Как эффективно справляться с нагрузкой: 7 правил

Спросите себя: всегда ли скорость, с которой руководитель бросает в вас задачи, соответствует средней скорости их выполнения? Сто процентов – нет. И как только поручения начинают превышать вашу работоспособность, к вашему рабочему месту присаживаются госпожа Переработка и товарищ Стресс. Расскажем о семи правилах, которые помогут реже встречаться с этими непрошеными гостями.

Чтобы быть эффективным на рабочем месте, недостаточно литрами вливать в себя кофе и жевать энергетические батончики между совещаниями. Этим вы лишь поддерживаете свое тело, а оно, увы, склонно уставать и подводить ваш мозг. Разгрузить голову помогают совершенно другие методы: грамотная коммуникация, четкое планирование и умение говорить «нет» несрочным делам. Секретари и ассистенты нередко сталкиваются с профессиональным выгоранием, к которому их «подталкивают» ежедневные сверхзадачи и нескончаемые списки поручений. Поэтому научиться справляться с нагрузкой – шанс избежать физического и эмоционального истощения.

Не все секретари и помощники перерабатывают. Посмотрите hh.ru: требования компаний к этим должностям могут кардинально отличаться. Порой секретари нужны только для приготовления кофе и перераспределения звонков, а помощники – для сбора и распечатывания какой-либо информации. На таких позициях сотрудники не несут особой ответственности, не имеют сверхнагрузки и, как правило, не получают солидную зарплату. Даже если вы относитесь к этой категории лиц, не закрывайте статью: она будет полезна вам при смене рабочего места или при усилении вашей роли в данной профессии в будущем.Так как же справиться с лавиной поручений и не быть погребенным заживо или, что еще хуже, быть уволенным?

Извинения не помогут

Как ни прискорбно, сверхнагрузка не считается оправданием низкого качества выполнения поручений. Ею нельзя прикрыть срывы дедлайнов и отчеты с грамматическими ошибками. Все задачи должны быть выполнены на должном уровне и в срок. Если вы не хотите быть непрофессионалом в глазах руководителя, уберите из своего лексикона фразы:

• «У меня и так много работы»;
• «У меня завал»;
• «Я не успел(-а) доделать»;
• «Я слишком загружен(-а)»;
• «У меня нет на это времени» и т.д.

У работников в компаниях достаточно задач, чтобы быть занятыми по восемь часов в день. Вы не исключение, а скорее самый яркий пример этого правила.

Чтобы показать руководителю, что в вашем расписании задач больше, чем рабочих часов, аккуратно намекните боссу, что новую вы сможете выполнить только после того, как закончите предыдущую.

Допустим, шеф поручил вам найти и забронировать площадку для проведения годового собрания акционеров. Времени у вас в обрез. Собрание должно состояться через две недели, а конференц-залов на 100 человек в городе практически нет. Спустя пару часов вы снова в кабинете руководителя и получаете задачу подготовить список работников, которые за последнюю неделю не завершили дела в срок. Сразу соображаете: данная информация тоже нужна срочно, ведь завтра бухгалтерия будет начислять премии по сданным отчетам и выполненным поручениям. Что же делать? Отложить поиск места для акционеров? Ни в коем случае. Сообщите шефу о том, что вы приступите к подготовке списка штрафников сразу после того, как забронируете конференц-зал для ежегодного собрания, иначе велик риск провести эту встречу на парковке у офиса. Руководитель либо одобрит ваше решение, либо сам поменяет очередность выполнения задач.

Поэтому мы не жалуемся на количество задач, а ищем выход, как с ними быстрее справляться. Помогут семь простых правил.

1. Определяйте конечную цель любого задания

Если продолжить тему очередности задач, то критичную роль в определении срочности играет конечная цель поручения.

Посмотрим на два задания, которые были поставлены руководителем в одно и то же время.

1. Обзвонить начальников всех подразделений и спросить, у кого из них на завтрашний день назначены выездные мероприятия.
2. Выяснить недельное расписание перелетов Москва – Владивосток.

Какое из заданий вы начнете делать в первую очередь? Лично я не возьмусь ни за одно из них, пока не пойму, для каких целей собираю данную информацию.

Зачем мне сведения о выездах начальников? Цель: руководитель хочет провести важную встречу завтра.

Зачем мне изучать расписание перелетов во Владивосток? Цель: руководитель планирует отправиться туда в рабочую командировку.

В этой ситуации задача под номером 1 будет выполнена в первую очередь, т.к. цель ее более реалистичная, чем потенциальная деловая поездка шефа.

Если же боссу критично сегодня ответить клиенту, в какой день он сможет добраться на другой конец России, то вопрос с перелетами я решу быстрее, а уже после этого начну обзванивать коллег.

