Обслуживающий персонал в подчинении у секретаря

Зачастую в обязанности секретаря входит руководство обслуживающим персоналом офиса – курьерами, уборщицами, дворниками, сотрудниками корпоративной столовой, водителями. И даже если в компании есть отдельная хозяйственная служба, секретарю все равно приходится взаимодействовать с этими сотрудниками.

На что стоит обращать внимание при подборе сотрудников на эти позиции? Как правильно ставить перед ними задачи и контролировать их работу? Что делать в случае нарушения дисциплины?

На этапе подбора

При подборе сотрудников на позиции обслуживающего персонала необходимо учесть некоторые нюансы. На подобные вакансии откликается большое количество соискателей, но зачастую из большого числа претендентов сложно выбрать достойного кандидата. Конечно, многое зависит от требований, которые предъявляются к кандидату. Например, одни склонны принимать на работу молодых, динамичных людей, студентов, другие, наоборот, кандидатов постарше, обязательно с опытом работы.

Не секрет, что обслуживающий персонал – это особая категория работников, что они чаще других меняют работу и нарушают дисциплину. Как обезопасить компанию еще на этапе подбора? Вот несколько советов.

■ Отдавайте приоритет претендентам с опытом. Работа обслуживающего персонала не требует специальных навыков – убирать офис или развозить документы может научиться каждый, но не все представляют до конца ее особенности, пока не попробуют на деле. Нужен ли вам сотрудник, который через неделю скажет, что эта работа не для него?

■ Попытайтесь понять мотивы человека. Почему он выбрал эту вакансию: это временная подработка во время учебы, постоянная работа, он привык так зарабатывать, он планирует совмещать эту работу с другой, кандидат недавно переехал из другого города и ему нужна работа, пока он не найдет что-то получше? Зная мотивы, вы сможете предположить, сколько времени проработает у вас человек.

■ Узнайте причины увольнения кандидата с прошлых мест работы. Запросите у него информацию о предыдущих работодателях.

■ Оцените претендента на пристрастие к алкогольным напиткам. О злоупотреблении алкоголем могут свидетельствовать тремор рук, неровный почерк, цвет лица, а также категоричные отрицательные суждения и ответы на вопросы об употреблении алкоголя.

■ Постарайтесь узнать «личную историю» кандидата. Задавать вопросы на собеседовании о личной жизни кандидата, его семье зачастую считается не этичным. Но на собеседовании с кандидатом на позицию обслуживающего персонала подобным вопросам нужно уделить особое внимание. Ответы соискателя помогут прояснить его мотивы – насколько долго он планирует работать, насколько важна для него эта работа, устраивает ли его предлагаемый уровень оплаты труда и занятость.

■ Оцените физическое здоровье кандидата, насколько он готов к физическому труду (это важно для уборщиц, дворников, курьеров, водителей).

■ Оцените исполнительность кандидата, проверьте, не конфликтный ли он человек.

Ставим задачи

Итак, вы курируете работу сотрудников, обслуживающих офис. От того, насколько качественно они выполняют свои обязанности, зависит уют в офисе, удобство и комфорт других сотрудников, своевременная доставка документов. Как поставить задачу и быть уверенным, что сотрудник исполнит ее качественно и в срок?

■ Максимально конкретизируйте свои требования: не нужно давать общих указаний – сотрудник может их неверно истолковать.

■ Если вы ставите сразу более двух задач, расставьте приоритеты: что важнее сделать в первую очередь, что можно отложить на потом. Постарайтесь изложить их в письменном виде – не нужно надеяться на память. Во-первых, вам будет легче контролировать работу сотрудника, во-вторых, у него будет перед глазами план работ.

■ Если выполнение задач привязано к определенному времени, нужно сообщить об этом заранее (накануне вечером или в начале рабочего дня), а лучше в письменном виде составить для сотрудника график, в котором указать, к какому времени он должен успеть сделать необходимую работу.

■ Попросите сотрудника повторить ваши указания – так вы узнаете, что он запомнил и понял. Даже если вам кажется, что ваши указания предельно просты, не пренебрегайте этим правилом. Это залог того, что сотрудник выполнит задание правильно.

■ Приучите сотрудников сообщать вам о том, что они не успевают выполнить нужную работу в срок, заранее, а не после того, как время выполнения истекло. Дайте им понять, что, владея этой информацией, вы сможете найти выход из положения.

■ Регулярно контролируйте выполнение работы. То, что можете проверить самостоятельно, – проверяйте, то, что не можете проконтролировать, – уточняйте у исполнителей, а также у сотрудников – заказчиков работы (все ли задания выполнены, насколько своевременно и качественно).

■ Заведите за правило в начале рабочего дня устраивать небольшую «планерку». Во-первых, вы увидите, все ли подчиненные вышли на работу вовремя, во-вторых, сможете поставить задачи на предстоящий день и оценить работу, выполненную накануне.

Что делать, если сотрудники нарушают трудовую дисциплину?

Каждый такой случай должен быть правильно оформлен. Не исключено, что систематическое нарушение дисциплины приведет к тому, что с сотрудником придется расстаться. В этом случае для соблюдений норм трудового права все случаи нарушения должны иметь документальное подтверждение. Действуйте совместно с работниками отдела кадров – они помогут правильно составить все необходимые документы.

Факт отсутствия сотрудника на рабочем месте должен быть отражен в табеле учета рабочего времени. Если неизвестна причина отсутствия, в табеле ставят буквенный код НН. Если в дальнейшем сотрудник представит документы, подтверждающие временную нетрудоспособность, или будет признан факт прогула, табель нужно исправить: буквенный код НН заменяют на код Б – временная нетрудоспособность (болезнь) или ПР – прогул (отсутствие на рабочем месте без уважительных причин).

Также необходимо подготовить документы, подтверждающие отсутствие сотрудника на работе: служебную записку от руководителя или акт об отсутствии на рабочем месте. Если сотрудник отсутствует длительное время, то лучше оформить акт на каждый день прогула.

Если сотрудник появился на рабочем месте, попросите его написать объяснительную записку с изложением причин невыхода на работу. Если по прошествии двух рабочих дней сотрудник не объяснил причины отсутствия, то нужно составить об этом соответствующий акт. Имея на руках такой документ, на сотрудника можно наложить дисциплинарное взыскание и без его объяснений.

Если сотрудник не появляется на рабочем месте, необходимо выяснить причины невыхода. Для этого на его домашний адрес необходимо отправить заказное письмо. Письмо оформляется на бланке организации и отправляется с уведомлением о вручении. После того как почтовое уведомление вернется, некоторое времени можно ждать ответа. Если же сотрудник не ответит, необходимо составить акт о непредоставлении объяснений.

Когда все доказательства вины сотрудника будут собраны, оформляют приказ о наложении дисциплинарного взыскания. Дисциплинарным взысканием может быть замечание, выговор или увольнение. Уволить сотрудника можно даже за однократный прогул.

Сотрудника необходимо ознакомить с приказом в течение трех дней после его издания. Если сотрудник откажется это сделать, то составляется соответствующий акт. Отказ работника подписать приказ не является препятствием для увольнения.

Необходимо помнить, что если сотрудника уволили без законного основания или с нарушением установленного порядка увольнения, то суд может восстановить сотрудника на прежней работе с оплатой времени вынужденного прогула.