Обеспечивать руководителя информацией – обязанность секретаря. Для этого нужно регулировать информационные потоки и взаимодействие руководителя с подразделениями, а также самостоятельно собирать и обрабатывать информацию по запросу руководителя. Часто это едва ли не самые сложные задачи для секретаря, потому что они требуют не только контроля за соблюдением каких-либо требований другими работниками, но и самостоятельной работы над информационным продуктом. Поговорим о работе секретаря с информацией и о том, как не допустить «информационного голода» руководителя. В центре внимания – информационно-справочные документы.
Почему секретарь должен уметь работать с информацией
В профессиональном стандарте «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»[1] (далее – Профстандарт № 447) работа секретаря и помощника руководителя с информацией описана в двух обобщенных трудовых функциях (Таблица).
Чтобы эффективно работать с информацией, секретарю нужно:
- Знать структуру организации, направления деятельности и порядок взаимодействия руководства и структурных подразделений. Источником знаний могут быть не только организационно-правовые документы, такие как структура и положения о подразделениях. Следует обращать внимание на поручения руководителя, резолюции к входящим документам, пункты протоколов внутренних совещаний.
- Ответственно подходить к заполнению регистрационных баз. Чаще всего секретарь ищет информацию именно в официальных документах. Чтобы быстро найти то, что нужно, следует аккуратно заносить данные в регистрационные базы, СЭД[2]. Так, опечатка в наименовании организации-партнера (если данные, например, вносят в таблицу Excel) может привести к тому, что секретарь оперативно не найдет нужный документ и предоставит руководителю некорректную информацию о том, что он вовсе не поступал в организацию. Подобное может произойти и когда секретарь вносит в регистрационную карточку документа в СЭД только заголовок к тексту документа, а не краткую характеристику его содержания. При этом важно помнить, что исполнители часто неточно формулируют заголовки (например, это может быть общая фраза «О направлении документа»). В этом случае секретарю потребуется время, чтобы открыть карточку документа и изучить его содержание.
- Получить доступ к имеющимся информационным ресурсам. Так, например, при составлении справки для руководителя в любой момент может понадобиться текст нормативного акта, а значит доступ к нормативной базе должен быть открыт.
Причины неорганизованной работы с информацией
Перечислим основные профессиональные недостатки секретаря в работе с информацией, которые становятся причиной недовольства руководителя:
1. Неумение быстро найти, проанализировать, выделить главное и структурировать информацию. Чтобы качественно выполнять соответствующие задания, секретарь должен понимать, где найти необходимую информацию, как отсечь лишнее, проверить факты, интерпретировать полученные данные и изложить их в логической последовательности. Для этого нужны знания и опыт, которые специалисты приобретают как в процессе обучения, так и уже на рабочих местах.
О важности работы с информацией
Об этом говорят все. Многие думают, что умеют работать с информацией. Но на практике алгоритм преобразования текстов первичных документов во вторичные (те самые информационно-аналитические материалы, которые должен уметь составлять секретарь) мало кому знаком. Часто, выполняя эту работу, специалисты действуют интуитивно, а ведь этому нужно учиться. Эта деятельность называется аналитико-синтетической обработкой текстов. Рекомендуем изучить такие ее виды, как аннотирование и реферирование – используемые в них технологические приемы применимы во всех формах работы с документами.
2. Неумение представить информацию в нужном формате. Получив задание по поиску информации, секретари часто теряются: как оформить результаты поиска? Несмотря на внешнюю простоту задачи, форма представления управленческой информации часто вызывает затруднения. Тот документ, который представит секретарь по факту выполнения поручения начальника, во многом говорит о его подготовке. Согласно Профстандарту № 447, секретари и помощники должны уметь:
- составлять и оформлять сводные, отчетные, статистические документы;
- представлять данные в едином и удобном для восприятия формате;
- подготавливать информационно-аналитические материалы;
- оформлять обзоры, доклады, аналитические справки.
3. Безынициативность, отсутствие контроля за действиями работников, в обязанности которых входит обеспечение руководителя информацией. Помимо собственной работы над информационным продуктом секретарь организовывает информационный обмен между руководителем и работниками, консультирует и контролирует персонал в целях своевременного получения необходимой руководителю информации. Во многих организациях поиском и обработкой информации занимаются специалисты профильных подразделений, а обязанность секретаря – знать, в какой информации нуждается руководитель, и наладить систему сбора и обработки этой информации. Иногда специалисты докладывают «напрямую» – на совещаниях, встречах в кабинете руководителя. А как «отчитаться» через приемную?
В этой статье мы рассмотрим документы, которые принято оформлять для передачи управленческой информации руководителю. Все они относятся к группе информационно-справочных – то есть тех, которые хоть и играют служебную роль в системе документации, но помогают руководителю принимать управленческие решения.
Для физических лиц
Для юридических лиц
Подписка по каталогам