С чего начинается офис?

Невозможно представить себе офис без административных работников: секретарей, делопроизводителей, канцелярии… Часто работодателям кажется, что административные вакансии легко «закрыть». Но следует иметь в виду, что требования к работникам секретариата существенно различаются: разные профессии требуют разного опыта, знаний, умений, личностных качеств, предоставляют различные карьерные возможности.

Штат операторов call-центра обзванивает потенциальных клиентов с предложением товаров или услуг. Когда посетители приходят в офис, их встречает секретарь на ресепшн. Офис-менеджер, пока посетитель ожидает приема, предложит ему чай или кофе. А если в какой-то момент поток клиентов прекратился, то он наводит порядок в комнате для посетителей, раскладывает журналы, поливает цветы. При этом есть сотрудник административно-хозяйственного отдела, который рассылает курьеров и водителей и следит за наличием канцтоваров. У каждого руководителя – личный секретарь, а у руководителей высшего звена – еще и персональные ассистенты. Для полноты картины можно добавить операторов ПК, заполняющих базы данных, печатающих всю документацию, прайс-листы; работников канцелярии, занимающихся оформлением внутренней документации, выдачей справок; секретарей-делопроизводителей, ведущих документацию, осуществляющих учет; а также архивистов. Ну а если компания работает с иностранными клиентами или выходит на международный рынок, ей необходимы и грамотные переводчики.

Подобрать специалиста, который будет идеально соответствовать определенным требованиям, нелегко. Обязанности одних и тех же должностей в разных организациях могут существенно различаться. Например, в небольшой компании секретарь часто совмещает обязанности секретаря на ресепшн, офис-менеджера, секретаря-переводчика и помощника руководителя. А крупная организация, например, может иметь разветвленную административную службу, где каждый специалист занимается решением достаточно узкого круга задач.

Сотрудник call-центра

Это, пожалуй, одна из самых низкооплачиваемых, но при этом очень востребованная позиция из всех офисных служб. Сотрудник call-центра должен отвечать на звонки и обзванивать потенциальных клиентов. Пять рабочих дней в неделю с утра до вечера, набирая номер за номером из телефонного справочника или базы данных, он слышит ответ на заранее заготовленную фразу: «Спасибо, не надо» – и это в лучшем случае. Невзирая ни на что, разговаривать надо корректно, объяснять доходчиво, всю информацию аккуратно фиксировать, систематизировать, регулярно отчитываться перед руководством. Далеко не все могут выдержать такую нагрузку. К тому же для работника, занимающего эту должность, важны такие личностные качества, как стрессоустойчивость, терпение, оптимизм, дружелюбие, он должен обладать хорошей дикцией, способностью вести переговоры, выразительной грамотной речью, а главное – даром убеждения

Требования

Как правило, минимальными требованиями являются: образование не ниже среднего специального, начальное знание ПК, можно без опыта работы. Из личных качеств чаще всего в объявлениях указывают коммуникабельность и доброжелательность. На высокооплачиваемые вакансии требуют уже специальных знаний и владения английским языком. Если говорить о возрасте, то нижняя граница часто составляет 20 лет (многие считают, что молодые амбициозные девушки не смогут выполнять кропотливую, монотонную работу), верхняя возрастная граница – 40–55 лет.

Секретарь на ресепшн

Обычно вакансию секретаря приемной (секретаря на ресепшн) открывают компании, в офисы которых поступает большое число телефонных звонков или приходит много посетителей. Обычно секретарь на ресепшн отвечает на входящие звонки, распределяет и переключает звонки на номера сотрудников фирмы, принимает факсы, записывает клиентов на прием, провожает посетителей или объясняет, как пройти в нужную комнату, кроме того, получает и распределяет почту, в том числе и электронную. Иногда при большом потоке и посетителей, и входящих звонков на должности секретаря на ресепшн и секретаря на телефон приглашают двух девушек, в некоторых случаях секретарь на ресепшн выполняет дополнительные функции, например офис-менеджера.

Для многих должность секретаря на ресепшн является первой ступенькой карьеры, следующие – секретарь-референт, офис-менеджер, помощник руководителя, помощник менеджера или менеджер.

