Главное о бланках организаций

С бланками документов, составляемых внутри организации, мы имеем дело довольно часто, будь то оформление писем, приказов, распоряжений или множества других документов, составлять которые – наша обязанность. В этой статье мы поясним, что такое бланк, какие бывают бланки, а затем рассмотрим, как их утверждают, учитывают и хранят.

 

Что является бланком

Сегодня в различных организациях можно увидеть множество вариантов бланков, среди которых нетрудно потеряться: это русскоязычные бланки и двуязычные (оформленные на русском и иностранном языках), бланки с немыслимыми логотипами и иными подобными обозначениями и без таковых, бланки с большим количеством справочной информации об организации или с полным ее отсутствием, цветные и черно-белые…

Между тем в современном делопроизводстве понятие «бланк» довольно точно определяется в государственных стандартах и иных документах, составляющих основу деятельности делопроизводителей и документоведов.

Определение бланка документа содержится в известном нам ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»:

 

Извлечение

из ГОСТ Р 51141-98

 

2.2. Делопроизводство

 

2.2.1. Документирование

[…]

44) бланк документа: набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа

[…]

 

Такое же определение приводится в разделе 2 «Терминология» Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 [1], но далее имеется дополнение:

 

Извлечение

из Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003

 

5. Разработка стандартных бланков

 

5.1. […]

Бланк представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию, включая постоянные части текста. Это могут быть название вида документа, справочные данные об организации, всевозможные символы и другая, постоянная для данной группы документов информация, включающая постоянные (трафаретные) части текста.

[…]

 

В п. 5.2 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 указывается, что в бланк документа обязательно включаются реквизиты, идентифицирующие автора письменного документа: официальное название организации – автора документа, ее ведомственная принадлежность и организационно-правовое положение, юридический (фактический) адрес или название населенного пункта, в котором размещается руководящий орган организации. Кроме того, в состав бланка входят также графические отметки, предназначенные для размещения обязательных реквизитов документов, которые будут изготавливаться на бланках.

Из вышеизложенного следует, что набор реквизитов для бланков документов может быть разным – главное, чтобы они идентифицировали организацию, издающую тот или иной документ. Таким образом, каждая организация самостоятельно определяет, какими должны быть бланки составляемых в ней документов.

 

Обратите внимание! В соответствии с п. 5.2 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 понятие бланка в полной мере применимо только к письменным бумажным документам, так как правила записи информации и ее размещения на машинных носителях принципиально иные. Вместе с тем при автоматизации ДОУ (документационного обеспечения управления) практикуется создание машинных шаблонов или унифицированных бланков (электронных форм), использование или заполнение которых позволяет создавать юридически полноценные документы, соответствующие современным правилам и действующим бумажным формам.

 

Требования к бланкам

Законодательство не содержит требований к бланкам документов, а также не предусматривает обязанности составления документов исключительно на бланках. Например, для таких распространенных организационно-правовых форм коммерческих организаций, как акционерные общества, общества с ограниченной ответственностью, унитарные предприятия, в законе предусмотрено право, а не обязанность этих организаций иметь среди прочего бланки со своим фирменным наименованием [2]. Надо сказать, что есть среди таких организаций и те, которые не пользуются этим правом и не всегда оформляют документы на бланках или просто не придают особого значения бланкам организации как таковым. Кроме того, есть организации, в бланках которых кроме наименования организации больше никакой информации не содержится. В обоих случаях это выглядит, мягко говоря, непрезентабельно в глазах их контрагентов. Важно позаботиться о том, чтобы бланки организации представляли эту организацию самым выгодным образом.

Требования к бланкам документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ Р 6.30-2003 носит рекомендательный характер, но для того, чтобы бланки организаций были более упорядоченными, все же следует руководствоваться его положениями.

Общие требования к бланкам следующие (раздел 4 «Требования к бланкам документов» ГОСТ Р 6.30-2003):

• формат: А4 (210 × 297 мм) или А5 (148 × 210 мм);
• поля: 20 мм – левое, 10 мм – правое, 20 мм – верхнее, 20 мм – нижнее;
• цвет бумаги: белый или светлых тонов;
• нумерация страниц: требуется при изготовлении документов на двух и более страницах – посередине верхнего поля листа.

