши дни не редкость, но вряд ли такая новость принесет облегчение. Если вас только что назначили помощником еще одного босса и в голове миллион переживаний по этому поводу, информация, что в России сотни других помощников работают с несколькими менеджерами, не снизит уровень тревоги. Но они справились, а значит, и у вас есть шанс.

Один из плюсов, который приходит вместе с дополнительным начальником, – увеличение заработной платы: раз нагрузка выше, оплата должна повышаться. Обязательно обсудите этот вопрос со своим руководством прежде, чем приступать к своей новой усложненной должности.

Второй плюс – бесценный опыт, который поднимет вас на следующую ступень карьерного развития. Не каждый способен подчиняться нескольким руководителям и не создавать конфликтных ситуаций. Но те, кому это удается, вызывают уважение и признание коллег.

Но на этом плюсы работы с несколькими начальниками заканчиваются.

Навыки, без которых никак

При работе больше чем с одним боссом на первый план выходят качества и навыки, которые помогают сделать ее максимально организованной.

1. Тайм-менеджмент. Нужно вести несколько календарей одновременно, организовывать параллельные совещания, подстраиваться под рабочие ритмы боссов и т.д.
2. Умение планировать. Надо делить проекты на срочные и несрочные, классифицировать задачи, «жонглировать» сроками и дедлайнами, оптимизировать работу.
3. Находчивость и креативность. Придется совмещать задания, делегировать поручения, выходить за рамки привычных процессов.
4. Навык ведения переговоров и разрешения конфликтов. В работе нужно будет искать решения, которые устроят всех начальников, уметь выслушать и расставить приоритеты.
5. Эмоциональный интеллект. Не обойтись без стрессоустойчивости, способности соблюсти баланс личного и рабочего, умения проявлять активность без агрессии.

​Виды подчинения

Для того чтобы выбрать правильную стратегию работы, нужно определиться с иерархией начальников. Ниже приведены схемы, в которых отображены ранг, направление деятельности руководителей и роль секретаря или помощника рядом с ними.

1. Руководители одного ранга, но по смежным направлениям (два заместителя директора: один – по строительству, другой – по проектированию).

2. Руководители одного ранга, но совершенно разных направлений (заместитель директора по информационным технологиям и главный бухгалтер).

3. Руководители, находящиеся друг у друга в подчинении (директор и заместитель директора по одному из направлений деятельности).

4. Руководители, которые относятся к разному рангу, но не находятся друг у друга в подчинении (частый пример: заместитель генерального директора и начальник секретариата).

Понимание того, кто из руководителей главнее, во многом облегчает вашу будущую работу: вы автоматически отдаете предпочтение поручениям от вышестоящего начальника. Но в ситуации когда руководители равнозначны, действовать приходится интуитивно: попеременно давать солировать то одному, то другому.

10 стратегий выживания

Не важно, какой руководитель кому подчиняется, для успешной работы с ними вам помогут 10 техник.

1. Уговорите руководителей придерживаться универсальных процедур 

Речь идет об использовании одинаковых форматов документов (протоколов, писем, приказов, отчетов и пр.) и цифровых документов вместо бумажных, о похожей организации совещаний и других рабочих мероприятий. Расскажите своим руководителям, что вы обслуживаете нескольких начальников и вам проще выполнять регулярные действия по одинаковым сценариям.

Один начальник хочет согласовывать приказы на бумаге, а второй – нажимать кнопку в электронной программе. Предложите шефам выбрать один способ согласования (бумага или цифра) – и начинайте работать по-новому сценарию.

Изучите все стандартные действия (выбор посуды для чая и кофе, виды конфет для приемной, список фруктов и орехов для перекуса, дни совещаний и формы отчетов и пр.) и выясните, что в них общее. Так вы будете меньше путаться и сэкономите кучу времени на подготовке разных по формату документов и встреч для разных боссов.

2. Сократите количество личных поручений 

Если вы справились с предыдущим заданием, значит, руководители в курсе, что они у вас не единственные. Из этого следует, что времени для решения внерабочих задач у вас практически нет. Установите границы относительно личной жизни ваших начальников: заказывать столики в ресторане и выбирать подарки их родственникам они могут либо сами, либо эксплуатируя своих супругов и друзей.

3. Относитесь к руководителям одинаково хорошо.

С кем-то из руководителей вам может быть комфортнее, кого-то из них вы можете уважать больше, чем остальных. Мы все люди, и все мы склонны выбирать себе любимчиков. Но в ситуации когда вам приходится быть помощником нескольких руководителей одновременно, нужно уметь общаться с ними одинаково. Не важно, кто с кем дольше работает и с кем вы ближе эмоционально или по возрасту. Ни один руководитель не захочет ощущать себя лишним или брошенным. Давайте одинаковое количество внимания и заботы всем своим начальникам.

Обратите внимание! Никогда не обсуждайте первого руководителя в кабинете у второго: если хотите поделиться своим мнением или пожаловаться на одного из боссов, сделайте это дома или в кабинете психолога. Вы нейтральная сторона в вашем треугольнике или квадрате.

Любой порыв одного из руководителей узнать информацию о своем «конкуренте» пресекайте словами: «Я не могу с вами это обсуждать» или «К сожалению, я не могу поддержать эту беседу по этическим соображениям». Дружить с одним начальником и не дружить с остальными – прямая дорога к увольнению.