Инструкция по делопроизводству: организация документооборота

Мы продолжаем цикл статей, посвященный разработке локальной инструкции по делопроизводству. Шестой раздел устанавливает правила и принципы организации документооборота в компании. В разделе нем раскрывается понятие документооборота, регламентируются операции доставки документов в компанию и их отправки, учета объемов документооборота, организации работы с документами в структурных подразделениях.

Методические документы – основания для составления раздела:

Этот фрагмент инструкции по делопроизводству лучше писать на основании:

• раздела III «Организация документооборота» Правил делопроизводства[1] в государственных органах, органах местного самоуправления (утверждены приказом Росархива от 22.05.2019 № 71);
• раздела 3.4.1. «Принципы организации документооборота» Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству[2] в государственных органах, органах местного самоуправления (утверждены приказом Росархива от 24.12.2020 № 199, далее Методические рекомендации);
• раздела V «Организация документооборота» Примерной инструкции по делопроизводству[3] в государственных организациях (утверждена приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 №44).

Раздел Рассматриваемый раздел корпоративной инструкции «Организация документооборота» рекомендуем разделить на 4 четыре подраздела:

1. Документооборот в Обществе.
2. Доставка и отправка документов Общества.
3. Учет объемов документооборота.
4. Организация работы с документами в структурных подразделениях Общества.

Документооборот

В первую очередь раскрывается раскрываем понятие документооборота (определение необходимо поместить в раздел «Термины и определения»). Источник толкования – ГОСТ Р 7.0.8-2013[4]. :

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

В процессе документооборота выделяются следующие операции:

• прием и первичная обработка входящих документов;
• предварительное рассмотрение входящих документов;
• регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;
• рассмотрение документов руководством;
• доведение документов до исполнителей;
• подготовка проектов документов;
• согласование проектов документов;
• подписание проектов документов;
• определение места хранения документа (копии документа) и включение документа (копии документа) в дело;
• обработка и отправка исходящих документов.

В рассматриваемом подразделе «Организация документооборота» все эти операции просто перечисляются. Подробно расписываются они в других разделах инструкции по делопроизводству.

В Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству перечислены принципы документооборота. Их тоже нужно перечислить в корпоративной инструкции, тем самым придав им статус нормативных в вашей компании:

• централизация операций по приему и отправке документов;
• распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);
• организация предварительного рассмотрения поступающих документов;
• исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;
• однократность регистрации документов;
• устранение необоснованных согласований проектов документов;
• регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.

Расписывать подробно каждый принцип тоже не нужно: самим своим существованием в организации инструкция по делопроизводству работает на то, чтобы они соблюдались.

Относительно документооборота в подразделе также указывается,необходимо отметить, что его инструментом является СЭДсистема электронного документооборота (далее – СЭД). Указываются обязанности участников делопроизводственных процессов, связанные с помещением в СЭД информации о документах и самих документов. Если компания учитывает в системе не только готовые документы, но и их проекты, про это тоже необходимо написать.

В подразделе о документообороте перечисляются также потоки документов, действующие в организации. Их всегда три: входящие, исходящие и внутренние документы. В инструкции нужно прописать общие правила работы с документами каждого потока.

Читайте дополнительно:

• ЭКДО: от старта к финишу. Алгоритм действий работодателя на примере конкретной ситуации
• Должностная инструкция: что нужно знать, чтобы правильно оформить