 

К сведению . Для организаций – субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, реквизиты «Наименование организации», «Справочные данные об организации» и «Место составления или издания документа» печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

 

В свою очередь, в п. 5.3 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 предусмотрено, что организация имеет право сама решать, какие размеры полей целесообразно установить для различных видов документов, но не менее тех размеров, которые установлены ГОСТ Р 6.30-2003. Также отмечается, что формат бланка выбирается в зависимости от объема текста и количества реквизитов, которые должны быть размещены при подготовке документа, и что на практике могут использоваться также комбинированные форматы бланков, обусловленные характером документов, например с использованием горизонтального расположения большей стороны бланка. При этом при подготовке документа на нескольких листах все листы имеют одинаковые размеры полей.

 

К сведению . Как правило, первая страница документа печатается на бланке, а остальные – на обычных листах бумаги, которые имеют аналогичные бланку формат, размер полей и цвет.

 

Разновидности бланков

В зависимости от расположения реквизитов ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два варианта бланков: угловой и продольный (п. 4.4). Использование углового или продольного бланка не влияет ни на юридическую силу документа, ни на его правовой статус.

Как отмечено в п. 5.4 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003, угловой бланк является наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов «Адресат» и «Гриф утверждения», резолюций, отметок о рассылке и др. Также целесообразно изготовлять угловые бланки в случае, когда реквизиты, напечатанные на национальном и русском языках, размещаются в пределах площади, отводимой для углового варианта. При этом каждый реквизит указывается сверху на русском языке, а ниже – на национальном.

Согласно п. 5.4 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 на продольных бланках название организации, вида документа и другие необходимые реквизиты размещаются вдоль верхнего поля и центруются (центрируются). Продольный бланк письма целесообразно использовать в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, например, в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа – на национальном, на одном уровне. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже – на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля.

Следуя этим правилам, бланк можно изготавливать не только на русском и национальном языках, но также на русском и любом из иностранных языков. Например, если известно, что партнеры организации – в основном зарубежные компании, находящиеся в разных странах мира, то такая организация может изготовить бланки для работы с разными партнерами на русском и на известном им иностранном языке. Чаще всего это практикуют российские компании с иностранным капиталом, международные сетевые компании, представительства и филиалы зарубежных компаний в России, а также российские компании, имеющие тесные взаимоотношения с зарубежными партнерами.

Эмблему организации (включая фирменное наименование, товарный знак или знак обслуживания) на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк реквизита «Наименование организации», а на бланках с продольным расположением реквизитов – в центре верхнего поля. Возможно расположение эмблемы организации на части площади, занимаемой реквизитом «Наименование организации», а также на левом поле бланка на уровне реквизита «Наименование организации». Эмблема организации может быть выполнена в цветном или черно-белом варианте с использованием графических элементов, символов, рисунков, а также оригинального написания наименования организации – все это отличает организацию от других.

Важно помнить о том, что на бланке возможно размещение эмблемы организации, включающей в себя фирменное наименование и товарный знак (знак обслуживания), исключительное право использования которых принадлежит непосредственно данной организации. Следовательно, нельзя использовать фирменное наименование, тождественное или сходное до степени смешения с фирменным наименованием другой организации, если ее деятельность носит аналогичный характер и зарегистрирована она в едином государственном реестре юридических лиц под этим наименованием ранее вашей организации. То же касается и товарного знака (знака обслуживания): нельзя использовать обозначение, сходное до степени смешения с зарегистрированным товарным знаком другой организации в отношении товаров, выпускаемых под этим знаком, или однородных товаров, без ее разрешения. Приведем выдержки из Гражданского кодекса Российской Федерации:

 

Извлечение

из Гражданского кодекса Российской Федерации

 

Статья 1474. Исключительное право на фирменное наименование

 

1. Юридическому лицу принадлежит исключительное право использования своего фирменного наименования [3] в качестве средства индивидуализации любым не противоречащим закону способом (исключительное право на фирменное наименование), в том числе путем его указания на вывесках, бланках, в счетах и иной документации, в объявлениях и рекламе, на товарах или их упаковках.

Сокращенные фирменные наименования, а также фирменные наименования на языках народов Российской Федерации и иностранных языках защищаются исключительным правом на фирменное наименование при условии их включения в единый государственный реестр юридических лиц.

2. Распоряжение исключительным правом на фирменное наименование (в том числе путем его отчуждения или предоставления другому лицу права использования фирменного наименования) не допускается.

3. Не допускается использование юридическим лицом фирменного наименования, тождественного фирменному наименованию другого юридического лица или сходного с ним до степени смешения, если указанные юридические лица осуществляют аналогичную деятельность и фирменное наименование второго юридического лица было включено в единый государственный реестр юридических лиц ранее, чем фирменное наименование первого юридического лица.

