Правило № 1. Дружить со всеми и… ни с кем.

Парадокс? Отнюдь. Истинный секретарь должен быть дипломатом, уметь поддерживать ровные, доброжелательные, уважительные отношения со всеми коллегами (от уборщицы до генерального директора). Безусловно, это проще сказать, чем сделать. Не все люди вызывают у нас симпатию и искреннее душевное движение. Важно суметь в каждом человеке найти то качество, ту черточку характера, за которые его можно уважать. Как обнаружить эти «симпатичные» для вас качества коллеги? Очень просто.

Попробуйте такое упражнение. Каждый день, отправляясь в столовую на обед, не берите с собой одного и того же коллегу – подсаживайтесь к разным людям. Беседа за обедом предполагает легкую болтовню на самые незамысловатые темы: чем человек увлекается? как любит проводить выходные? что читает? и т.д. Постепенно вы нащупаете точки соприкосновения, возможно даже, что коллега раскроется с неожиданной стороны. Так однажды я узнала, что тихая, скромная, внешне непримечательная женщина, с которой я работала бок о бок уже два года, пишет прекрасные стихи и песни, играет на гитаре, выступает с сольными концертами в «Доме ученых». Можете себе представить мое изумление?

Правило № 2. Никого нельзя «строить».

Мы уже говорили о том, что секретарь – проводник идей руководителя. Это большая ответственность и большое искусство. Секретарь, который полагает, будто он alter ego своего руководителя, а значит, вправе командовать, повышать голос, устраивать разнос подчиненным, одним словом, «строить» их, глубоко заблуждается! Каким бы тоном и в какой манере руководитель ни отдал вам распоряжения, с вашими коллегами вы должны быть неизменно вежливыми, тактичными, сдержанными. Только в этом случае вы можете ожидать ответного уважения. Менторский, командный тон, а также «крепкие» слова оставьте руководителю, если ему так хочется. В вашей же речи должны звучать совсем иные ноты при передаче указаний коллеге: «Пожалуйста, срочно позвоните...», «Шеф убедительно просил Вас...», «Я звоню, чтобы еще раз напомнить Вам…» и т.д.

Правило № 3. Помните: офис – это большая коммунальная квартира.

Эту фразу очень любит повторять наша заведующая канцелярией. И недаром. Любое ваше слово, поступок, фраза, высказывание немедленно, как по мановению руки, становится достоянием всего офиса. В этой ситуации самое мудрое решение – жесткий контроль за всем, что вы говорите и делаете. Ни в коем случае нельзя обсуждать коллегу в присутствии других, тем более давать оценки, критиковать за глаза. Если вы недовольны работой сотрудника, то сделать замечание или высказать свои пожелания ему лучше лично, с глазу на глаз. В противном случае ваши слова могут перефразировать, передернуть, исказить. Потом вам придется оправдываться, а это занятие весьма неблагодарное.

Тем более не стоит делиться с коллегами своими проблемами. Конечно, нам, женщинам, иногда бывает так тяжело на душе, что хочется высказаться, всплакнуть, уткнувшись в чью-нибудь жилетку. И все же лучше пересилить себя. Не всякий способен искренне посочувствовать, помочь. Порой люди пользуются той личной информацией, которую получили от вас в минуту слабости.

Правило № 4. Никогда не говори «не знаю».

Так уж устроена жизнь офиса, что она замыкается на фигуре секретаря. Возможно, найдутся люди, которые не согласятся с этим утверждением, но посудите сами: как только у кого-нибудь из сотрудников офиса возникает вопрос вне его компетенции, то первый человек, к которому он обращается за помощью, – секретарь. И это нормально! Настоящий секретарь – это ангел-хранитель своего офиса, человек образованный, умный, эрудированный, способный быстро ориентироваться в ситуации.

Проблемы, с которыми приходится сталкиваться секретарю, чрезвычайно разнообразны. Порой ему даже не хватает имеющихся знаний. Однако даже в такой ситуации не стоит говорить коллеге: «Я не знаю». У окружающих не должно возникать сомнения в вашей компетентности. Гораздо разумнее переориентировать сотрудника, помочь ему найти верное направление для дальнейших поисков.

Правило № 5. «Улыбайтесь: вас снимают скрытой камерой!»

Как приятно, войдя в приемную, вдруг почувствовать себя непринужденно, легко и свободно от искренней и дружелюбной улыбки секретаря. Но так бывает, увы, не всегда. Однажды мне довелось дожидаться аудиенции у финансового директора крупного торгового холдинга. Я расположилась на диванчике в приемной и от нечего делать принялась наблюдать за работой секретаря. Довольно быстро я поняла, кто из входивших в приемную является руководящим работником, а кто рядовым сотрудником. И дело вовсе не в том, что я слышала обрывки разговора! Гораздо красноречивее была мимика секретаря. Если входил человек «незначительный», обычный рядовой сотрудник, то секретарь холодно, сухо и отчужденно отвечала на его вопросы. Сотрудник при этом весь как-то съеживался, говорил просительно и заискивающе. Сцена напоминала общение удава с кроликом. Если же в приемную входило лицо «значительное», секретарь расплывалась в улыбке, была сама предупредительность и любезность. Меня так поразила эта метаморфоза, что я долго не могла отделаться от неприятного чувства, которое вызвала подобная лживость и двуличность. Мое подсознание, словно скрытая камера, зафиксировало это превращение. Лишний раз я отметила про себя: «Если хочешь научиться поддерживать дружеские отношения в коллективе, улыбка должна стать твоим главным помощником». Но улыбаться надо не фальшиво, притворно изображая радость от появления коллеги, а искренне! Поддержите человека, который пришел к вам.

Невозможно перечислить все тонкости и нюансы секретарской практики, но думается, эти правила станут хорошим подспорьем для тех, кто решил выбрать для себя этот тернистый путь.