Требования

Для секретаря на ресепшн большое значение имеют внешние данные, обаяние, культура речи, а значит, на работу приглашают молодых (в 99 % случаев – до 30 лет) девушек с приятной внешностью. Для офисов, где среди посетителей бывают иностранцы, требуется знание языков. Образование не ниже среднего специального (опять же в зависимости от контингента посетителей). Наличие опыта работы не входит в число обязательных требований к соискателям, но является их конкурентным преимуществом. Из личных качеств необходимы доброжелательность, умение сдерживать свои эмоции, терпение. Если в обязанности входит работа с документами, то необходимо знание основ делопроизводства и компьютера на уровне пользователя.

Офис-менеджер

Офис-менеджер занимается обеспечением жизнедеятельности офиса. Он координирует работу секретарей и других «младших» сотрудников офиса, может заниматься вопросами аренды и ремонта помещения. В небольших компаниях офис-менеджер чаще всего один, а в крупных существуют административно-хозяйственные отделы, каждый сотрудник которых имеет узкую специализацию, например, занимается заказом билетов и бронированием гостиниц для руководства или контролирует определенную группу провайдеров услуг для офиса.

Профессия офис-менеджера открывает широкие карьерные горизонты. Во-первых, успешный офис-менеджер при желании может стать, к примеру, администратором крупной гостиницы или магазина. Во-вторых, он отличный коммуникатор и может найти свое самовыражение в качестве менеджера по персоналу (получив соответствующее образование, конечно). В-третьих, он может стать референтом руководителя или крупным хозяйственным деятелем, например руководителем отдела снабжения.

Требования

В число обязательных требований для соискателя на эту должность входят высшее образование, знание английского языка и опыт работы.

Секретарь (секретарь-референт)

Секретарь-референт – самая востребованная профессия из административного персонала (45 % запросов на рынке вакансий). Правда, многие из соискателей считают, что эта должность не требует особой подготовки и профессионализма, некоторые представляют, что секретарская работа – это приготовление кофе и ответы на звонки.

На самом деле сегодня круг обязанностей секретарей гораздо шире. Так, 63 % работодателей требуют знания ПК, четверть – делопроизводства, 16 % – английского языка. Причем отмечается, что при этом «стоимость» сотрудника повышается примерно на 300 долларов.

Минимальное предложение по вакансии «секретарь» в Москве – 9000 рублей. Как правило, на такую зарплату соглашаются в основном студенты и абитуриенты, потерявшие время при поступлении. Здесь требуются общие знания компьютера, умение вести телефонные переговоры и подавать кофе. Максимальное предложение – 45000 рублей. Это фактически секретарь – помощник руководителя. Чтобы попасть на эту должность, нужно не просто быть отличным профессионалом, но и разбираться в специфике бизнеса своего непосредственного начальника. Как правило, такие секретари – правая рука руководителя. Им могут позвонить в три часа ночи и попросить срочно переслать важные документы или заказать билет на самолет.

Требования

Список требований к секретарям и секретарям-референтам довольно обширен: пунктуальность, дисциплинированность, организаторские способности, внимательность, аккуратность, ответственность, доброжелательность, знание этикета, оптимизм, энергичность, высокая скорость печати, умение обращаться с оргтехникой и мини-АТС, знание 1С. Секретарь должен иметь презентабельную внешность, грамотную речь и хорошую дикцию. Возрастные ограничения содержат три четверти объявлений о вакансиях. Возрастной коридор достаточно широк – от 18 до 45 лет. Однако большинство вакансий адресуется секретарям в возрасте от 20 до 30–35 лет. Чуть более половины работодателей отдает предпочтение женщинам, для остальных пол секретаря не имеет значения.

В последние годы для работодателей стало важным, чтобы секретарь гармонично вписывался в стиль компании. Соискатели уже привыкли к тому, что в серьезных организациях на собеседовании работодателя интересуют не только профессиональные знания соискателя, но и его кругозор. Часто руководители задают нестандартные вопросы на логику мышления, проверяют аналитические способности и умение аргументированно отвечать на вопросы, обращают внимание на способность принимать самостоятельные решения и на профессиональный потенциал.

