Ускоренный документооборот, или С изготовлением каких документов стоит поторопиться

Все ли документы можно готовить долго и обстоятельно?

Не опасно ли целый день обрабатывать входящие документы и доводить их до конечных исполнителей только на следующий рабочий день?

С обработкой каких входящих документов стоит поторопиться?

Какие исходящие документы нужно подготовить оперативно?

В каждой крупной организации, как правило, существует такой локальный нормативный акт, как инструкция по делопроизводству. Ее действие распространяется не только на секретаря и работников управления делами, но и на всех сотрудников организации. Инструкцией руководствуются при подготовке документов к отправке в сторонние организации, при направлении входящего документа исполнителю. Именно в инструкции по делопроизводству указываются сроки этапов документооборота, например, от этапа получения документа-запроса извне до подготовки ответа на запрос и его отправки адресату.

В некоторых организациях в силу специфики деятельности (например, в банковской сфере) существует целый ряд локальных нормативных актов, регулирующих порядок и сроки работы с различными видами документов. Отбросив общепринятое деление документов на организационные, распорядительные, информационные, справочные, деловые, кадровые (по личному составу организации), разделим все документы, обрабатываемые в процессе деятельности организации (в том числе входящие извне), на:

• подлежащие обычному документообороту;
• подлежащие ускоренному документообороту.

Не устанавливая классификации документов в соответствии с «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»[1] и не затрагивая формирование номенклатуры дел[2], определим виды документов (как входящих, так и исходящих), которые в силу различных факторов должны обрабатываться быстрее остальных.

ДОКУМЕНТЫ ПО ЗАПРОСАМ КОНТРОЛИРУЮЩИХ И НАДЗОРНЫХ ОРГАНОВ

Итак, в организацию поступил запрос от контролирующего органа. По правилам обработки всех входящих документов этот запрос:

• сначала регистрируется;
• потом отдается руководителю на ознакомление и определение исполнителя;
• далее (чаще всего) – на экспертизу правомерности запроса в юридический отдел;
• возвращается секретарю для передачи его исполнителю;
• передается исполнителю для подготовки ответа, копий документов и выполнения иных действий в зависимости от требований, изложенных в запросе.

Указанные этапы прохождения запроса контролирующего органа, как правило, не превышают двух рабочих дней. При этом многое обусловлено началом течения срока в зависимости от времени поступления документа. Если документ, например, принесли курьерской службой в 17:50 в организацию, работающую до 18:00, то, как правило, в этот же день данный документ только будет зарегистрирован как входящий. Остальные этапы его обработки начнутся уже на следующий день. Между тем запросы контролирующих органов могут содержать требования о предоставлении документов, их копий, информации, в том числе справочного характера в определенные сроки. А эти документы еще нужно найти и подготовить.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!

1. Не все документы подлежат безусловному представлению инициатору запроса.

2. Не каждому инициатору запроса документы должны быть предоставлены.

3. В каждом конкретном случае необходимо устанавливать:

• правомерность требований инициатора запроса;

• объем полномочий инициатора запроса;

• статус запрашиваемой информации (открытого доступа или ограниченного).

Время подготовки и представления документа может зависеть от того, какой государственный орган, зачем и какие документы запрашивает у организации. В большинстве случаев срок два рабочих дня является вполне приемлемым и разумным, позволяющим качественно подготовить и передать контролирующему органу документы для проверки. На примере некоторых контролирующих органов, наделенных полномочиями по истребованию тех или иных документов/информации у организаций, со ссылкой на нормативные акты выясним, какие сроки предусмотрены законом для подготовки ответов на их запросы (см. Таблицу).

Сроки подготовки ответов на запросы контролирующих органов

Проверять организации могут самые разные учреждения: от СЭС (на предмет соблюдения санитарно-гигиенических норм и правил) до МЧС (на предмет соблюдения требований противопожарной безопасности). Конечно, представленная таблица содержит примерный перечень органов, наиболее часто запрашивающих у организаций те или иные документы. Однако этот перечень открытый. В зависимости от специфики деятельности это могут оказаться и иные органы. Например, территориальные подразделения Центрального Банка РФ запрашивают информацию у банков; Государственная инспекция строительного надзора запрашивает у строительных организаций и пр.

Облегчить подготовку ответов на запросы органов контроля и надзора может альбом образцов ответов на запросы. Специалистам организации не придется каждый раз разрабатывать форму ответа что сэкономит время подготовки ответа на запрос. Некоторые образцы деловых писем (ответов, рапортов) представлены в Примерах 1-4,

ДОКУМЕНТЫ КАДРОВОГО УЧЕТА (ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ); СВЯЗАННЫЕ С ТРУДОВЫМИ ОТНОШЕНИЯМИ

Срок подготовки тех или иных документов зависит от многих факторов:

От инициатора подготовки документа.

