Документооборот группы компаний

Есть несколько причин объединения организаций в группу компаний. В числе главных можно назвать нежелание (боязнь) собственников предприятий в условиях нестабильной экономической ситуации концентрировать активы в составе одного юридического лица, стремление к созданию оптимальных финансово-налоговых схем и минимизации налоговых отчислений. Объединение в группу компаний предполагает также изменение организационно-функциональной структуры, создание более гибкой системы управления, позволяющей быстрее и эффективнее приспосабливаться к меняющимся условиям рынка. При эффективном менеджменте результатом объединения в группу компаний всегда является улучшение финансовых результатов деятельности.

Организации, составляющие группу компаний, как правило, находятся в более тесном взаимодействии, чем иные организации. Объединяет такие компании чаще всего общее руководство, то есть наличие единого руководящего органа - управляющей компании, принимающей решения стратегического характера. Группа компаний может состоять из организаций, осуществляющих сходную деятельность (например, несколько гостиниц, одна из которых выполняет функции управляющей компании), но чаще группу компаний отличает разнообразие направлений деятельности, что позволяет при неблагоприятном стечении обстоятельств в одной сфере деятельности получать преимущества в другой.

В группу компаний могут входить организации, "отпочковавшиеся" от управляющей компании и некогда составлявшие с ней одно целое, или изначально разные организации, объединившиеся в группу компаний для более успешного продвижения на рынке товаров и услуг. В любом случае взаимодействие таких организаций с точки зрения делопроизводства скорее напоминает взаимодействие структурных частей (подразделений) одной организации, чем разных организаций. Однако реально это всегда более сложный тип взаимодействия, поскольку организации, составляющие группу компаний, являются самостоятельными юридическими лицами, могут располагаться на разных территориях (иногда в разных населенных пунктах), каждая организация имеет собственное руководство, наделенное всем кругом полномочий. 

В этих условиях особое значение приобретает организация документооборота между организациями, составляющими группу компаний.

Варианты организации делопроизводства

Существует два варианта организации делопроизводства – в зависимости от конкретных условий существования группы компаний:

1) часть делопроизводственных функций (регистрация документов, контроль исполнения документов и некоторые другие выполняются управляющей компанией, осуществляющей общее руководство), другая часть делопроизводственных функций (учет документов, поступающих из головной компании, регистрация собственных документов, систематизация документов и организация их хранения) осуществляются каждой организацией отдельно;

2) каждая организация, входящая в группу компаний, имеет собственную систему делопроизводства и самостоятельно выполняет весь комплекс делопроизводственных работ.

Первый вариант организации делопроизводства характерен для организаций, "выросших" из одной компании и достаточно тесно связанных друг с другом в организационном плане, второй – для организаций, объединившихся в группу компаний. В обоих случаях могут возникнуть проблемы, связанные с организацией документооборота. В частности, при передаче (пересылке) документов из одной компании в другую. Например, письмо из какой-либо организации поступило в управляющую компанию, затем (после резолюции руководителя или сразу после предварительного рассмотрения) оно передается в одну из компаний на исполнение. Если организации расположены на разных территориях, то передача документов может осуществляться курьерской связью или каким-либо иным способом. Именно на этом этапе чаще всего и происходит утеря документов. Подобного рода проблемы могут возникать и при передаче исполненных документов или проектов документов на согласование из какой-либо компании в управляющую или из управляющей компании в другие компании группы.

Оптимизация документооборота

Как можно исключить такие ситуации? Ответ здесь один: правильно организовать документооборот. Для этого необходимо выполнить несколько обязательных условий.

1. Разработка инструкции по делопроизводству (типовой, примерной) для всех организаций, составляющих группу компаний. Иначе говоря, выработка общих "правил игры". К сожалению, на практике мы чаще сталкиваемся с такой ситуацией, когда каждая компания сама для себя решает вопросы организации работы с документами, разрабатывая собственную инструкцию по делопроизводству, которая может никак не учитывать правила работы с документами, принятые в управляющей компании и других компаниях. Слабой стороной такого подхода к делопроизводству является то, что в этом случае ни одна из организаций, составляющих группу компаний, не продумывает и, соответственно, не решает вопросы их взаимодействия на документном уровне. Такой подход объясняется, как правило, тем, что каждая организация – самостоятельное юридическое лицо, полностью отвечающее за результаты прежде всего своей деятельности. Но уж если организации объединяются в группу, то необходимо, чтобы вопросы взаимодействия посредством документов оставались без внимания и совместно решались руководством организаций. Общие правила взаимодействия на документном уровне должны быть закреплены в инструкции по делопроизводству. Причем в этом случае возможны два варианта регламентации делопроизводства: первый – разработка типовой инструкции для всех организаций, составляющих группу компаний, второй – разработка примерной инструкции, на основании которой каждая организация, используя общие принципы, закрепленные в примерной инструкции, разрабатывает собственную инструкцию.

2. Создание в каждой организации службы делопроизводства (вопрос численности делопроизводственного персонала в организации решается самостоятельно, с учетом объема выполняемой работы). При небольшом объеме работ ведение делопроизводства может осуществляться одним работником. Часто в небольших компаниях все делопроизводственная обработка документов (получение, отправка, регистрация, передача в подразделения) поручаются секретарю руководителя. Однако у него достаточно работы, связанной с выполнением своих непосредственных обязанностей (выполнение поручений руководителя, планирование его работы, прием посетителей, ведение телефонных переговоров и др.). Безусловно, эта работа имеет для секретаря руководителя приоритетное значение, и, как правило, он не в состоянии взять на себя всю делопроизводственную обработку документов, отслеживать движение документов в организации, контролировать их исполнение, проверять ведение делопроизводства в подразделениях и выполнять другие функции.

3. Налаживание документационных потоков между организациями, составляющими группу компаний. Поскольку группу компаний составляют самостоятельные организации, то всякий обмен официальной информацией между ними должен осуществляться посредством переписки (документов, оформляемых на бланках писем), а не докладных или служебных записок. В этом случае любое письмо, поступившее в организацию или отправленное в организацию, входящую в группу компаний, будет рассматриваться как "внешняя" корреспонденция. Из этого вытекает, что правила регистрации этих документов (входящая, исходящая) аналогичны правилам, по которым осуществляется регистрация любой другой корреспонденции. Исключением из правила являются копии распорядительных документов, рассылаемые управляющей компанией.

Вопросы доставки корреспонденции

Как правило, если организации, составляющие группу компаний, находятся на территории одного населенного пункта, для доставки корреспонденции, циркулирующей между этими компаниями, используется не почтовая связь, а курьерская. При доставке корреспонденции курьерской связью также бывают случаи утери документов, поэтому необходим учет документов, передаваемых курьеру. Для этих целей может использоваться Реестр (лист) документов, доставляемых курьерской связью. Этот документ необходим для фиксации факта передачи документов курьеру и от курьера адресату. Передача документов курьером должна сопровождаться под расписку: только в этом случае при утере документов можно будет установить, на каком этапе и по чьей вине это произошло. В реестре (листе) курьерской доставки достаточно зафиксировать только те сведения о документе, которые необходимы для учета документов на этапе доставки. Форма реестра (листа) документов, доставляемых курьерской связью, может быть следующей:

Реестр (лист) документов, доставляемых курьерской связью _________

(дата)

Не рекомендуется пересылать между организациями – как составляющими группу компаний, так и другими – документы, не имеющие адресной части без сопроводительного письма, например проекты договоров или иные документы. Если документ не имеет реквизитов, необходимых для учета, составляется сопроводительное письмо, так как именно оно позволяет зафиксировать факт отправки или получения документа.