Персональный ассистент

Это высшая ступень секретарской карьеры. В российской табели о рангах позиция «персональный ассистент» появилась на заре 90-х, когда бизнес активно заимствовал и адаптировал западные образцы. С тех пор персональный ассистент прошел длинный путь трансформаций, превратившись из кукольной красотки, заседавшей в приемной и служившей, в первую очередь, лицом компании, в проверенного профессионала, «правую руку» начальника. Но говорить о расцвете этой профессии в России еще рано: ее популярность сравнительно невысока. Вузы, дающие соответствующее профильное образование, можно сосчитать по пальцам. Сами персональные ассистенты часто относятся к своей должности только как к ступени в карьере. Как следствие – сегодня на российском рынке наблюдается дефицит квалифицированных специалистов.

В обязанности личного помощника входит планирование рабочего дня руководителя, ведение делопроизводства и деловой переписки, визовая поддержка руководителя, контроль исполнения его распоряжений. Часто помощник выступает в качестве синхронного переводчика на переговорах.

Требования

В некоторых компаниях на личных помощников ложится часть функций менеджера по персоналу, PR-менеджера. Соответственно от кандидата на эту позицию требуется умение находить контакт с руководителем, самостоятельность, социальная зрелость, поэтому сегодня многие компании поднимают планку возрастного ценза для личных помощников до 35–40 лет. Одно из требований к персональному ассистенту – психологическая совместимость с руководителем, готовность работать в ненормированном режиме. Начальник может трудиться в выходные и праздники, задерживаться допоздна. Персональному помощнику приходится работать в таком же темпе, а на это соглашается не каждый кандидат.

Оператор ПК

Операторов ПК некоторые руководители порой по старинке называют машинистками, в лучшем случае – наборщицами. Однако разница между требованиями к советской машинистке и современному оператору ПК достаточно существенна, поскольку для первой главным критерием профессионализма были скорость печати и грамотность, а сегодня умения набирать текст, пусть и с большой скоростью и без ошибок, явно недостаточно.

Если же сотрудник справляется со всеми возложенными обязанностями, не исключено, что со временем он начнет продвигаться по карьерной лестнице. Поэтому профессию оператора ПК можно рассматривать в определенной мере как стартовую, ведь далеко не каждому здоровье позволит просидеть за компьютером всю жизнь.

Требования

Помимо аккуратности, внимательности, исполнительности работодатели выдвигают на первый план такие требования, как опыт работы, высшее или среднее специальное образование, знание программы 1С (это кроме основных компьютерных программ – Word, Excel, MS Office, CorеlDraw, Photoshop). При этом 74 % работодателей предпочитают видеть на должности оператора ПК женщин. Среди дополнительных требований можно выделить знание делопроизводства, первичных бухгалтерских документов и английского языка, хорошую память, умение работать в команде, высокую работоспособность и приятную внешность, Из личных качеств главное – внимательность. Ценятся также обучаемость, целеустремленность и стрессоустойчивость.

Достаточно либеральны работодатели только по отношению к возрасту претендентов, хотя самым «ходовым» можно считать возраст от 22 до 35 лет. Вместе с тем возрастной коридор можно расширить до 18–50 лет.

Руководитель службы документационного обеспечения управления (ДОУ)

Пожалуй, в каждом офисе есть эта служба или хотя бы сотрудник, отвечающий за документационное обеспечение управления. В небольших компаниях весь документооборот ложится на плечи одного человека, который иногда совмещает эту работу с другими административными функциями. В более крупных компаниях в структуру ДОУ входят секретарь-делопроизводитель, архивист, менеджер и руководитель.

Обычно на плечи руководителя ДОУ ложатся функции общего контроля делопроизводства и документооборота, работы архива, а также деятельности сотрудников отдела.

Часто руководителем ДОУ становятся бывшие делопроизводители или секретари с большим стажем работы и навыками ведения документооборота.

Требования

Как правило, для работодателей важны возрастные и квалификационные характеристики соискателей на эту должность. Так, необходим опыт работы от трех лет, образование, соответствующее профилю деятельности компании, знание нормативных документов и ГОСТов, исполнительность, аккуратность, пунктуальность. В редких случаях требуется знание английского языка. Обычный возрастной коридор – 30–50 лет.

Делопроизводитель

Должность секретаря-делопроизводителя существует в некоторых банковских, финансовых структурах, юридических компаниях и крупных организациях со значительным объемом документооборота.

Обычно делопроизводитель принимает, отправляет и сортирует документы, письма и другие деловые бумаги по степени важности, ведет их учет и контроль в специальных журналах, готовит материалы для руководителя.

