О выборе электронной подписи для электронного кадрового документооборота

Работодателям дано право применять электронный кадровый документооборот. Руководители оценивают, насколько необходим и удобен для них такой способ оформления документов. В статье подскажем, какие электронные подписи выгоднее приобрести работникам при работе в разных системах электронного документооборота, а какие электронные подписи удобнее иметь работодателю.

Площадки ЭКДО 

Работодатели вправе организовать электронный документооборот (далее – ЭДО) либо на единой цифровой платформе в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России»[1] (далее — ЕЦП «Работа в России», ЕЦП), либо в другой информационной системе (далее – ИС), которая должна быть защищена от утечки персональных данных и несанкционированного доступа.

ЕЦП «Работа в России» как площадка электронного кадрового документооборота (далее – ЭКДО) будет бесплатной, но заработает только с 1 сентября 2022 г.[2] За другую систему придется платить оператору ЭДО, который предоставляет такую услугу. Самостоятельно разработать систему ЭДО под силу только IT-компании, но эту систему нужно будет самостоятельно содержать и обслуживать.

ВАЖНО

Мнение Н.А. Храмцовской, ведущего эксперта по управлению документацией

Использование ИС для ЭДО между работодателем и работником 

Федеральным законом № 377-ФЗ установлено, что работодатель может осуществлять ЭДО с использованием следующих ИС:

• ЕЦП «Работа в России»;
• ИС работодателя, которая позволяет обеспечить подписание электронного документа в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ), его хранение, а также фиксацию факта получения сторонами трудовых отношений.

Работник будет создавать, подписывать и представлять работодателю электронные документы, а также получать от работодателя электронные документы и знакомиться с ними.

ТК РФ не уточняет, где именно должны храниться документы, которые будут оформлены через ЕЦП «Работа в России».

В то же время Федеральный закон № 219-ФЗ[3] уточнил нормы ст. 16.2 Закона № 1032-1[4] и определил, что в установленный Правительством РФ Порядок функционирования ЕЦП должны быть включены:

• порядок создания, использования и хранения на ЕЦП электронных документов, связанных с работой, в том числе их передача в иные ИС, в случаях, предусмотренных трудовым законодательством (положение вступило в силу 16.11.2021);
• порядок оформления в электронном виде договоров гражданско-правового характера на выполнение работ и оказание услуг, прохождение практической подготовки, стажировки, профессионального обучения или получения дополнительного профессионального образования, авторских договоров, заключаемых с физическими лицами (положение вступает в силу 01.01.2023).

Последние изменения 

16.05.2022 вступили в силу Правила функционирования единой цифровой платформы в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России»[5] (далее – Правила).

Согласно Правилам федеральный сегмент платформы включает в том числе подсистему «Электронный кадровый документооборот», обеспечивающую создание, подписание, использование и хранение электронных документов, связанных с работой (п. 13 Правил).

На данной платформе с этими электронными документами будут работать:

• работодатели, которые создают, подписывают, используют и хранят электронные документы, связанные с работой, в случае осуществления ЭДО в сфере трудовых отношений посредством ЕЦП и взаимодействуют с органами службы занятости населения, гражданами, ищущими работу, и работниками (п. 22 Правил);
• граждане, ищущие работу, которые взаимодействуют с работодателями, в том числе в части ведения ЭДО в сфере трудовых отношений (п. 23 Правил);
• работники, осуществляющие взаимодействие с работодателями в электронном виде посредством ЕЦП, которые создают, подписывают и используют электронные документы, связанные с работой (п. 24 Правил);
• образовательные организации, которые создают, подписывают, используют и хранят электронные документы, связанные с подготовкой и проведением стажировок или практик посредством ЭДО на ЕЦП (в том числе осуществляют управление договорами на проведение стажировок и практик) (п. 25 Правил).

