Как зафиксировать факт поступления корреспонденции с нарушениями?

Узнаете, что нужно проверять при получении документов и что считать нарушением. Мы расскажем, как оформить акт, если нарушение выявлено после вскрытия конверта – в случае получения некомплектной корреспонденции или отсутствия подписи руководящего лица на входящем документе, а также если нарушение выявлено при приеме корреспонденции – когда повреждена упаковка или корреспонденция получена с механическими повреждениями.

Что нужно проверять при получении документов?

Работа с входящими документами – одно из самых непростых направлений в делопроизводстве. Чаще всего этот участок поручают вести уже имеющим практический опыт работникам. Они должны понимать, когда документы можно принять, а когда стоит отказать отправителю в приеме, а также как (и нужно ли вообще) фиксировать факты нарушений в оформлении входящей корреспонденции.

Прием и первичная обработка – первый этап жизненного цикла входящего документа в организации. Согласно п. 3.10 Правил делопроизводства[1] этот этап включает:

• проверку правильности доставки документов;
• проверку целостности упаковки (конвертов, пакетов);
• вскрытие упаковки;
• проверку целостности входящих документов, включая приложения;
• уничтожение конвертов, пакетов или упаковки (за некоторыми исключениями).

Что считать нарушением?

В п. 3.12 Правил делопроизводства оговорены следующие виды нарушений:

• повреждение входящего документа на бумажном носителе или его приложений;
• отсутствие в конверте (пакете) документа, его части или приложений к нему;
• отсутствие подписи на входящем документе.

Эти нарушения выявляются после фактического получения документа и вскрытия упаковки (конверта).

В указанных случаях Правилами делопроизводства предписано составить акт на бумажном носителе. Акт следует составлять в двух экземплярах. Один высылается отправителю, а второй остается в организации. Интересно, что Правила делопроизводства предусматривают необходимость приобщить акт к входящему документу с его последующей регистрацией и предварительным рассмотрением. Однако как работать с некомплектным или не заверенным подписью отправителя документом, не оговорено. На практике чаще всего такие документы не регистрируют, а выдают под подпись работникам структурных подразделений или возвращают отправителю. Это зависит от вида нарушений, вида и тематики документа, а также способа доставки.

Акт остается в службе делопроизводства и подшивается в дело.

В случаях ошибки адресования и получения документа в поврежденной упаковке необходимость составления акта в Правилах делопроизводства не предусмотрена. В первом случае разрешается вернуть документ отправителю или переслать его по назначению, во втором – проверить документ на целостность и отсутствие механических повреждений.

Между тем в некоторых случаях составить акт целесообразно. Так, повреждение упаковки может привести к утечке информации и несанкционированному доступу к ней третьих лиц. То же и с ошибкой адресования: во-первых, вы, пусть и ненамеренно, получили доступ к чужой информации, а во-вторых, в дальнейшем вам может потребоваться обосновать почтовые расходы на пересылку документов. Не случайно в п. 5.12 Примерной инструкции по делопроизводству[2] предусмотрена необходимость составлять акт при получении входящего документа в поврежденной упаковке.