Формы регистрации документов

Для регистрации документов могут использоваться карточная или журнальная формы. Причем обе формы регистрации могут вестись как в ручном варианте, когда журнал или карточки создаются на бумажном носителе, так и в автоматизированном режиме с использованием компьютеров и программного обеспечения. Какую форму и режим регистрации документов целесообразно использовать в настоящее время? Ответить на этот вопрос вы сможете после прочтения статьи, в которой описываются обе формы регистрации в двух режимах и перечисляются преимущества и недостатки каждой из них.

Регистрация документов в системе электронного документооборота

Карточная форма регистрации в автоматизированном режиме в большинстве случаев ведется в системе электронного документооборота (СЭД). В СЭД при регистрации документа создается регистрационная карточка (РК) или регистрационно-контрольная карточка (РКК) документа[1]. В нее вносятся основные данные о документе, и, как правило, прикрепляется сам электронный документ или электронная копия документа (рис. 1 и 2), после чего внесенные данные и прикрепленные файлы сохраняются в базе данных СЭД.

Совокупность реквизитов (полей) и вид РК документов в разных СЭД могут различаться. При этом некоторые системы позволяют для РК определенной группы самостоятельно добавлять перечень дополнительных реквизитов или создавать внешний вид РК и определять, какие реквизиты она должна включать.

Отметим, что приложение к Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477) содержит перечень сведений, которые должны вводиться в СЭД при регистрации документов, среди которых:

1. Адресант.

2. Адресат.

3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ.

4. Вид документа.

5. Дата документа.

6. Номер документа.

7. Дата поступления документа.

8. Входящий номер документа.

9. Ссылка на исходящий номер и дату документа.

10. Наименование текста.

11. Индекс дела.

12. Сведения о переадресации документа.

13. Количество листов основного документа.

14. Количество приложений.

15. Общее количество листов приложений.

16. Указания по исполнению документа.

17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя.

18. Отметка о конфиденциальности.

Часть сведений, указанных в этом приложении, характерна только для входящих документов. К этим сведениям относятся адресант, дата поступления документа, входящий номер документа.

Рис. 2.  Регистрационная карточка исходяшего документа в СЭД «ДЕЛО»

При этом Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти разрешают во время регистрации вводить в СЭД и другие сведения о документах, т.е. состав реквизитов, вносимых при регистрации в регистрационную форму, не ограничивается и может при необходимости самостоятельно дополняться организацией.

Преимущества регистрации документов в СЭД

Регистрация документов в СЭД в настоящее время является удобнее и эффективнее для дальнейшей работы по сравнению с другими способами регистрации.

■ СЭД позволяют вести регистрацию разных групп документов централизованным или децентрализованным способом. То есть некоторые виды документов (например, приказы руководителя организации по основной деятельности) могут регистрироваться централизованно в службе ДОУ, а другие – децентрализовано (например, каждое подразделение может регистрировать служебные записки, которые создаются в нем).

■ Независимо от места регистрации (централизованная или децентрализованная регистрация) все данные о документах сохраняются в одной базе данных. При этом права пользователей в СЭД разграничиваются на регистрацию, редактирование, удаление, просмотр документов и т.д. Соответственно, обладая определенными правами, можно ознакомиться в СЭД с разными документами, которые были зарегистрированы в разных подразделениях организации.

■ СЭД предоставляет удобный механизм поиска зарегистрированных документов и данных о них. Поиск документа или нескольких документов может осуществляться по любому реквизиту или по любой совокупности реквизитов, указанных в РК, а также по прикрепленным файлам текстового формата. Кроме того, СЭД очень быстро отбирает документы, соответствующие поисковому запросу, и при этом учитываются права пользователей на доступ к информации в системе. Например, за несколько секунд можно найти все входящие документы, зарегистрированные в первом квартале, а можно найти все входящие документы, зарегистрированные в первом квартале, поступившие от определенного корреспондента и посвященные определенному вопросу, и т.д. Найденные документы, как правило, отображаются в виде таблицы (журнала), каждая строка которой содержит сведения об одном документе. При выборе какой-либо строки открывается РК документа. При необходимости таблица, содержащая сведения о найденных документах, может быть распечатана или отправлена по электронной почте.