Без знания финальной точки любое планирование будет спонтанным и необдуманным.

2. Ставьте осуществимые сроки исполнения

В подавляющем числе случаев не вы устанавливаете сроки. Что и в какое время должно быть выполнено, решает руководитель. Но если вы уверены, что к установленному сроку задачу не закончить, скажите об этом прямо. Напечатать 1000 визитных карточек, для которых не готов макет, невозможно за час. Так же как и добраться до другого конца Москвы за 20 минут в час пик. Есть задачи, которые физически нельзя сделать в назначенный срок, но руководитель может об этом не догадываться – и не потому, что у него недостаточно интеллекта, а просто потому, что он занят другими делами и не следит за временем. Что сложного в том, чтобы забрать его новый костюм из химчистки? – Ничего. Если только поручение не поступило вам за две минуты до закрытия этой самой химчистки.

Но дело не только в сроках, которые назначает руководство. Ваша задача – устанавливать их осознанно, особенно когда перед вами несколько поручений, которые должны быть выполнены в ближайшее время без четкого разделения по срочности.

Задавайте себе вопросы. За какое время вы сможете прочитать 50 страниц нового регламента, при этом исправляя в нем грамматику и пунктуацию? Сколько часов вам потребуется на создание презентации об истории компании или составление авансового отчета за прошедший месяц?

Назначайте себе реальные дедлайны. Никто не просит вас быть стахановцем и бить рекорды по производительности. Будьте реалистом, способным выполнить задание с хорошим результатом и за положенное время.

Никогда не ставьте дедлайн, который не вписывается в понятие «рабочий день». Не планируйте свою дополнительную нагрузку заранее. Этим действием вы сразу же снижаете собственную продуктивность и настраиваетесь на неэффективное расходование рабочего времени. Срок выполнения задачи должен заканчиваться в шесть часов вечера: если не уложились, выбор за вами – остаться и доделать либо перенести ее на завтра.

При большом потоке поручений не хватайтесь за все и сразу, определите срочность и очередность.

3. Составляйте расписание, ведь это половина успеха

Не важно, любите вы записывать все задачи в бумажный блокнот или пользуетесь «Google Календарем» и телефоном, но создавать собственное расписание просто необходимо. В вашей работе немало рутинных дел, на которые тратится время: проверка почты (своей и руководителя), сбор документов для подписи, приготовление кофе и снеков, ежедневные и еженедельные совещания и протоколы, утренние/вечерние отчеты и др. Эти задачи всегда есть в расписании секретаря или помощника независимо от загрузки. Так пусть они занимают определенное время каждый день. Например, проверяйте почту строго в первый рабочий час, а документы на подпись относите два-три раза (допустим, в 10:00, 14:00 и 17:00). Подобный график дисциплинирует и вас,  и коллег, и босса.

В промежутки между рутинными делами вписывайте поручения, которые получили в течение дня от руководителя. Таким образом, вы не нарушите своего расписания, не собьетесь с обычного ритма и не упустите ничего важного.

Недавно мой рабочий день выглядел примерно так:
09:00 – завтрак для руководителя;
09:15–09:45 – проверка почты;
09:45–10:00 – папка для подписания;
10:30–11:30 – написание повестки для совещания, рассылка приглашений,
обзвон участников;
12:00–13:00 – обед руководителя (доставка);
13:00 – папка для подписания;
13:30–15:00 – совещание по новому клиенту (протокол);
15:30–17:00 – сбор отчетов за неделю;
17:00 – папка для подписания, согласование отчета;
17:30 – поиск билетов в Питер;
18:00 – распечатка и сбор документов для утренней встречи, передача
их водителю, выезд.

Не надейтесь, что дела, которые вы наметили на целый день, будут выполнены точь-в-точь согласно вашему расписанию. Планирование и окружающая действительность не одно и то же. Тем не менее иметь представление, когда вы будете заниматься тем или иным поручением, избавляет вас от постоянного стресса из-за нехватки времени.

Высшим пилотажем в грамотной организации рабочего дня может стать целевое планирование деятельности. В этом случае при составлении расписания вы предварительно учитываете цель, приоритет, срочность и важность каждого задания. Цели могут быть краткосрочными (на день или утро) или долгосрочными (на неделю – месяц), а задачи – важными или несущественными. При таком планировании вы видите всю картину целиком: что критично выполнить именно сегодня, а что реально перенести на другой день, какое у вас в целом расписание на ближайшую неделю, чем будете заниматься в тот момент, когда появится свободное окошко. А еще всегда сможете ответить на вопросы шефа и коллеги: «Чем ты занимаешься целый день?» или «Когда у тебя появится “минутка”?».