Методические рекомендации к Правилам 2020: теоретическая и практическая польза для архива любой организации

В конце апреля опубликованы одобренные Комиссией Росархива по научно-исследовательской и методической работе Методические рекомендации к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях (далее – МР к Правилам 2020). Документ раскрывает методику применения положений Правил 2020[1]. Объясним, какая информация из МР к Правилам 2020 пригодится в архиве каждой организации.

Зачем изучать МР к правилам 2020? 

Область действия МР к Правилам 2020, как следует из наименования документа, ограничена. Действие документа распространяется[2] на:

• государственные архивы (далее – госархивы);
• муниципальные архивы;
• музеи;
• библиотеки;
• научные организации.

Под научными организациями подразумеваются те, что включены в Перечень научных организаций, осуществляющих постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в государственной собственности[3]. Среди этих организаций фигурируют, в частности, Архив Российской Академии наук, Институт мировой литературы им. А.М. Горького и Кунсткамера.

МР к Правилам 2020 и Правила 2020, к которым они относятся, являются довольно объемными документами, однако очень полезными для специалистов. Отметим, что секретарям, делопроизводителям и архивариусам «обычных» организаций эти документы также будут интересны. Они помогут понять теорию организации архивного дела на государственном уровне, что позволит на практике разобраться в конкретных вопросах организации архивного дела «на местах» и нюансах взаимодействия архивов организаций с государственными архивами и хранилищами.

Мы рассмотрим МР к Правилам 2020 с точки зрения практической пользы для всех без исключения государственных учреждений и коммерческих компаний.

Структура МР к правилам 2020 

МР к Правилам 2020 состоят из девяти разделов и одного приложения. Перечислим их, чтобы у читателей была возможность самостоятельно сориентироваться в структуре документа и обращаться к ней в случае необходимости (Схема 1).

Таким образом, структура и содержание Правил 2020 и МР к Правилам 2020 являются узконаправленными документами, действие которых не распространяется на «обычную» коммерческую организацию, даже если это крупное предприятие, которое занимается научными разработками в своей сфере деятельности. Тем не менее, МР к правилам 2020 помогут архивам любых организаций лучше понять в теории и на практике:

• как происходит процесс фондирования документов;
• какие существуют требования к помещениям архива;
• по каким критериям организации относят к источникам комплектования госархивов;
• как происходит взаимодействие госархивов с источниками их комплектования;
• какие есть правила приема документов ликвидируемых организаций;
• в каком порядке госархивы исполняют запросы юридических лиц.

Эти вопросы мы и рассмотрим далее в статье.