Приказы по личному составу: важные особенности подготовки и хранения

В статье рассмотрим действия, которые выполняются с приказами по личному составу, – от создания до уничтожения. А также ответим на вопросы, бывают ли кадровые приказы и чем они отличаются от приказов по личному составу, что такое приказ по свободной форме, сколько дел с приказами по личному составу может быть в номенклатуре дел.

Приказы по личному составу

Основные категории приказов организации содержатся в Перечне 2019[1].

Приказы по личному составу должны формироваться в дела и храниться отдельно от всех остальных приказов, поскольку имеют социально-правовое значение и, скорее всего, будут единственными приказами, которые примет на хранение Государственный архив Российской Федерации при ликвидации организации.

Определение документов по личному составу приведено в ст. 3 Федерального закона № 125-ФЗ[2]: документы по личному составу – архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем.

Список разновидностей приказов по личному составу приведен в ст. 434 Перечня 2019. Здесь же – сроки хранения каждой группы приказов.

Список приказов в ст. 434 Перечня 2019 развернутый, но не исчерпывающий. Так, в нем отсутствуют приказы о привлечении работников к работе в выходные и праздничные дни. Еще в 2020 году одна из российских организаций воспользовалась своим правом обратиться в Росархив за разъяснением, сколько же хранить такие приказы.

Приведем ответ Росархива.

Обращаем ваше внимание, что письмо Росархива при всем уважении к этому источнику является справочным, а не нормативным документом. Нормативен Перечень 2019, но срок хранения приказов о привлечении к работе в выходной день в нем не указан. Из-за этого архивисты практикуют два варианта хранения таких приказов:

• 5 лет, основываясь на письме;
• 50 лет, поскольку это максимальный срок хранения приказов по личному составу.

Каждый архивист выбирает тот вариант, который считает правильным. В первом случае в графе номенклатуры дел «Срок хранения и № статьи по перечню» следует указывать данные письма Росархива (см. Пример 3, дела 03-23, 03-33).