Нам нужен график! Тестируем режимы работы с напарницей в приемной

У вас наконец-то будет напарница! Можно разделить груз ответственности и задач, которые ранее доставались только вам, с коллегой – единомышленником в нашей непростой, но такой интересной профессии. Переход на новый график работы выглядит вполне реалистично, и вероятнее всего, вы скоро снова увидите дневной свет, выходя из офисных стен. Такая перспектива, конечно, кружит голову, но как профессионал вы задаетесь главными вопросами: как настроить эффективную работу приемной, внедрить новые и не потерять уже налаженные процессы, сохранить комфорт руководителя и попутно не забыть о себе? Расскажу, как мне это удалось у нас, в компании ЕВРАЗ.

Темп современной работы неуклонно ускоряется, и объем информации, с которым приходится сталкиваться нам, персональным ассистентам, нарастает изо дня в день, поэтому многие из нас мечтают разделить с кем-то тяжесть все возрастающих обязанностей.

Мечта о дополнительном помощнике может стать реальностью. Путей ее достижения – множество (и это, скорее, тема для отдельной статьи). Однако чаще всего бывает так:

• После «тактических переговоров» шеф одобрил ваше предложение – взять второго ассистента в приемную.
• Босса повысили, и штатное расписание теперь позволяет вам обзавестись коллегой.
• Из-за диких переработок вы «осваиваете» медицинскую страховку рекордными темпами, пополняя батарею с лекарствами на офисном столе. Это встревожило шефа, и он решил взять вам в помощь коллегу.

Факт остается фактом – вы скоро будете выполнять свои обширные обязанности в паре! Одна из первых задач, которая будет стоять перед вами, – настройка нового графика работы ассистентов. Ведь от этого напрямую зависит эффективная деятельность приемной. Далее мы рассмотрим все связанные с этим вопросы, обсудим различные варианты организации рабочего процесса. Я поделюсь личным опытом, который, надеюсь, будет вам полезен.

Подготовка за шесть шагов

Проработав энное количество лет в профессии, я оказалась тем счастливчиком, кому согласовали поиск второго помощника, и мне необходимо было придумать концепцию деятельности новой приемной. Мой руководитель дал мне полную свободу действий. Мы договорились, что я принесу ему на согласование два варианта графика работы приемной. Я действовала пошагово.

Шаг 1. Проанализировала текущую нагрузку

Я начала с того, что проанализировала свою текущую работу и потенциальную нагрузку второго помощника. Делюсь чек-листом.

Упорядочить часть ответов на вопросы удобно в таблице.