Создание офиса с нуля на строительной площадке

Создание нового офиса – трудоемкая задача, требующая учета множества деталей. В обязанности офис-менеджера или помощника руководителя, выполняющего в т.ч. административно-хозяйственные задачи, вряд ли будет входить организация ремонта в офисе или возведение временного административно-хозяйственного комплекса.

План

Прежде всего нужно составить детальный план мероприятий, который необходимо предоставить руководителю на рассмотрение и утверждение. В процессе составления такого плана станет ясно, что необходимо приобрести, какие ресурсы требуется задействовать, какие сложности могут возникнуть и т.д.

К проработке плана мероприятий по организации нового комфортного офиса необходимо приступить незамедлительно, т.е. сразу,  как только офис-менеджер/помощник руководителя получит распоряжение от своего непосредственного руководителя. Стоит помнить о том, что подготовка офиса для постоянной работы в нем сотрудников компании – дело не одного-двух дней (может потребоваться не одна неделя для того, чтобы офис был оснащен всем необходимым для полноценной и эффективной работы).

Приведем примерный план мероприятий по организации нового офиса, удобный по форме для обсуждения и согласования с руководителем, составления окончательного плана мероприятий с последующим их утверждением (Пример 1). В зависимости от потребностей организации и задач, поставленных руководством офис-менеджеру/помощнику руководителя, в план мероприятий могут быть включены дополнительные графы, например: «Стоимость работ», «Сроки выполнения работ» и т.д.

Пример 1

Примерный план мероприятий для офис-менеджера по организации нового офиса

Безопасность

Значение безопасности в организации труда людей, равно как и обеспечение сохранности имущества, переоценить трудно. Безопасность – это первое, о чем необходимо подумать, прежде чем вы начнете закупать мебель, оргтехнику и прочие материальные ценности в новый офис.

Мероприятия, направленные на обеспечение безопасности, можно разделить на несколько отдельных направлений:

• создание ограждения строительной площадки;
• установка решеток на окнах АБК;
• установка, при отсутствии, надежно закрывающихся ворот для въезда на стройплощадку, а также входных дверей офиса;
• установка системы сигнализации;
• создание системы видеонаблюдения за всей территорией площадки и офисным зданием, при необходимости – в коридорах здания;
• организация постоянно действующего поста охраны, при необходимости – нескольких постов;
• создание системы пропускного режима для въезда и входа на территорию и в АБК;
• обеспечение безопасных условий труда сотрудников организации в соответствии с законодательством в области охраны труда: оборудование территории и офисного здания средствами пожаротушения и оказания первой медицинской помощи, защитными средствами для соблюдения техники безопасности.

Охрана, сигнализация, видеонаблюдение…

Ограждение территории строительной площадки, установка металлических решеток на окна, дверей, а также возведение дополнительных строений (например, для поста охраны) и прочие строительные работы – все это задачи для технических специалистов, сотрудников и/или организаций, специализирующихся на подобных работах и услугах. Задача офис-менеджера, при необходимости и наличии поручения от руководителя, – найти компании для выполнения строительных работ.

Охрана стройплощадки и офиса организации имеет большое значение, особенно с учетом того, что данная территория, как правило, находится в некотором отдалении от жилых комплексов (а иногда – от населенных пунктов). По этой причине охрана должна быть круглосуточной с целью обеспечения сохранности имущества организации, строительной техники, которая будет приобретена или взята в аренду, а также другого имущества, находящегося в АБК.

Сигнализация и видеонаблюдение – очень надежные и удобные инструменты для обеспечения безопасности на стройплощадке. Сигнализация необходима в качестве страховочной меры для предотвращения проникновения посторонних в офис с целью, например, кражи.

Сигнализация не только дает сигнал к действию для постов охраны, но и автоматически «вызывает» правоохранительные органы – полицию.

Видеонаблюдение – очень удобное средство визуального контроля. Особенно это актуально в случае, если для обхода площадки охранникам требуется довольно много времени из-за большой площади территории. Кроме того, видеонаблюдение позволяет руководству организации контролировать подготовительные, а затем и строительные работы на стройплощадке в режиме реального времени из любой точки посредством выхода в Интернет, имея логин и пароль для входа. Особенно это актуально для руководителей высшего звена, которые основную часть рабочего времени проводят не на «объекте», а, к примеру, в головном офисе организации.

