Как за 5 шагов разобрать горы-залежи документов для дальнейшего формирования архивного фонда

В статье расскажем, какие пять шагов нужно выполнить, чтобы из завалов документов создать архивный фонд, в частности, на какие группы придется делить документы и что делать с каждой из групп.

По вашим вопросам мы видим, что далеко не во всех организациях соблюдается архивное законодательство. Вы спрашиваете нас, что делать, если, придя на новое место работы, вы не нашли упорядоченного архива, а обнаружили склад документов, сваленных в дальней темной комнате.

Обычно руководитель просит нового секретаря или другого сотрудника, которого «взяли на архивы», «разобрать макулатуру» или «освободить место от лишних бумаг». При этом понять, чего же он конкретно хочет, удается не сразу. Одно ясно: существует помещение, в которое в течение многих лет сотрудники отделов, структурны[ подразделений стихийно складировали свои документы. Эти документы не упорядочены. Вот это помещение и предстоит разобрать секретарю.

Рекомендуем действовать по Алгоритму 1.

Давайте подробно рассмотрим каждый шаг.

1. Заручиться поддержкой коллег и руководства

В течение многих лет в архив могли приносить свои документы работники разных структурных подразделений. При необходимости их разбора просматривать документы будет секретарь, а помогать с определением сроков хранения и практической ценности – работники этих подразделений. Ведь секретарь не может, да и не обязан знать особенности работы с узкоспециальными документами.

Общаться с коллегами, даже если они очень лояльны, мы рекомендуем так, чтобы важнейшие решения и рекомендации руководителей структурных подразделений оказывались задокументированы. Сделать это можно с помощью служебных записок (Примеры 1 и 2).

То, что архив компании больше похож на склад, а то и на свалку макулатуры, – ответственность не секретаря, а руководителя, ведь управлением информацией нужно заниматься с первых дней существования бизнеса.

Да, сейчас обязанность вести архив делегирована секретарю, но это не означает, что шеф может умыть руки и нетерпеливо ожидать, когда же на полках хранилища выстроятся аккуратные тома. Помощь руководства в разборе архива состоит в том, чтобы вовремя выделять средства на оборудование, материалы или привлечение специализированных организаций, а также в том, чтобы призывать к порядку сотрудников, которые отказываются отвечать на запросы секретаря.

Читайте дополнительно:

• Сроки хранения документов по Перечню 2019 года: приказы и распоряжения
• Архив исчез: что делать? Восстанавливаем кадровую документацию