Завершая рассказ об Инструкции по кадровому делопроизводству (далее – Инструкция по КД), рассмотрим, что целесообразно предусмотреть в разделах «Правила документирования кадровых процедур» и «Особенности оформления и ведения трудовых книжек». И, как обычно, приведем пример фрагмента документа с этими разделами.
Раздел «Правила документирования кадровых процедур»
Этот блок особенно важен, если процесс оформления кадровых процедур разделен между кадровой службой и руководителями структурных подразделений. Четкое описание действий всех участников документирования позволит избежать нарушений трудового законодательства и конфликтов между работниками. Кроме того, этот раздел поможет начинающим кадровикам сориентироваться в незнакомой для них ситуации.
Кадровых процедур достаточно много: прием на работу, несколько видов перевода на другую работу, предоставление разных видов отпусков, увольнение, предоставление дополнительных выходных дней и отгулов, освобождение от работы в связи с диспансеризацией, отстранение от работы, направление в командировку и т.д.
В Инструкции по КД не обязательно описывать все эти процедуры. Имеет смысл остановиться только на тех, с которыми чаще всего приходится сталкиваться и которые вызывают трудности или имеют определенную специфику в вашей организации. К примеру, прием на работу описан в Трудовом кодексе Российской Федерации (далее – ТК РФ) достаточно подробно, но включить описание этой процедуры в Инструкцию по КД все-таки целесообразно. Можно конкретизировать, при приеме на какие позиции кандидата нужно направить на медицинское обследование, кто из кандидатов обязан предоставлять документ о наличии образования (квалификации, опыта), какой специалист готовит и направляет уведомления о приеме бывшего госслужащего или иностранного гражданина, какие дополнительные документы создаются при приеме на работу (анкета, личное дело, автобиография и т.д.).
Но особое внимание нужно уделить именно тем кадровым процедурам, проведение которых в ТК РФ не конкретизировано. Предположим, работник захотел пройти диспансеризацию. Его непосредственный начальник должен знать, нужно ли работнику писать соответствующее заявление, вправе ли он сам согласовать дату отсутствия работника, нужно ли требовать потом справку о прохождении медицинского осмотра. В Инструкции по КД целесообразно определить, необходимо ли кадровой службе издавать приказ по этому случаю и на основании какого документа. Если приказ не будет издаваться (а он по ТК РФ не обязателен), можно установить, каким образом информация об отсутствии работника попадет к специалисту, который ведет табель учета рабочего времени.
Нет необходимости просто переписывать нормы ТК РФ, если вам нечего к ним добавить. В Инструкции по КД важно урегулировать вопросы, на которые кодекс не ответил. При этом одни организации предпочитают более подробно рассматривать содержание документов, которые сопровождают ту или иную кадровую процедуру, а другие – распределение обязанностей по их составлению между должностными лицами. Оба подхода имеют право на существование, главное, чтобы документы создавались вовремя и в полном объеме.
При описании процедур можно использовать таблицы, схемы, графики, приводить образцы или бланки необходимых документов.
Для физических лиц
Для юридических лиц
Подписка по каталогам