От секретаря к канцелярии: организуем подразделение по работе с документами

Секретарь перестал справляться с делопроизводством в одиночку? Пора создать подразделение для работы с документами. В разных компаниях эти подразделения называются по-разному: канцелярия, отдел делопроизводства, отдел ДОУ (документационного обеспечения управления) и т.п. Новое подразделение полностью возьмет на себя работу с документами и ответственность за то, чтобы все процессы делопроизводства выполнялись качественно.

Давайте рассмотрим шаги, которые нужно пройти от единственного секретаря до полноценно работающей канцелярии.

ШАГ 1. ВЫВОДИМ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ИЗ ФУНКЦИОНАЛА СЕКРЕТАРЯ: ОБЩИЕ МОМЕНТЫ

Таким образом, наша цель – создать группу работников, которая будет заниматься исключительно документационным обеспечением управления нашей организации. Возможно, эта группа работников сразу будет оформлена как отдельное структурное подразделение.

ШАГ 2. ФОРМИРУЕМ КАНЦЕЛЯРИЮ

Анализируем состояние системы делопроизводства

Начинать формирование канцелярии традиционно следует с анализа текущей ситуации. Мы однозначно будем проводить реформы, но прежде чем приступать к ним, надо выяснить, что конкретно мы собираемся реформировать.

Канцелярия заберет себе или начнет выполнять «с нуля» следующие функции:

• учет документов;
• контроль исполнения документов (необходимо определить, все ли документы будут автоматически ставиться на контроль или, как прежде, по особому указанию руководства);
• хранение документов;
• унификация форм документов;
• регламентирование процессов делопроизводства.

Определяем численность сотрудников канцелярии

Экономическая ситуация диктует свои условия, и руководство компании наверняка попросит беречь ресурсы компании и максимально задействовать в делопроизводстве уже существующий персонал. В основном это секретари. Конечно, если помощник руководителя, организующий канцелярию, – единственный секретарь в организации, то набирать специалистов по работе с документами придется со стороны. Если же имеются и другие секретари, то целесообразно обучить делопроизводству их, одновременно повысив лояльность этих работников скорым переводом на более высокую должность.

ШАГ 3. ГОТОВИМ ДОКУМЕНТЫ

Официально существование канцелярии в организации начнется с приказа по основной деятельности.

После издания приказа разрабатываются положение о канцелярии и должностные инструкции для ее работников.

ШАГ 4. ГОТОВИМ РАБОЧИЕ МЕСТА

Канцелярии нужны:

• отдельное помещение, расположенное как можно ближе к входу в организацию, в идеале – перед или сразу за постом охраны, чтобы не оформлять пропуск каждому курьеру или почтальону;
• рабочие места, оборудованные стандартным набором оргтехники, а также дополнительно потоковыми сканерами для каждого сотрудника;
• стеллажи и шкафы для хранения документов, в том числе запирающиеся. Количество стеллажей на начальном этапе ограничивается размерами помещения канцелярии, а впоследствии, когда будет формироваться архив, оборудование для хранения документов придется закупать отдельно.

И напоследок, отобразим в виде схемы шаги, которые нужно пройти от секретаря к канцелярии