Если документ, связанный с трудовыми отношениями, подготавливается по запросу работающего в этой организации или уже бывшего (уволившегося) работника, то срок изготовления не должен превышать три рабочих дня с даты подачи заявления.

Если документ запрашивается правоохранительными органами в соответствии с их полномочиями, документ нужно предоставить в указанный в запросе срок.

Если документ запрашивается пенсионером и уже представляет собой архивные данные (например, по заработной плате за определенные года), то подготовка ответа осуществляется в сроки, установленные в организации для подготовки архивных справок и выписок.

От события, с которым связана выдача копий и оригиналов документов, связанных с трудовыми отношениями.

Если подготовка документа связана с увольнением работника, все документы должны быть готовы ко дню увольнения и выданы работнику в этот же день. При невозможности их выдачи в определенных ситуациях следует руководствоваться порядком, установленным ст. 84.1 ТК РФ.

Конечно, чаще всего выдачей документов при увольнении занимается кадровая служба (или, при ее отсутствии, секретарь).

Если увольнению подлежит работник, который в день увольнения не выходил на работу (или является дистанционным работником и пр.), то все документы, связные с прекращением трудовых отношений, направляются ему по почте. Отправлением документов в большинстве случаев занимается именно секретарь.

Для того чтобы правильно определять срок, в течение которого необходимо направить по запросу документы по личному составу (документы кадрового учета), можно:

1) установить и классифицировать сроки в инструкции по делопроизводству (или ином локальном акте) (Пример 5). Можно не устанавливать квалификацию сроков в зависимости от органа, направившего запрос, а установить единый ускоренный срок исполнения запросов от органов контроля и надзора (Пример 6).

2) каждый раз подвергать данные запросы ускоренному документообороту с целью доставки их исполнителю в кратчайшие сроки. При этом ответственность за правильное определение срока подготовки ответа на запрос возложить на исполнителя (Пример 7).

Следует отметить, что проработка сроков и методическое закрепление их в локальном акте – наиболее эффективный способ ускорения документооборота.

Исполнитель может забыть о сроке, не знать тонкостей течения сроков для подготовки определенных документов и т.д. Человеческий фактор, увы, никто не отменял. Между тем, непредставление документа в срок может грозить организациям штрафом, внеплановой проверкой контролирующих органов, судебными исками работников (бывших и настоящих), и даже привлечением к административной ответственности за нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов (ст. 5.27 КоАП РФ). Исполнителя же, как правило, можно будет привлечь (и то не всегда) всего лишь к дисциплинарной ответственности.

ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ВНУТРЕННИЕ ДОКУМЕНТЫ ОРГАНИЗАЦИИ

В организации готовится много внутренних документов, в том числе официальных для третьих лиц:

• учредительные документы, документы о назначении исполнительных органов (устав, учредительный договор, протоколы общих собраний участников и пр.);
• документы к проведению внутренних мероприятий (заседание совета директоров, правления и т.д.);
• организационно-распорядительные, локальные нормативные акты организации (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате, штатное расписание, должностные инструкции, приказы, распоряжения);
• документы внутреннего вспомогательного использования, в том числе справочно-информационного характера (акты, служебные записки, протоколы служебного расследования, письма, факсы и пр.).

Подготовка указанных документов определяется установленными в конкретной организации сроками. Законом данные сроки не урегулированы. Исключение составляют только некоторые документы, связанные с процедурными вопросами кадрового делопроизводства.

Например, приказ о проведении мероприятий по сокращению штата должен быть издан (и, соответственно, подготовлен) не позднее чем за два месяца до фактической даты увольнения работников. С учетом времени, данного законом на уведомление работников о предстоящем увольнении, срок подготовки такого приказа – заблаговременно и ранее чем два месяца до фактической даты увольнения работников. Акты, как правило, составляются немедленно для фиксации определенного факта (например, акт об отсутствии вложения в заказное письмо составляется немедленно после открытия конверта и установления данного факта).

ИСХОДЯЩИЕ ПИСЬМА

К исходящим относятся письма:

• о подтверждении фактов, намерений;
• сопроводительные к направленной документации, договорам, протоколам разногласий, протоколам о намерениях и т.д.
• гарантийные;
• рекламного характера;
• справочного характера;
• о благотворительности.

Все эти письма готовятся в обычном режиме в сроки, установленные отдельным распоряжением руководителя, в том числе устным, например, на утренней планерке.

