Сроки хранения договоров: что надо учесть

Договор как вид управленческого документа очень распространен и встречается в делопроизводстве абсолютно любой организации. Из статьи вы узнаете, что надо учитывать, определяя срок хранения договоров. Вам в помощь мы составили алгоритм «Как определить срок хранения договора», а самые популярные виды договоров упорядочили по срокам хранения и разместили в шести памятках.

Договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей[1]. Этот вид документа можно отнести к категории типового управленческого документа, поэтому он указан во многих статьях типовых перечней.

Выделим характерные особенности при определении срока хранения договора.

Что нужно учитывать при определении срока хранения договора

Определите, о чем договор (стороны, существенные условия) 

В делопроизводстве любого юридического лица образуется много договоров, оформление и заключение которых необходимо для функционирования организации в целом. В Таблице представлена классификация договоров по определенным признакам и назначению. Мы выделили несколько общих критериев, по которым ГК РФ делит договоры на несколько видов.

Знание такой классификации полезно и важно для сотрудников юридической службы организации. Специалисту делопроизводственной службы при определении и установлении срока хранения конкретного договора необходимо руководствоваться иной логикой. Ему важнее установить управленческую функцию, которая обеспечивается заключением и выполнением условий договора. Это важно, поскольку в перечнях документов с указанием сроков их хранения (как в типовых, так и в ведомственных) документы распределены с учетом управленческих функций, выполняемых организациями, независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности. Выявить эту функцию возможно, изучив существенные условия конкретного договора.

Для делопроизводителя (либо сотрудника, ответственного за архив организации) важно разделить все договоры организации на две большие группы (Схема 1).

Такое деление весьма условно и целесообразно именно в работе сотрудника, ответственного за работу с архивными документами. Потому что от того, относится договор к документам по личному составу или не относится, будет зависеть срок хранения и вопрос необходимости проведения полной научно-технической обработки.

В приведенном фрагменте Перечня 2019[2] указаны договоры разного вида, в том числе и те, которые можно отнести к категории документов по личному составу (ст. 301 и 435).

Читайте дополнительно:

• Новые сроки хранения кадровых документов