4. Юридическое лицо, нарушившее правила пункта 3 настоящей статьи, обязано по требованию правообладателя прекратить использование фирменного наименования, тождественного фирменному наименованию правообладателя или сходного с ним до степени смешения, в отношении видов деятельности, аналогичных видам деятельности, осуществляемым правообладателем, и возместить правообладателю причиненные убытки.

 

[…]

 

Статья 1484. Исключительное право на товарный знак

 

1. Лицу, на имя которого зарегистрирован товарный знак (правообладателю), принадлежит исключительное право использования товарного знака в соответствии со статьей 1229 настоящего Кодекса любым не противоречащим закону способом (исключительное право на товарный знак), в том числе способами, указанными в пункте 2 настоящей статьи. Правообладатель может распоряжаться исключительным правом на товарный знак.

2. Исключительное право на товарный знак может быть осуществлено для индивидуализации товаров, работ или услуг, в отношении которых товарный знак зарегистрирован, в частности путем размещения товарного знака:

1) на товарах, в том числе на этикетках, упаковках товаров, которые производятся, предлагаются к продаже, продаются, демонстрируются на выставках и ярмарках или иным образом вводятся в гражданский оборот на территории Российской Федерации, либо хранятся или перевозятся с этой целью, либо ввозятся на территорию Российской Федерации;

2) при выполнении работ, оказании услуг;

3) на документации, связанной с введением товаров в гражданский оборот;

4) в предложениях о продаже товаров, о выполнении работ, об оказании услуг, а также в объявлениях, на вывесках и в рекламе;

5) в сети «Интернет», в том числе в доменном имени и при других способах адресации.

3. Никто не вправе использовать без разрешения правообладателя сходные с его товарным знаком обозначения в отношении товаров, для индивидуализации которых товарный знак зарегистрирован, или однородных товаров, если в результате такого использования возникнет вероятность смешения.

 

Пункт 4.6 ГОСТ Р 6.30-2003 и п. 5.8 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливают также следующие виды бланков: общий бланк (для изготовления любого вида документов, кроме письма), бланк письма, бланк конкретного вида документа (кроме письма).

Общий бланк организации (Пример 1) может включать следующие основные реквизиты [4]:

• эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) (в соответствии с учредительными документами и ст. 1474, 1484 ГК РФ);
• наименование организации – в соответствии с ее учредительными документами; сокращенное наименование, если оно закреплено в учредительных документах организации, на бланке помещают в скобках ниже полного или за ним; если в учредительных документах закреплено наименование на иностранном языке, то его располагают ниже наименования на русском языке или справа;
• место составления или издания документа (в соответствии с наименованиями объектов административно-территориального деления и населенных пунктов);

а также ограничительные отметки для следующих реквизитов:

• регистрационного номера документа;
• даты документа;
• заголовка к тексту.

 

ПРИМЕР 1

 

Фрагмент общего бланка организации

  

     

 

Общество с ограниченной ответственностью «Василек»

(ООО «Василек»)

 

«____»_______ 20___ г.                                                                                                                                              № _______

 

Москва

 

Бланк письма может включать следующие основные реквизиты [5]:

• эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) (в соответствии с учредительными документами и ст. 1474, 1484 ГК РФ);
• код организации (по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО [6]));
• основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица [7];
• идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) [8];
• код формы документа (по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) [9] при использовании в организации унифицированных форм документов, включенных в ОКУД);
• наименование организации (правила указания наименования – те же, что и для общего бланка);
• справочные данные об организации (сведения об адресе местонахождения и/или почтовом адресе (или абонентском ящике) – в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 221, номера справочных телефонов, факсов, расчетные счета в  банке, адрес электронной почты и другие сведения по усмотрению организации).

Кроме того, бланк письма при необходимости может включать ограничительные отметки для следующих реквизитов:

• даты документа; 
• регистрационного номера документа;
• ссылки на регистрационный номер и дату документа;
• места составления или издания документа;
• адресата;
• резолюции;
• заголовка к тексту;
• отметки о контроле;
• текста документа.

Приведем примеры углового (Пример 2) и продольного (Пример 3) бланков письма организации с центрированным расположением реквизитов.

 

ПРИМЕР 2

Фрагмент углового бланка письма организации с центрированным расположением реквизитов

 

                   

 

    Общество с ограниченной ответственностью «Василек»

                               (ООО «Василек»)

 

            Ленинский проспект, д. 45, Москва, 113456

Тел. (495) 216-45-36 (многоканальный) Факс: (495) 216-45-38

            http://www.vasilek.ru, e-mail: vasilek@info.ru

               ОКПО 01543780б ОГРН 1028700450851

                   ИНН/КПП 7728067541/772801001

 

               «____»_______ 20___ г. № _______

           на №_______ от «____»________ 20___ г.

