Трудовой договор – документ, на основании которого человек становится сотрудником компании. Он действует весь период работы, а затем сдается в архив организации. Несмотря на то что трудовые договоры являются зоной ответственности отдела кадров, архивировать их все равно приходится секретарям, ответственным за хранение документов компании[1].
Трудовой договор с точки зрения архивиста
Трудовой договор – это документ по личному составу длительного срока хранения. Срок хранения трудового договора – 50 лет ЭПК (ст. 435 Перечня 2019[2]), если он завершен делопроизводством после 1 января 2003 г. Трудовые договоры, закрытые делопроизводством до 1 января 2003 г., хранятся 75 лет[3].
Закрытие делопроизводством трудового договора наступает в день увольнения работника. Это важно понимать и архивисту, и кадровику, потому что бывает, что через несколько дней работник устраивается на работу заново.
Новое трудоустройство бывшего работника – это новый трудовой договор. Может даже так случиться, что за год один и тот же человек принимается и увольняется три и более раз. Значит, три (и более) трудовых договоров этого работника будут закрыты делопроизводством в определенном календарном году (см. Пример 3, номера во внутренней описи 3–5).
Пока работник трудится на предприятии, его трудовой договор находится в отделе кадров. Документ не завершен делопроизводством, и об архивном хранении думать пока рано.
Дополнительные соглашения к трудовым договорам
Дополнительное соглашение к трудовому договору заключается, например, при изменении оплаты труда работника. При трудоустройстве была установлена одна сумма, но со временем она повысилась. Это должно быть закреплено документально.
В норме дополнительные соглашения должны храниться вместе с трудовыми договорами, к которым они относятся. Сколько бы их ни было, в хронологическом порядке они подкладываются к конкретному договору. Однако случается, что дополнительные соглашения к трудовым договорам подшивают в отдельное дело. Тогда ежегодно при приеме дел уволенных работников в архив архивист требует от отдела кадров дополнительные соглашения к трудовым договорам уволенных работников, а кадровики должны разложить допсоглашения каждое к своему договору.
И все равно иногда обнаруживаются бесхозные дополнительные соглашения к трудовым договорам. Например, в 2011 году кто-то просто поленился вложить допсоглашение в соответствующий файл, а потом оно затерялось и нашлось только в 2023 году, когда компания, наконец, решила упорядочить свой кадровый архив. Если удалось найти нужный трудовой договор – отлично. Если нет, то это допсоглашение все равно архивируется. Это будет единичный документ с указанием принадлежности (см. Пример 6, статью 114 описи).
Особенности оперативного хранения (пока сотрудник не уволился) и оформление дел с трудовыми договорами уволенных работников будут зависеть от того, ведутся ли в компании личные дела работников.
Если в компании принято вести личные дела своих работников, то договор хранится вместе с остальными документами в личном деле.
Если личные дела вести не принято, то дело «Трудовые договоры…» фигурирует в номенклатуре дел отдела кадров самостоятельно, является переходящим и живет в отделе кадров долгие годы.
Разберем, чем отличаются эти варианты.
Трудовые договоры в составе личных дел
Отражение в номенклатуре дел
Если в компании принято вести личные дела своих работников, то трудовой договор хранится вместе с остальными документами в личном деле. Тогда в номенклатуре дел трудовые договоры никак не отражаются – в ней есть дело «Личные дела работников Общества».
Оформление личных дел с трудовыми договорами
Если трудовой договор входит в состав личного дела работника, то и архивируется он как составная часть личного дела, в общем порядке вместе со всеми остальными документами дела.
После увольнения работника личное дело передается в архив, где подлежит полному оформлению на хранение. При этом документы в деле раскладываются в хронологической последовательности, а первым и последним документом личного дела являются заверенные копии приказов о приеме и увольнении работника[4].
Трудовой договор вместе со всеми дополнительными соглашениями к нему, расположенными хронологически, помещается сразу после копии приказа и заявления о приеме. Он отражается во внутренней описи (Пример 1).
[1] Далее в статье будем называть их архивистами. – Прим. автора.
[2] Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236; далее – Перечень 2019).
[3] Пункт 4.8 Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237).
[4] Методические рекомендации по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций (ВНИИДАД, 2019).
Для физических лиц
Для юридических лиц
Подписка по каталогам