■ СЭД предоставляют удобные механизмы заполнения РК. В настроенной СЭД заполнение РК осуществляется, как правило, быстрее, чем внесение такого же объема информации в электронный журнал в MS Excel или бумажный журнал, а также бумажную карточку. В большинстве СЭД некоторые поля РК заполняются путем выбора значений из справочников (или словарей), при этом можно использовать механизм автопоиска  (автоподставки), позволяющий в кратчайшие сроки выбрать необходимое значение из справочника, или использовать заранее сохраненные списки значений. Отметим, что выбор значений из справочников, во-первых, позволяет пользователям не совершать орфографических ошибок при заполнении карточек, во-вторых, в дальнейшем облегчает поиск документов.

Остальные поля РК являются текстовыми (например, краткое содержание документа или текст резолюции), и для экономии времени при их заполнении можно использовать заранее сохраненные списки текстов, выбирая из них нужный текст или его часть. Кроме того, некоторые СЭД при заполнении текстовых полей позволяют использовать механизм автозамены.

■ Действия пользователей в СЭД протоколируются, т.е. записываются в специальный системный журнал. Благодаря этому можно посмотреть точное время регистрации документа, каким именно пользователем был зарегистрирован документ, вносились ли изменения в РК документа, какие пользователи и в какое время просматривали РК и сам документ и т.д.

■ СЭД позволяет нескольким пользователям одновременно регистрировать документы одной группы. Например, при большом объеме документооборота входящие документы могут одновременно регистрировать несколько человек. При этом регистрационные номера документов присваиваются автоматически, по порядку и с учетом требований инструкции по делопроизводству организации.

■ Большинство СЭД поддерживают однократную регистрацию документов и позволяют отслеживать движение документов как в электронном, так и бумажном виде. Другими словами, при использовании СЭД исчезает потребность в повторной регистрации документа, поступившего из другого подразделения. Документ регистрируется в СЭД однократно (один раз документу присваивается регистрационный номер, один раз заполняется и сохраняет РК), а затем в системе автоматически фиксируются все данные о передаче документа (его РК). И в любом подразделении можно легко получить список документов, поступивших из других подразделений за указный период времени.

■ СЭД позволяют прикреплять к РК файлы, содержащие электронный документ или электронную копию документа. При этом многие СЭД позволяют быстро и удобно сканировать документы на бумажном носителе. Например, некоторые СЭД предоставляют возможность поточного сканирования документов на бумажном носителе для создания их электронных копий и сохранения этих копий в базе данных СЭД. Технология поточного сканирования основана на том, что при регистрации на документ наносится уникальный штрих-код, который однозначно идентифицирует РК этого документа и содержит информацию о параметрах сохранения электронной копии. При сканировании любого количества документов СЭД самостоятельно анализирует штрих-код каждого документа, автоматически обрабатывает и прикрепляет электронные копии документов к соответствующим РК.

■ Многие СЭД позволяют проводить автоматическую проверку на повторность поступления документов. Например, сначала входящее письмо может прийти по факсу и быть зарегистрировано в СЭД. Через некоторое время это же письмо может быть доставлено почтой, и при его регистрации СЭД выдаст сообщение о том, что данный документ ранее поступал в организацию и уже зарегистрирован в системе.

■ СЭД позволят устанавливать связки или связывать несколько РК документов, имеющих логическую, тематическую или иную связь, и обеспечивает переход к работе из одной РК документа в другую. Например, можно установить связку между РК письма-запроса и РК письма-ответа.

■ СЭД позволяют в автоматизированном режиме формировать различные отчеты. То есть для подготовки отчета нужно задать только его параметры (например, период времени, виды документов, по которым формируется отчет, и т.д.), все остальное сделает СЭД.

Регистрация документов в электронных журналах

Электронные журналы регистрации удобнее всего вести в табличном процессоре MS Excel. При данном способе регистрации на каждую регистрируемую группу документов (входящие документы, исходящие документы, приказы по основной деятельности, распоряжения по основной деятельности и т.д.) необходимо завести отдельный электронный журнал. А для организации удобной работы с электронными журналами рекомендуем для каждого из них создать отдельный файл MS Excel. Другими словами, не нужно размещать несколько журналов на разных листах одного файла.