Прежде чем начать работы по поиску и подбору компании, занимающейся установкой видеонаблюдения, офис-менеджеру необходимо уточнить у руководителя, какие функции должен исполнять визуальный контроль. В зависимости от этого может быть составлено техническое задание для компании-подрядчика, с указанием требований к системе видеонаблюдения.

Организация пропускного режима – один из ключевых моментов комплексной защиты объекта. Посторонние без особого приглашения в офисные здания (и тем более на стройплощадки), как правило, не допускаются. Кроме того, часто пропускной режим действует и для сотрудников организации – для входа в офисное здание. Исходя из этого, помощнику руководителя необходимо проработать систему выдачи как постоянных пропусков, так и временных – для гостей организации, в т.ч. для различных подрядчиков, осуществляющих доставку воды, канцелярских и прочих товаров в офис.

Огромную роль для организации (особенно строительной) играет охрана труда сотрудников. Как правило, за соблюдение организацией законодательства в области охраны труда ответственен штатный инженер по охране труда. На основании требований законодательства и с целью обеспечения безопасности труда сотрудников офис необходимо оборудовать средствами пожаротушения, схемами эвакуации (в случае возникновения чрезвычайной ситуации), а также иными средствами и инструкциями по соблюдению техники безопасности.

Средства коммуникации

Сложно представить современный офис без телефонной связи и доступа к сети Интернет. Однако зачастую ввиду удаленности стройплощадок от населенных пунктов, в случае если вблизи нет жилых комплексов, для подключения этих услуг необходимо не только найти провайдеров, но и провести отдельные телефонные и интернет-линии.

Это достаточно трудоемкий процесс, требующий значительных временных затрат. Поэтому офис-менеджеру сначала необходимо обратиться с запросами к провайдерам услуг телефонной и интернет-связи для выяснения наличия или отсутствия коммуникаций на стройплощадке или в соседствующих с ней иных объектах, зданиях, организациях. Далее в зависимости от полученных ответов рассмотреть различные варианты: подключение городской телефонной линии, или IP-телефонии, или мобильной связи, и т.д. При этом важно помнить о том, что при решении проблемы отсутствия связи необходимо учитывать не только стоимость работ по подключению, но и качество бесперебойной связи (что более надежно), поскольку офис без связи с внешним миром практически становится обездвиженным.

Мебель, технические средства и оргтехника

Создание интерьера офиса – задача творческая. Она требует наличия «исходных данных», на которые необходимо опираться. Итак:

1. Для выполнения задачи по созданию нового офиса офис-менеджеру/помощнику руководителя нужно первым делом собрать все имеющиеся схемы и планы АБК. Перед закупкой мебели и офисной техники необходимо четко понимать, сколько в здании кабинетов, какова их площадь, внутренние параметры, каким образом будут размещены рабочие места сотрудников в кабинетах и сколько вообще рабочих мест требуется создать.

Этот вариант экономит время вашего начальства – останется только внести правки в проект, предоставленный помощником.

2. Имея схему и/или план здания с техническими данными кабинетов, необходимо набросать эскиз расстановки мебели и оргтехники и предоставить его руководителю для согласования и обсуждения либо создать такой эскиз совместно с руководителем.

Последний вариант является наиболее приемлемым, поскольку офис-менеджеру / ассистенту руководителя не всегда известно видение начальства относительно расположения рабочих мест.

3. Как только будет создан окончательный проект расстановки и размещения, можно приступать к более интересной работе – изучению каталогов мебели, офисной оргтехники и сопутствующих товаров.

На этом этапе ассистент руководителя может также уточнить, кто будет обслуживать оргтехнику, компьютеры, интернет-сети в офисе. Совместно с руководством необходимо определиться, планируется ли прием на работу штатного ИТ-специалиста или нужно найти сотрудника или организацию, которые по договору подряда будут периодически выполнять профилактические работы, а при необходимости и ремонт техники. Рекомендуется иметь своего ИТ-специалиста, постоянно находящегося в офисе, для контроля за информационной безопасностью, осуществления коммуникаций и сотрудничества со сторонними организациями: провайдерами, техническими службами.

Почтовые отправления и курьерская доставка

Особенностью делопроизводства на стройплощадке является то, что ввиду удаленности строительного объекта документы сначала отправляются посредством электронной и факсимильной связи, а затем переправляются почтой или курьерской службой.

