Хороший помощник экономит своему начальнику больше времени,
чем служебный сверхзвуковой самолет.
Малкольм Болдридж, американский бизнесмен
Работа помощника прежде всего предполагает грамотную организацию времени руководителя. Она состоит из четко выверенного планирования, учета большого объема деталей и нюансов, предпочтений, привычек и приоритетов. Контролировать ситуацию и вносить корректировки несложно, если вы находитесь рядом с шефом. Задача усложняется, когда ваш руководитель находится в командировке на значительном расстоянии, в другом часовом поясе. В таких условиях ассистент должен заранее все тщательно подготовить и с ювелирной точностью запланировать.
Важно не только рассчитать верное время прибытия и убытия и купить билеты, но и учесть темпоритм, привычный руководителю, по возможности сохранить комфортный для него баланс работы и отдыха. Чем меньше ваш босс устанет в ходе поездки, тем продуктивнее будет работать. Это особенно актуально, если командировки в его жизни случаются часто.
Портфель командировки
Для моего руководителя деловые командировки по стране и миру были чуть ли не основной составляющей работы. Для меня же они являлись той самой задачей, при выполнении которой любая ошибка могла стоить мне работы. Я создала схему управления этим процессом, чтобы ничего не упустить и все контролировать. Назвала ее «Портфель командировки».
Все из списка выше, кроме алгоритма, вы складываете в папку и отдаете руководителю накануне командировки. Это его портфель, заботливо собранный вами.
Алгоритм командировки за 10 шагов
Нам из общего списка для работы потребуется, по сути, развернутый план наших действий. Я его называю «Алгоритм командировки». Делюсь, коллеги, своим вариантом. Его я составила на основе собственной работы.
Алгоритм состоит из 10 шагов, каждый из которых подразумевает комплекс необходимых мероприятий и ваших действий. Расскажу, как их выполнить, на примере одной командировки моего руководителя.
Читайте дополнительно:
Для физических лиц
Для юридических лиц
Подписка по каталогам