Требования

Для отличной работы делопроизводителю нужны хорошая долговременная и оперативная память, эмоциональная устойчивость, высокая помехоустойчивость, способность к длительной концентрации внимания, а также толерантность к многочисленным контактам, навыки делового общения, конструктивное восприятие критики в свой адрес, профильное образование и навыки работы с документами. В редких случаях работодатели требуют знаний систем электронного документооборота.

Архивист

Должность архивиста есть не во всех компаниях, часто его функции берет на себя делопроизводитель. Но если объем документооборота значителен, то для ведения архива нужен отдельный сотрудник.

Требования

Должность архивиста в офисе требует знаний компьютерных программ (иногда систем электронного документооборота), высшего образования, опыта работы, умения пользоваться базами данных. Из личных качеств важны усидчивость, исполнительность, аккуратность, внимательность.

Заведующий канцелярией

Заведующий (или руководитель) организует работу канцелярии, обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению, осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением (то есть частично берет на себя функции делопроизводителя), организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение, обеспечивает печатание и размножение служебных документов, участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку, руководит работниками канцелярии.

Требования

Заведующий канцелярией должен знать схемы документооборота; нормативные документы и ГОСТы, порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности; сроки и порядок сдачи дел в архив; системы организации контроля за исполнением документов, законодательство о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда. Также работодатели требуют от соискателя обязательного среднего профессионального образования, но не критичны к стажу работы. Если у кандидата начальное профессиональное образование, то стаж работы по специальности должен быть не менее трех лет. Для некоторых организации необходимо знание английского.

Сотрудники административно-хозяйственного отдела (АХО)

Отдел АХО занимается хозяйственным обеспечением офиса. В небольшой компании (10–30 человек), как правило, все вопросы по ее снабжению и решению других административно-хозяйственных задач ложатся на плечи руководителя и секретаря. Обычно секретарю делегируются полномочия по закупке канцелярских товаров, расходных материалов, контроль за уборкой помещений. Все остальные проблемы ложатся на плечи руководства компании: это и решение вопросов, связанных с благоустройством офиса, и контакты с коммунально-эксплуатационными, государственными и муниципальными контролирующими органами.

Необходимость в отдельном сотруднике, занимающемся административно-хозяйственной деятельностью, возникает у компаний со штатом от 30 человек. В компаниях со штатом от 100 сотрудников административно-хозяйственной работой занимается уже отдел. Все задачи, вмененные в обязанности тому или работнику, четко прописаны в должностной инструкции.

Как правило, за бесперебойное функционирование офиса отвечает руководитель АХО. В его обязанности входит общий контроль за состоянием офиса, других помещений и территорий компании, планирование капитального ремонта, составление смет расходов на хозяйственные нужды. Также он ведет всю договорную работу с обслуживающими организациями и взаимодействует с государственными и муниципальными контролирующими органами.

Требования

В большинстве случаев на административно-хозяйственную работу приглашают мужчин 30–45 лет, не обязательно с высшим образованием, с опытом работы 2–3 года и умением руководить коллективом. Требуются еще и такие качества, как честность, преданность компании, самостоятельность.

Переводчик

Профессия переводчика считается одной из самых престижных и востребованных. И в настоящее время владение иностранным языком – непременный залог высокой зарплаты и быстрого карьерного роста. Однако сначала нужно получить лингвистическое образование, что во все времена было задачей повышенной сложности. Сейчас в престижных вузах конкурс на переводческие факультеты порой достигает 30 человек на место. Кроме того, поступление и последующее обучение требуют значительных материальных затрат.

Часто работникам приходится совмещать функции переводчика и секретаря; менеджера, помощника руководителя и переводчика.

Требования

Обязательные требования – опыт работы, знание двух языков, навыки делового перевода, грамотность.

Тенденции рынка

Итак, в настоящее время администраторов требуется все больше, и компании, по данным кадрового центра «Виват Персонал», готовы предложить им перспективную работу с весьма достойной оплатой (см. Таблицу 1).

Таблица 1 

 Заработная плата административных специалистов (Москва и регионы)

При этом предлагаемые оклады нередко превышают запросы соискателей (исключение составляют сотрудники административно-хозяйственного отдела, которые оценивают свою «стоимость» исходя из круга полномочий, тогда как предлагаемые оклады зависят от размера компании) (см. Таблицу 2).