 

 

ПРИМЕР 3

Фрагмент продольного бланка письма организации с центрированным расположением реквизитов

 

   

 

Общество с ограниченной ответственностью «Василек»

(ООО «Василек»)

 

Ленинский проспект, д. 45, Москва, 113456

Телефон: (495) 216-45-36 (многоканальный) Факс: (495) 216-45-38

http://www.vasilek.ru, e-mail: vasilek@info.ru

ОКПО 01543780б ОГРН 1028700450851

ИНН/КПП 7728067541/772801001

 

«____»_______ 20___ г. № _______                                                                                                         __________________________

на №_______ от «____»________ 20___ г.

 

 

Бланк конкретного вида документа может включать следующие основные реквизиты [10]:

• эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) (в соответствии с учредительными документами и ст. 1474, 1484 ГК РФ);
• наименование организации (правила указания наименования – те же, что и для общего бланка и бланка письма);
• наименование вида документа;
• место составления или издания документа (в соответствии с наименованиями объектов административно-территориального деления и населенных пунктов).

При необходимости бланк может включать ограничительные отметки для следующих реквизитов:

• дата документа;
• регистрационный номер документа;
• ссылка на регистрационный номер и дату документа;
• заголовок к тексту;
• отметка о контроле.

Приведем пример продольного бланка приказа организации (продольный вариант) (Пример 4).

ПРИМЕР 4

Фрагмент продольного бланка приказа организации

   

 

Общество с ограниченной ответственностью «Василек»

(ООО «Василек»)

 

ПРИКАЗ

 

«___»__________20___ г.                                                                                                                                № ____________

 

Москва

 

 

 

Согласно п. 4.6 ГОСТ Р 6.30-2003 рассмотренные виды бланков установлены для организации, структурного подразделения организации и должностного лица. Различие между таким бланками состоит лишь в том, кого указывать как автора документа – организацию, ее структурное подразделение или должностное лицо. Если автором документа является филиал, представительство, иное структурное подразделение организации, должностное лицо и др., то их обозначение входит в состав наименования организации – автора документа. Отметим, что бланки документов для структурного подразделения и должностного лица создаются в том случае, если руководитель данного подразделения или конкретное должностное лицо имеют право подписи бланка. В бланках должностного лица дополнительный реквизит «Наименование должности» размещается ниже реквизита «Наименование организации» (п. 5.8 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003). Приведем пример бланка письма должностного лица (угловой вариант) (Пример 5).

ПРИМЕР 5

Фрагмент углового бланка письма должностного лица

 

                         

 

Общество с ограниченной ответственностью «Василек»

                                 (ООО «Василек»)

 

                             Директор по маркетингу

 

                Ленинский проспект, д. 45, Москва, 113456

Тел. (495) 216-45-36 (многоканальный) Факс: (495) 216-45-38

                http://www.vasilek.ru, e-mail: vasilek@info.ru

                   ОКПО 01543780б ОГРН 1028700450851

                        ИНН/КПП 7728067541/772801001

 

                       «____»_______ 20___ г. № _______

                  на №_______ от «____»________ 20___ г.

 

Обратите внимание! Если документ составлен на бланке, то наименование должности лица в реквизите «Подпись» приводится в сокращенном варианте, т. е. без указания наименования организации. При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

 

Разработка, утверждение и введение в действие бланков

Образцы бланков документов организации разрабатываются обычно службой ДОУ, отделом делопроизводства, секретариатом или канцелярией – т. е. структурным подразделением организации, в функции которого входит документационное обеспечение деятельности организации. В свою очередь, инициаторами изготовления тех или иных бланков документов могут быть структурные подразделения организации или непосредственно должностные лица (если в их обязанности входит представление интересов организации перед ее контрагентами, в частности ведение переписки по вопросам текущей деятельности организации с правом подписи бланка). В таком случае они могут в установленном порядке (а порядок разработки, утверждения и введения в действие бланков документов может быть установлен в инструкции по делопроизводству или аналогичном локальном нормативном акте организации) направить служебную записку в подразделение организации, ответственное за разработку и изготовление бланков, для изготовления бланка структурного подразделения или должностного лица. Утверждается и вводится в действие бланк документа приказом организации (Пример 6).

