Как получить обратную связь от руководителя: 52 вопроса после рабочего мероприятия

Мы привыкли думать, что получение обратной связи – привилегия отделов продаж или организаторов крупных мероприятий (выставок, форумов, конференций и т.п.). Но посмотрите на жизнь секретаря и его руководителя. Совещания, командировки, выездные переговоры, деловые завтраки, обеды, ужины – поток рабочих встреч как коротких и простых, так и многолюдных и сложных в организации. Разве от размера мероприятия зависит, нужно ли получать после него обратную связь? Организация любой деловой встречи – это бизнес-процесс, который подразумевает обязательно подготовительный этап, само событие, его оценку с нахождением и исправлением ошибок. Поэтому мы собрали для вас полсотни вопросов, которые следует задать, чтобы оценить проведенное мероприятие и минимизировать проколы в будущей работе.

Исправленная и транслированная руководству ошибка – это уже не ошибка. Это инвестиция в знания, компетенции в изменения к лучшему.

Дмитрий Васильевич Брейтенбихер

Отношение к обратной связи

Собирать обратную связь не самый легкий процесс. Обычно нам некогда или лень оставить отзыв о товаре или услуге, ответить на вопросы анкеты после семинара или пообщаться с отделом качества компании, с которой мы только что посотрудничали. Для собирающих с вас информацию это огромные затраты времени, сил – моральных, физических – и ресурсов (расходы на телефонные звонки, СМС, написание электронных писем и т.д.). Но компании готовы тратить силы и деньги на получение хотя бы какой-то обратной связи. Значит ли это, что результаты таких опросов важны? Как показывает опыт, они необходимы и стратегически ценны.

Люди неохотно делятся обратной связью, когда все прошло хорошо, в том числе на рабочем месте: вы редко услышите от руководителя и коллег, что совещание оказалось успешным или командировка была организована на высшем уровне. Чаще всего мой босс оценивал все мероприятия как «нормально» или «прошло и ладно», что вызывало во мне немой протест: справилась я с работой или нет? Как это определить?

Хороший уровень работы – это ваша норма: никто не нанимает человека, заранее предполагая, что он будет выполнять свои задачи плохо. Именно поэтому обратную связь мы чаще всего получаем в виде критики. А разбираться с недовольствами – занятие не из приятных.

Но без обратной связи сложно понять, как все прошло на самом деле. После любого, пусть даже маленького и незначительного события следует узнать у руководителя его впечатления. Причем не общими фразами, понравилось или нет, а задавая конкретные вопросы по каждому направлению: подготовка, организация, сам процесс, участники, техническая сторона и т.д.

Цель обратной связи

Когда мы задаем вопросы после мероприятия, то хотим достичь нескольких целей.

1. Получить похвалу. В рабочей обстановке не принято хвалить друг друга за хорошо выполненные задачи, если в них не было чего-то исключительного. Поэтому лишний раз убедиться, что вы сделали правильный выбор контрагента или угадали с местом, – отличный стимул и дальше улучшать свою работу.

2. Внести изменения в будущие мероприятия. После того как полученная информация обработана, формируется план для будущих мероприятий такого же типа. Из базы контактов удаляются ненадежные контрагенты, сокращаются списки участников совещаний, проводятся технические обновления систем, закупается новая техника. Главное, чтобы ошибки, допущенные сейчас, никогда больше не повторялись.

3. Оценить мероприятие. Когда мы собираем детальную обратную связь, то в итоге понимаем, удалось это мероприятие или нет. В начале карьеры многие совещания и встречи могут быть провальными из-за недостатка опыта и отсутствия поддержки со стороны коллег и руководителей. Но стоит признать событие провалившимся – и в голове складывается образ того, как не нужно делать. Может, эти мероприятия вообще бесполезны и их стоит заменить чем-то другим? Или полностью поменять форматы таких встреч?

4. Порассуждать с руководителем о бизнес-процессах. Во время опроса босса у вас могут возникнуть новые идеи, как сделать эти мероприятия лучше и эффективнее. Таким образом, вы устраиваете мозговой штурм. В голову приходят мысли, которые точно не посетят вас в рабочей рутине. Это полезно и для секретаря, и для руководителя. Итогами таких обсуждений могут стать: новые форматы встреч, измененный план-график мероприятий, перенос места совещания в более комфортные условия и т.д.

Удобный момент для обратной связи

Выбирая момент для опроса своего руководителя, исходите из целей обратной связи.

1. Вы запрашиваете информацию для того, чтобы лучше выполнять свои обязанности и не допускать ошибок в организации следующего мероприятия. Поэтому озадачиться обратной связью нужно с первого дня вашей работы в должности и сразу после первого проведенного мероприятия. Но если этот этап давно в прошлом и вы не новичок в приемной руководителя, то подготовьтесь задать эти вопросы после ближайшего намеченного совещания или встречи.

2. Для того чтобы обратная связь была информативной, не следует ловить руководителя в коридоре сразу после окончания мероприятия. Дайте ему время все обдумать, сделать собственные выводы и затем поделиться ими с вами. В некоторых случаях достаточно пары часов, иногда – день-два: вы лучше знаете своего босса и его скорость обработки информации. Но нужно учесть следующее: чем дальше оттягиваете сбор обратной связи, тем меньше полезной информации получите в итоге. Так уж устроены наши мозг и память: согласно немецкому психологу Герману Эббингаузу, сразу после мероприятия мы помним 80–90 % произошедшего, а через сутки – уже меньше половины.

Подводя итог, можно сказать следующее:

• старайтесь сделать получение обратной связи первоочередной задачей после проведения мероприятия, до составления протоколов или отчетов;
• не давите на руководителя через пять минут после окончания встречи, но и не откладывайте опрос в долгий ящик;
• если вы получаете обратную связь в день мероприятия – это прекрасно; если у вас это не получилось – не расстраивайтесь, идите к руководству на следующий день с подготовленным списком вопросов.

52 вопроса для обратной связи

Теперь поговорим, какие вопросы нужно задавать руководителю после мероприятий. Для простоты использования в работе мы разделили их на блоки по типу мероприятия и свели в нашу суперанкету для обратной связи. 

Далее, в отдельных разделах, рассмотрим каждый вид мероприятия и вопросы к ним. К вопросам даны краткие пояснения и примеры из практики. Часть пунктов повторяется, потому что во многих процессах есть схожие этапы. Задавать вопросы можно в произвольном порядке. Иногда уместно использовать пункты из другого мероприятия. И главное – необязательно задавать все представленные вопросы: здравый смысл и логику никто не отменял.