Секретарь – хозяйка офиса

Работа офис-менеджера по обеспечению офиса не ограничивается закупкой канцтоваров и хозяйственных принадлежностей. В его обязанности, как правило, входит также обеспечение офиса продуктами питания, а также взаимодействие с кейтеринговыми организациями.

Откуда у нас вода?

Вода, которую мы употребляем, по своему происхождению делится на два вида: природная минеральная и питьевая очищенная. Природная вода добывается из скважины, питьевая очищенная вода – это вода из обычного водоема, прошедшая очистку от механических, химических и биологических примесей.

Компании, поставляющие воду в офисы, предлагают различные виды тары: бутылки 0,33 и 0,5 л, канистры 5 и 19 л.

Вода в бутылках 0,33 и 0,5 л может использоваться для переговоров и совещаний, а также для посетителей в приемной, если нет кулера. При организации совещания необходимо учесть разную потребность участников в воде и поставить чуть больше бутылок, чем число участников. Бутылки заранее не открываются в целях гигиены.

При установке офисного кулера необходимо учесть не только количество сотрудников и посетителей, но и сезонность. Летом пьют больше, поэтому заказывать воду нужно чаще. Кулеры могут находиться в нескольких помещениях. Там, где много народу, лучше разместить напольный аппарат с выдачей стаканов. Рядом с ним необходимо поставить корзину для использованных предметов. Кулер должен быть доступен для всех, но в то же время не мешать свободному перемещению сотрудников по офису.

Кофе-брейк: что понадобится?

При проведении длительного совещания необходимо предусмотреть небольшую паузу, чтобы участники могли перекусить и восстановить свои силы. Кофе-брейк можно также организовать перед началом совещания, когда идет регистрация участников мероприятия. Фактически кофе-брейк – это мини-фуршет для большого числа участников.

Во время кофе-брейка предлагают горячие и холодные напитки (чай, кофе, соки (в кувшинах) воду), закуски, десерты. В качестве закусок подают мясную или рыбную нарезку, крекеры, сыр, салаты в тарталетках, бутерброды.   Для оформления бутербродов-канапе используют шпажки (но ни в коем случае не зубочистки!). Могут быть предложены конфеты, печенье, пирожные. Кроме того, на столах должны быть нарезанные на тонкие дольки лимоны, порционные сливки, порционный шоколад. Нередко предлагают и фрукты. Виноград нарезают небольшими веточками по 5–10 ягод, остальные фрукты должны быть небольшими по размеру. При этом часть стола необходимо оставить свободной – для использованной посуды.

В некоторых случаях, когда предполагается обсуждение важных вопросов, прямо в комнате для совещаний на небольшой стол ставят все необходимое: термосы с чаем и кофе, напитки в кувшинах, посуду и минимум продуктов. Участники совещания сами подходят к столу, не прерываясь и продолжая обсуждение вопросов.

Завершение переговоров и подписание контракта нередко отмечают бокалом вина/шампанского или коньяка. В разгар рабочего дня не принято пить водку и крепкие напитки, за исключением коньяка. Бокал вина предполагает минимум закусок. При этом учитывайте, что количество бокалов должно быть больше числа участников – возможно, кто-то захочет «повторить».

Мини-бар руководителя

При закупке алкогольных напитков для бара необходимо руководствоваться вкусами вашего руководителя и его партнеров. Вот примерный ассортимент мини-бара:

• водка – 0,75 л;
• мартини – 0,5 л;
• коньяк 5* – 0,7 л;
• виски – 0,5 л;
• вино полусухое красное и белое – по 0,7 л;
• текила, джин, абсент – по желанию руководителя.

Кейтеринг, или Обед в студию!

Эта форма обеспечения питанием используется в компаниях, не имеющих своей столовой или кафе. Вне зависимости от того, оплачивает компания (частично или полностью) расходы на питание своих сотрудников или нет, с компанией-поставщиком необходимо заключить письменный договор – он пригодится, например, в случае отравления. К выбору кейтеринговой компании нужно отнестись со всей серьезностью, лучше по рекомендации, предварительно опросив своих коллег или знакомых.

Офис – не столовая

Желательно, чтобы в офисе было отдельное помещение для приема пищи. Это необходимо не только по правилам санитарии, но и для обеспечения комфорта сотрудников. В таком помещении должна быть хорошая вентиляция, чтобы офис не напоминал столовую по силе и количеству ароматов. В офисе не должно пахнуть продуктами. Исключение сделано только для аромата кофе. В комнате для приема пищи необходимо установить холодильник, микроволновую печь и стеллаж/полку для личной посуды сотрудников.

Заказ обедов на следующий день осуществляется накануне до 15–16 часов. Кейтеринговая компания обрабатывает заказы и доставляет обед в установленное договором время. Обеды доставляются в индивидуальных упаковках (одноразовая посуда). Также предоставляется меню на следующий день, в котором особо отмечаются новинки ассортимента.

Также кейтеринговые компании могут осуществлять услуги выездного обслуживания – «столовая на колесах»: вам предоставят что-то типа вагона-ресторана. Время работы выездной столовой обычно от 1,5 до 2 часов.

Для крупных мероприятий выездным обслуживанием предоставляется все необходимое в полном объеме: столы, стулья, скатерти, посуда, а также приготовление блюд, сервировка столов, обслуживание на банкете/фуршете, уборка по окончании мероприятия.

Обеспечение корпоративных мероприятий

Иногда офис-менеджеру приходится делать закупки для корпоративных мероприятий. В крупных городах оптовые продовольственные компании осуществляют доставку в офис или указанное место продукции в любом ассортименте. Оплата возможна по безналичному расчету.

Для расчета количества продуктов используют разные методики. Приведем некоторые из них.

Пропорции продуктов (блюд) для банкета:

• мясо – 55–60 %;
• птица – 25–30 %;
• рыба – 15–20 %;
• овощи – 5–7 %;
• салаты – 2–3 вида;
• нарезка – 3–4 вида;
• соления, маринады – 2–3 вида.

Примерный расчет на 50 человек:

• вино белое сухое – 12 бутылок;
• вино белое полусухое –4 бутылки;
• вино красное сухое – 15 бутылок;
• вино красное полусухое – 5–6 бутылок;
• шампанское – не менее 15 бутылок;
• водка (1 л) – не менее 10 бутылок;
• коньяк 0,7 л – 4 бутылки;
• виски 0,5 л – 3 бутылки;
• соки – не менее 20 л;
• минеральная вода (0,5 л) – не менее 20 бутылок.