Порядок создания, использования и хранения на ЕЦП электронных документов, связанных с работой,  в том числе их передача в иные ИС в случаях, предусмотренных трудовым законодательством, описан в разделе VII Правил.

ЕЦП «Работа в России» будет обеспечивать создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником, лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе (п. 60 Правил).

Лица, поступающие на работу, а также работники и работодатели, авторизованные в единой системе идентификации и аутентификации, через подсистему «Электронный кадровый документооборот» будут осуществлять взаимодействие в целях создания, подписания, использования и хранения электронных документов (п. 61 Правил).

Доступ к электронным документам, созданным и подписанным посредством подсистемы, для поступающих на работу лиц и работников может обеспечиваться в том числе посредством федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» (это планируется реализовать с 01.09.2022).

Электронные документы должны создаваться в соответствии с едиными требованиями к составу и форматам электронных документов, которые устанавливает Минтруд России по согласованию с Минцифры России и Федеральным архивным агентством (п. 62 Правил, вступает в силу 01.03.2023).

Электронные документы будут храниться в подсистеме «Электронный кадровый документооборот», и лицо, поступающее на работу (работник), или работодатель могут их получить через подсистемы «Личный кабинет соискателя (работника)» и «Личный кабинет работодателя» (п. 65 Правил).

В процессе ЭДО на ЕЦП можно:

• фиксировать факты получения лицом, поступающим на работу, работником и работодателем электронных документов;
• выгружать электронные документы;
• взаимодействовать с ИС работодателя в целях осуществления автоматизированной выгрузки созданных с помощью платформы и автоматизированной загрузки на платформу электронных документов, созданных с использованием ИС работодателя (п. 66 Правил).

Регламент использования подсистемы «Электронный кадровый документооборот» должен быть утвержден Минтрудом России (этого пока не сделано).

С оперативным взаимодействием все достаточно понятно, но вот с организацией хранения ясности нет. В первую очередь неясно, обязан ли работодатель самостоятельно обеспечить сохранность документов, которые были созданы на ЕЦП «Работа в России», или это будет уже не его забота. Но кто тогда будет отвечать за утрату документов и компенсировать гражданам ущерб вследствие таких утрат?

В статье 22.3 ТК РФ об этом говорится четко.

Таким образом, согласно законодательству, все кадровые документы работодатель должен хранить самостоятельно, при этом не важно, в какой системе они создавались.

Что касается ИС работодателя, то здесь еще больше вопросов:

• она должна работать как система ЭДО;
• одновременно должна обеспечить сохранность электронных документов, срок хранения которых, напомним, не менее 50 лет; а для этого уже нужны совсем иные функциональные возможности;
• кроме того, система должна фиксировать факты получения документов сторонами трудовых отношений.

Полагаем, работодателям будет крайне проблематично обеспечить соответствие своих систем таким требованиям. Большая часть существующих кадровых ИС в настоящее время этим функционалом не обладает. При том системы такого рода используются специалистами кадровых служб, а вот работники в них в большинстве случаев не работают, не говоря уже о соискателях. На практике для информационного взаимодействия и пересылки документов используются иные ИС и электронная почта. Требование перевести все это в единую ИС работодателя представляется трудновыполнимым. Более того, удаленный доступ к такой ИС, содержащей большое количество персональных данных, создает дополнительные риски информационной безопасности и увеличивает угрозы внешних хакерских атак.

Что же делать работодателям? 

Думаем, прежде всего не стоит торопиться. Если в организации уже используется какая-либо кадровая система, необходимо оценить ее функционал на предмет соответствия требованиям, установленным законодательством к системам такого рода.

Что же касается использования ЕЦП «Работа в России», считаем, что в первую очередь ее использование для оформления документов может оказаться удобным для небольших организаций, не имеющих в настоящее время собственных систем ЭДО и не располагающих необходимыми ресурсами для их приобретения и внедрения. Однако в таком случае встанет вопрос, где работодатель должен будет хранить электронные документы.