Однако зачастую требуется срочная отправка оригинала документа, поэтому необходимо заранее предусмотреть способы отправки через почтовые отделения или курьером. Помощнику руководителя рекомендуется провести отбор и оформить сотрудничество с курьерской службой, предоставляющей услуги в регионе, для обслуживания на договорной основе, чтобы отправка документов и посылок осуществлялась в определенные дни или по требованию организации в установленное время.

Часто строительные площадки не имеют адреса или он является временным. Кроме того, даже если почтальон имеет возможность посещать ваш объект, не факт, что отправитель укажет адрес верно.

Офис-менеджеру удобнее всего организовать работу с почтой путем аренды абонентского ящика в ближайшем почтовом отделении, при этом сразу необходимо предусмотреть, кто из сотрудников организации и как часто будет забирать почту. Это может быть как секретарь, так и водитель служебного автомобиля (по поручению руководителя) или любой другой сотрудник.

При оформлении договора с почтовым отделением на аренду абонентского ящика ассистенту руководителя рекомендуется уточнить, по какой форме необходимо оформить доверенность на сотрудников вашей организации. Учтите, что ответственен за делопроизводство и документооборот один сотрудник, поэтому желательно, чтобы отправка/получение документов и посылок были в его области ответственности, за исключением крайних ситуаций, когда сотрудник должен находиться в офисе на рабочем месте. В таком случае забрать и привезти почту может водитель.

Доставка канцелярских и прочих товаров

Канцелярские принадлежности и расходные материалы для оргтехники (принтеров, факсов), в т.ч. батарейки и другие мелочи, – это те товары, которые не рационально закупать на полгода вперед, конечно, если при этом вы не получите существенные скидки и если у вас нет склада.

Офис-менеджеру необходимо провести отбор поставщиков всех необходимых для офиса товаров и представить список на рассмотрение руководству. При отборе компании-подрядчика важно руководствоваться не только стоимостью товаров, но и возможностью доставки их на стройплощадку.

Что касается отбора подрядчиков/поставщиков товаров и услуг, то таблицы, приведенной в Примере 2, будет достаточно для согласования и обсуждения этого вопроса с руководителем организации. Для систематизации информации рекомендуется добавить в таблицу информацию о контактных данных и контактных лицах компании – потенциального подрядчика.

Пример 2

Отбор подрядчиков/поставщиков товаров и услуг

Вопрос закупки различных товаров ассистенту руководителя лучше всего обсудить с руководством еще до отбора возможных поставщиков. Так, если начальство выделяет ограниченную сумму на ежемесячные закупки, то при выборе компании-подрядчика вы будете исходить из известного бюджета. В случае если у руководителя нет четкого представления о том, какую сумму необходимо выделить для этих целей, вы можете предоставить ему приблизительную смету товаров, с указанием их примерной стоимости, для согласования или же проведения корректировки. Под примерной ценой здесь понимается средняя стоимость товаров, которую можно вывести, сравнив цены нескольких поставщиков.

Для составления примерной сметы офис-менеджеру необходимо знать, какое количество сотрудников будет работать в офисе, сколько принтеров/факсов/многофункциональных устройств планируется установить, а также примерный расход материалов, требующихся для печати. Работа трудоемкая, однако при правильном подходе и тщательной проработке она упростит офис-менеджеру организацию различного рода закупок в будущем. Ежемесячные сметы на канцелярские, хозяйственные товары, продукты питания можно будет впоследствии откорректировать в зависимости от фактического расхода.

Смета может использоваться как на этапе выбора поставщика товаров, так и в последующем – для ежемесячной закупки товаров (Пример 3). Офис-менеджеру/ ассистенту руководителя рекомендуется в дальнейшем добавить графу «Артикул по каталогу» для более оперативного заказа у поставщика, когда он будет определен.

Пример 3

Смета для закупки хозяйственных и прочих товаров

Для более удобного составления и последующего редактирования смету лучше всего создавать в программе MS Excel.

Чистота

Оборудованный по последнему слову техники, обставленный красивой мебелью и аксессуарами офис не станет комфортным местом работы и приема гостей, если его хозяева не позаботятся о чистоте и порядке. Чистота – не только залог здоровья, но и показатель подхода менеджмента фирмы к организации деловой среды. Задача офис-менеджера – найти такой способ уборки и поддержания чистоты в офисе, при котором у руководства никогда не возникнет вопросов к порядку.