Состав столбцов в каждом электронном журнале определяет организация самостоятельно[3]. А так как виды документов отличаются по составу реквизитов, то состав столбцов в электронных журналах может различаться. Для подготовки электронных журналов можно использовать приведенный выше Перечень обязательных сведений о документах из Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, при необходимости дополняя его другими данными. Например, для удобства ведения справочно-информационной работы в электронный журнал можно включить столбец, содержащий ссылки на отсканированные образы документов (рис. 3), т.е. при нажатии на ссылку будет открываться электронная копия документа.

Данные по каждому документу вносятся в отдельную строку таблицы (см. рис. 3).

Для удобства регистрации желательно выделить шапку таблицы (строку, содержащую наименования столбцов) и зафиксировать ее область. Для этого необходимо выделить строку, расположенную под шапкой таблицы, и на вкладке Вид в группе Окно щелкнуть кнопку Закрепить области, а затем выбрать команду с таким же наименованием[4] (см. рис. 3). Выполнение данной операции позволить наименованиям столбцов таблицы всегда находиться в поле зрения.

Рис. 3. Журнал регистрации входящих документов в MS Excel.

Закрепление области

Для ведения справочно-информационной работы по документам в MS Excel можно использовать функции поиска и фильтрации. Например, для быстрого получения информации о документе по исходящему номеру (регистрационному номеру, присвоенному корреспондентом) удобно использовать поиск. Для этого сначала желательно выделить столбец, содержащий исходящие номера, а затем на вкладке Главная в группе Редактирование нажать кнопку Найти и выделить и выбрать команду Найти[5] (рис. 4). В результате откроется окно Найти и заменить (рис. 5), в которое можно ввести номер и быстро перейти к строке, содержащей информацию о нужном документе.

Рис. 4. Журнал регистрации входящих документов в MS Excel. Поиск документа

Рис. 5. Окно найти и заменить

Для получения, например, перечня документов, поступивших от одного корреспондента, будет удобнее воспользоваться фильтром (рис. 6). В отфильтрованных данных отображаются только строки, соответствующие заданным условиям, а ненужные строки скрываются. После отбора данные о документах можно просматривать, выводить на печать, преобразовывать в диаграммы, копировать и т.д.

Кроме того, возможен отбор по нескольким столбцам. Несколько фильтров можно применять одновременно. Фильтры действуют по дополнительному принципу, т.е. каждый новый фильтр накладывается на фильтр, примененный до него, и в еще большей степени ограничивает подмножество данных. Например, можно получить перечень документов, поступивших от определенного корреспондента за определенный период времени.

Для создания фильтра нужно выделить ячейку в области данных, которые в дальнейшем нужно будет фильтровать, и затем на вкладке Главная в группе Редактирование нажать кнопку Сортировка и фильтр и выбрать команду Фильтр. После установки фильтра в каждой ячейке с наименованием столбца появится кнопка, позволяющая выбрать условия фильтрации (см. рис. 6).

В рамках данной статьи нельзя рассказать подробно про функции поиска и фильтрации MS Excel. Однако всю необходимую информацию о работе данных функций можно найти в справке MS Excel, которая открывается при нажатии клавиши F1 на клавиатуре. А для освоения MS Excel будут полезны бесплатные учебные курсы, размещенные на сайте Microsoft: http://office.microsoft.com/ru-ru/training/CR010047968.aspx.

Итак, возможности MS Excel по регистрации документов и дальнейшей работе с данными значительно уступают СЭД. Поэтому данный способ регистрации можно использовать при небольшом объеме документооборота, когда регистрацию документов в каждом электронном журнале осуществляет один человек. Если документов много, то стоит задуматься о приобретении СЭД.

Однако регистрация документов в MS Excel удобнее и эффективнее по сравнению с использованием бумажных журналов[6] и карточек. Функции MS Excel позволяют более оперативно и качественно вести информационно-справочную работу по документам. При необходимости в MS Excel кроме названных нами функций поиска и фильтрации можно использовать другие средства: сводные таблицы, диаграммы, формулы и т.д.