Таблица 2

Заработная плата административных специалистов: предложения и ожидания (Москва и регионы)

Ситуация в Москве и регионах разная

Если в Москве в «административку» часто идут студенты, которые смотрят на эти должности как на трамплин в начале карьерного пути, то в регионах процент работающих студентов ниже (административные должности воспринимаются там как постоянное место работы). Нередко работники целенаправленно строят карьеру в административном секторе, вырастая от оператора на телефоне до руководителя секретариата или руководителя канцелярии. Поэтому на региональном рынке соискатели предлагают свой опыт (стандартно – 2–3 года), квалификацию. Многие кандидаты знают бухгалтерские программы, английский язык, основы документооборота, ГОСТов и нормативов. Во многом такая ситуация складывается благодаря тому, что в Москве, в отличие от регионов, офисов больше и круг полномочий каждого из сотрудников уже. Соответственно, столичные компании могут взять себе в качестве секретаря на ресепшн студентку презентабельной внешности для встречи посетителей и ответов на звонки. В регионах же на этой должности придется также выполнять некоторые административные функции, например, контролировать уборку офиса, закупать канцтовары, управлять курьерами, вести документооборот. Все это создает ситуацию «кадрового голода» в регионах: специалисты есть, и специалисты квалифицированные, но при традиционно более низкой, чем в Москве, заработной плате – компании не могут обеспечить соответствующий их функционалу уровень дохода.

Зарплата в административном секторе стабильно растет: за последние полгода в среднем увеличилась на 9–11 % (причем рост зарплаты в регионах идет интенсивнее, чем в столице). Но в настоящее время на рынке наблюдается дефицит квалифицированных кандидатов, особенно секретарей на ресепшн и, как ни странно, помощников руководителей. Хотя эта позиция наиболее популярна у соискателей, зачастую их опыт и профессиональные навыки не соответствуют требованиям работодателя.

Соответственно, спрос на профессиональных секретарей всегда превышает предложение. Сезонных колебаний в административном секторе не наблюдается, за исключением летних месяцев. Тогда превышение спроса над предложением на низкоквалифицированные должности (оператор call-центра, оператор ПК, секретарь на ресепшн) снижается за счет студентов, желающих «подзаработать». 

Если говорить о состоянии рынка соискателей, то можно отметить, что конкуренция в административном секторе достаточно низкая. Во-первых, мужчины практически не участвуют в конкурентной борьбе, разве только на должность помощников или персональных ассистентов руководителя. Во-вторых, серьезная конкуренция существует только в среднем диапазоне зарплатной «вилки», а наличие незначительных конкурентных преимуществ (опыт, высшее образование, знание иностранного языка) делает реальным шанс претендовать на верхнюю границу диапазона.

Взгляд глазами соискателя

Для большинства компаний характерна текучесть административного персонала. «Хорошие места» освобождаются по причине карьерного роста и декретных отпусков их обладательниц. По наблюдениям кадрового центра «Виват Персонал», за последнее время срок работы кандидата на одном месте сократился с полутора лет до полугода, а часто и до 2–3 месяцев (например, административный персонал в СМИ). Во многом это связано с тем, что часто соискатели смотрят на должность секретаря, делопроизводителя или офис-менеджера как на «временную» (40 % кандидатов). 

Если взглянуть на рынок предложений глазами кандидатов, то для них важной характеристикой потенциального места работы является перспектива карьерного роста или профессионального развития. Особенно это характерно для претендентов на позиции секретаря приемной и референта. Секретарские должности часто и небезосновательно рассматриваются как стартовые позиции. Именно в те организации, где существует возможность роста, приходят наиболее активные, подготовленные и образованные сотрудники. Для позиции персонального ассистента такая тенденции не характерна, так как она постепенно становится самостоятельной профессией, требующей высокой квалификации.

И поэтому многие соискатели считают, что позиция личного помощника является «потолком» карьеры в области офисного администрирования, но это не так. В крупной компании ассистент руководителя может вырасти до руководителя секретариата, исполнительного директора или заместителя директора по административным вопросам. У офис-менеджера также есть шансы для карьерного роста, например, он может стать административным директором.

Кроме того, работа в административной сфере предоставляет возможность ознакомиться со всеми областями деятельности организации и понять, что именно является наиболее интересным. Можно получить дополнительное образование (если это необходимо) и в дальнейшем развивать карьеру в избранном направлении.