ВХОДЯЩИЕ ПИСЬМА И ДОКУМЕНТЫ

Среди множества входящей документации могут встречаться документы как низкой важности (рекламные материалы, различные деловые, но не востребованные организацией предложения, письма с просьбой о благотворительности и пр.), так и документы высокой важности, к которым относятся:

• исполнительные листы;
• постановления судебного пристава-исполнителя;
• повестки правоохранительных органов;
• запросы правоохранительных и контролирующих органов.

Документы высокой важности должны быть обработаны в ускоренном порядке. Конечно, не всегда их обработка приведет к немедленным действиям руководства организации. Однако в некоторых случаях промедление может оказаться нарушением требований закона. Например, исполнительный лист может содержать требование о восстановлении работника, а указанное решение суда в силу ст. 211 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации подлежит немедленному исполнению. Повестки правоохранительных органов предписывают явиться по адресу указанного органа в определенный день и время. При длительной обработке такого документа (а длительной может оказаться и обработка документа, занявшая всего лишь половину рабочего дня) руководитель или иное вызываемое лицо могут к указанному времени и опоздать. Неявка должностного лица в различных ситуациях может повлечь негативные последствия.

СПРАВКИ ИЗ АРХИВА

В соответствии с п. 8.2 Основных Правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) срок исполнения запросов социально-правового характера граждан и организаций по материалам архива не должен превышать 30 дней со дня регистрации обращения. При сложных запросах срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя. Срок исполнения запросов с использованием только научно-справочного аппарата архива – не более 15 дней с момента регистрации обращения.

Пересылка непрофильных запросов по принадлежности в другие организации или архивы, а также информирование об этом заявителя должны осуществляться в 5-дневный срок с момента обращения.

О ФОРМАХ ПРЕДОСТАВЛЯЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ, ВЛИЯЮЩИХ НА СРОК ПОДГОТОВКИ

Конечно, в большинстве случаев речь идет о предоставлении копий и выписок из документов, и в редких случаях – об оригиналах. В последнем случае, например, документ-оригинал (трудовая книжка) выдается работнику на руки при его увольнении. Оригиналы также выдаются следственным органам при производстве выемки (со снятием и оставлением копий в организации). Следует отметить, что при процедуре предоставления оригиналов срок – минимальный.

СПОСОБЫ УСКОРЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

После того как мы выявили ряд документов, которые требуют ускоренной обработки, подготовки и направлению адресату, необходимо определить способы ускорения документооборота.

Часто используются следующие способы:

1. В инструкции по делопроизводству (или ином локальном акте, регулирующем вопросы документооборота всех или некоторых документов в организации) прописываются виды документов, требующих ускоренного документооборота, а также сроки их обработки/подготовки.

2. Вводится «сквозное» информирование о прохождении документа через исполнителей и согласователей в организации. Как правило, используется электронная рассылка или специальная программа с заранее предустановленными избранными отделами (должностными лицами) – участниками процедуры обработки/подготовки документа.

При регистрации документа и помещении его сканированной копии в базу данных программы процедура обработки документа и подготовки ответа на запрос начинается автоматически. Сроки исполнения выставляются автоматически (предустановленны программой). Нарушение срока исполнения действий, предписанных определенному исполнителю, грозит ему привлечением к дисциплинарной ответственности за невыполнение должностных обязанностей.

3. В уже существующие в организации локальные акты (например, в инструкцию по делопроизводству) вводятся образцы ответов на различные виды запросов от различных органов. Многие организации предпочитают ввести отдельный альбом образцов деловых писем.

Следует отметить, что второй способ из-за стоимости самой программы и ее последующего внедрения больше применим в крупной организации с многочисленными филиалами и подразделениями, в том числе расположенными далеко друг от друга территориально.

РЕЗЮМЕ

1. Как правило, при проведении проверки организации контролирующим органом документы, справки должны быть представлены организацией в срок, установленный в самом запросе. Укороченный срок чаще всего дается на представление документов при внеплановой проверке.

2. В некоторых случаях документы по личному составу (кадровому учету) направляются работнику в определенный день (иногда со сверхмалым сроком подготовки). Эти документы, а также запросы их подлежат ускоренному документообороту (за исключением случаев подготовки архивных справок и выписок).

3. Организационно-распорядительные документы готовятся в обычные установленные для их подготовки сроки согласно требованиям инструкции по делопроизводству (или иного локального нормативного акта) организации. Для отдельных видов документов устанавливаются кратчайшие сроки (например, некоторые виды актов должны оформляться немедленно).

4. Некоторые входящие документы требуют ускоренной обработки и доведения до адресата/исполнителя для своевременного выполнения содержащихся в них требований. К указанным документам можно отнести повестки, исполнительные листы, запросы правоохранительных/контролирующих органов.

5. Справки и выписки, равно как информация из архива организации, готовятся в обычном режиме, но возможны исключения из правил по усмотрению организации.