Регистрация документов с использованием бумажных картотек

При данном способе регистрации РК создаются и заполняются на бумажном носителе, а затем вручную расставляются в картотеки в соответствии с используемыми классификаторами. На один документ может создаваться несколько РК, включаемых одновременно в несколько самостоятельных картотек. При этом могут использоваться следующие картотеки:

● справочная (информационная);

● тематическая (кодификационная);

● сроковая (контрольно-справочная).

Справочная (информационная) картотека используется для регистрации документов и их дальнейшего поиска. По одной картотеке, в которой РК систематизируются по видам документов и регистрационным номерам, не всегда удобно производить поиск документов. Поэтому в организации могут одновременно вестись сразу несколько справочных картотек, в которых РК систематизируются по другим параметрам: корреспонденту, исполнителю и т.д.

Для более полного раскрытия содержания документов создается тематическая (кодификационная) картотека. В данной картотеке составляется отдельная карточка на каждый вопрос, содержащийся в тексте документа. Сами карточки в данной картотеке систематизируются в соответствии с рубриками внутрисистемного классификатора вопросов деятельности организации.

Сроковая (контрольно-справочная) картотека используется для осуществления контроля за исполнением документов и поручений.

Формы РК самостоятельно определяет организация и закрепляет их в инструкции по делопроизводству. Обычно РК делаются на плотной бумаге формата А5 (148х210 мм) или А6 (105х148 мм).

Регистрационная карточка входящего документа

Лицевая сторона

Для ведения нескольких картотек, т.е. для создания нескольких РК по одному документу, используют одну из следующих технологий:

● заполняют несколько РК и затем расставляют их по картотекам;

● заполняют одну карточку, затем снимают необходимое количество копий карточки и расставляют их по картотекам.

Итак, карточная форма регистрации, построенная на применении традиционных ручных средств, является неудобной и трудоемкой для самого процесса регистрации. Кроме того, такой способ регистрации не удовлетворяет современным требованиям оперативности и полноты получения информации. При работе с РК, созданными на бумажном носителе, затруднено составление статистических и аналитических обобщающих сводок, проведение оперативного многоаспектного поиска, накопление, обработка и хранение больших объемов информации.

Однако данный способ регистрации нельзя назвать самым неэффективным. Самый трудоемкий и неудобный способ регистрации – это регистрация в бумажных журналах. Кратко опишем особенности использования журналов на бумажном носителе.

Регистрация документов с использованием бумажных журналов

Регистрация документов в бумажных журналах является исторически наиболее ранней регистрационной формой.

При использовании бумажных журналов (аналогично с электронными) на каждую регистрируемую группу документов (входящие документы, исходящие документы, приказы по основной деятельности, распоряжения по основной деятельности и т.д.) необходимо заводить отдельный журнал. Состав столбцов в каждом бумажном журнале также самостоятельно определяется организацией[7].

Бумажные журналы значительно уступают по удобству использования электронным аналогам. Традиционные журналы не имеют никаких средств, позволяющих облегчить поиск документов, составление отчетов и т.д. Журнал на бумажном носителе предполагает запись данных о документах по порядку, т.е. только в хронологической последовательности. Поэтому при поиске нужно постранично просматривать все записи в журнале, а это очень трудоемко и неэффективно. Кроме того, несколько человек не могут одновременно работать с одним бумажным журналом и во время просмотра журнала в него нельзя вносить данные о регистрируемых документах. Поэтому использовать бумажные журналы для регистрации организационно-распорядительных документов нецелесообразно. Сегодня нужно регистрировать документы в бумажных журналах только в том случае, если требование к ведению журналов на бумажных носителях закреплено в правовых актах или когда учет документов выступает на первое место, предотвращая претензии и конфликтные ситуации (например, при выдаче документов об образовании, пропусков).

Извлечение

из Правил обеспечения наличными деньгами организаций, лицевые счета которым открыты в территориальных органах Федерального казначейства

(утверждены приказом Минфина России от 31.12.2010 № 199н)

50. Журнал регистрации денежных чеков ведется органом Федерального казначейства на бумажном носителе в следующем порядке… […]