ПРИМЕР 6

Приказ об утверждении и введении в действие бланка

 

Общество с ограниченной ответственностью «Василек»

(ООО «Василек»)

 

ПРИКАЗ

 

15 июня 2012 г.                                                                                                                                                                     № 13-Б

 

Москва

Об утверждении образцов и порядка

использования фирменных бланков

ООО «Василек»

 

В связи с необходимостью использования бланков документов в рамках осуществления текущей деятельности ООО «Василек» (далее – Общество)

 

ПРИКАЗЫВАЮ:

 

       1.    Ввести в действие с 02 июля 2012 года фирменные бланки Общества: общий бланк, бланк письма, бланк конкретного документа (далее – Бланки).

       2.    Утвердить образцы Бланков (Приложение 1).

       3.    Использовать Бланки для составления следующих документов:

− писем;

− инструкций;

− положений;

− правил;

− регламентов;

− приказов;

− распоряжений;

− актов;

− справок;

− доверенностей;

− служебных записок.

       4.    Заведующему канцелярией Попову Е.В.:

       4.1  Организовать изготовление Бланков (в бумажной и электронной формах) согласно образцам, указанным в Приложении 1, в срок до 02 июля 2012 года.

       4.2. Осуществлять оперативное хранение бумажных Бланков в специальном шкафу, запирающемся на ключ.

       4.3. Выдавать бумажные Бланки по запросам работников для составления документов, указанных в п. 3 настоящего приказа, под личную подпись в журнале учета выданных бланков (Приложение 2).

       4.4. Организовать использование в Обществе электронных Бланков в порядке, предусмотренном системой электронного документооборота Общества.

       5. Секретарю Леоновой В.Е. в срок не позднее одного рабочего дня с даты издания настоящего приказа довести приказ до сведения руководителей структурных подразделений Общества под личную подпись.

        6. Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за собой.

 

Генеральный директор                      Щелков                 О.В. Щелков

 

По поводу изготовления бланков в пп. 5.5–5.7 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 сказано следующее:

• бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или, в исключительных случаях, слабо окрашена в светлые тона. В отдельных случаях могут изготавливаться бланки более активных цветов;
• бланки для документов постоянного хранения следует изготовлять на бумаге высших сортов, независимо от того, подлежат или не подлежат передаче на государственное хранение документы организации. Реквизиты на бланке печатаются в одну краску, преимущественно черную. Возможно использование других цветов в бланках, что позволяет зрительно отличить подлинник документа от размноженного, ксерокопированного экземпляра;
• бланки документов изготавливаются преимущественно типографским способом или при помощи средств вычислительной техники.

Безусловно, каждая организация будет самостоятельно решать, какую бумагу использовать при изготовлении бланков и каким способом их изготавливать. Обычно в организациях бланки изготавливаются на цветных принтерах в соответствии с утвержденными образцами, хотя если необходимо большое количество бланков, то их можно изготовить типографским способом, заключив договор на изготовление бланков со специализированной организацией.

 

Учет и хранение бланков

Порядок учета и хранения бланков, как правило, определяется в инструкции по делопроизводству или аналогичном локальном нормативном акте организации. Прежде всего, в целях учета бланков, как это обозначено в п. 5.10 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003, на бланках можно при необходимости проставлять типографским способом или специальным нумератором учетные порядковые номера. Эти номера допускается проставлять на правом, левом и нижнем полях, а также на другой свободной площади бланка с тем условием, чтобы на них впоследствии не накладывались текст документа и другие реквизиты.

Учет бланков в организации может осуществляться в специальном журнале (Пример 7).

ПРИМЕР 7

Журнал учета выданных бланков

№ п/п	Дата выдачи бланка	Вид бланка	Количество выданных бланков	Номера выданных бланков	Должность и Ф.И.О. лица, получившего бланк	Отметка о возврате неиспользованных или испорченных бланков	Подпись лица, получившего бланк	Подпись лица, выдавшего бланк
1	02.07.2012	Бланк письма (цветной)	1	1-П	Менеджер по продажам Волошин А.П.	–	Волошин	Попова

Хранятся бланки обычно в запирающихся шкафах в структурном подразделении, ответственном за разработку, изготовление, учет и хранение бланков.

 

В заключение подчеркнем, что бесконтрольное использование бланков документов недобросовестными работниками может привести к серьезным для организации последствиям, поэтому важно, чтобы оборот бланков в рамках организации был налажен с учетом рекомендаций ГОСТов специалистами, ответственными за документационное обеспечение управления.