Один из вариантов – принять на работу штатную уборщицу. Этот вариант удобен в том случае, если сотрудник работает на полной ставке, т.е. присутствует в офисе полный рабочий день. И если возникнет необходимость срочно подготовить кабинет для нового сотрудника, навести порядок в переговорной комнате для проведения совещания или просто-напросто устранить какие-либо мелкие неприятности, связанные с нарушением порядка, то сделано это будет незамедлительно.

Однако такой вариант имеет и свои недостатки: если сотрудник уйдет в отпуск или на больничный, то офис останется без «хозяйки». Учитывая то, что АБК находится на стройплощадке, офисное здание будут посещать сотрудники строительного объекта, а специалисты, работающие в офисе, периодически будут выходить на улицу на «объект». Можно себе представить, сколько грязи люди будут приносить в офис ежедневно по несколько раз в день, особенно в межсезонье. При отсутствии уборщицы в офисе за неделю-две ее отпуска накопится много работы.

Другой вариант – нанять клининговую компанию. Преимущества этого варианта следующие:

• вам не придется закупать специальную технику для уборки: пылесосы, моющую технику, в т.ч. для окон, поскольку клининговая компания использует свое оборудование;
• как правило, большую часть моющих и чистящих средств клининговая компания также предоставляет в рамках договора, но по договоренности офис-менеджер может закупать моющие средства самостоятельно (если это более выгодно). Тогда стоимость оказания услуг компанией, соответственно, будет снижена;
• офис-менеджеру не придется осуществлять постоянный контроль работы специалистов клининговой компании – достаточно будет делать это периодически. Но лишь в том случае, если на этапе подписания договора с подрядчиком вы составите техническое задание, в котором пропишете, какие работы необходимо выполнять, с какой периодичностью, каким средствами и т.д. Чем подробнее будет составлено техническое задание, тем проще в последующем вам будет контролировать ход работ – согласно плану;
• в отличие от штатного сотрудника (уборщицы) с клининговой компанией можно обговорить ненормированный график работы специалистов. Например, если офис начинает работать с 9.00, то уборку можно назначить на период с 6.00 до 9.00, а также с 18.00 до 21.00. В этом случае наведение чистоты в офисе не будет мешать сотрудникам компании в рабочее время.

Минусом сотрудничества с клининговой компанией является то, что сотрудник не будет находиться в офисе в течение всего рабочего дня. Заметим, что по договоренности с подрядчиком сотрудник может находиться в офисе полный рабочий день (с соответствующим увеличением оплаты его труда), однако это приведет к существенному удорожанию стоимости договора.

Для принятия решения о том, как содержать офис в чистоте, ассистенту руководителя или офис-менеджеру рекомендуется проанализировать потребности офиса и посоветоваться с руководством на этот счет. Практика показывает, что зачастую эффективно совмещение двух вышеназванных вариантов: принятие штатного сотрудника на небольшой ежемесячный оклад или на полставки и при этом заключение договора с клининговой компанией на работы, с которыми без спецтехники и высококвалифицированных специалистов справиться трудно (мытье окон второго этажа с внешней стороны (с улицы), комплексная (генеральная) уборка). Другими словами, клиниговая компания может быть нанята для «сложных» или периодических (раз в месяц/квартал) работ.

Вернемся к техническому заданию. Оно оформляется на бланке организации и утверждается ее руководителем (Пример 4). Документ желательно оформить в качестве приложения к договору с клининговой компанией, указав в тексте договора: Компания-подрядчик обязуется оказывать услуги в соответствии с Техническим заданием Заказчика (Приложение № 1), которое является неотъемлемым приложением к договору.

В одном техническом задании можно указать график и ежедневной, и генеральной уборки, главное – продумать периодичность всех работ.

Пример 4

Техническое задание для клининговой компании*

ТЕХНИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ

на уборку помещения площадью 300 м² по адресу:

Рязанская область, г. Новомичуринск, Промзона, строение 1

Характеристика офисного помещения: площадь 300 м², количество кабинетов – 20, хозяйственно-бытовые помещения – 5, санитарные узлы – 3, этажность здания – 2.

График уборки офиса: ежедневно с 9.00 до 12.00, с 18.00 до 21.00.

Количество требующихся специалистов: 2 чел.

Наличие/отсутствие моющих средств: по договоренности.

Ассистент генерального директора          Матвиенко    Л.Н. Матвиенко

Обед по расписанию

Организация комфортных условий труда сотрудников – дело первой важности, однако питание сотрудников имеет не меньшее значение, особенно в условиях отдаленности от каких-либо столовых, кафе и т.д. Для того чтобы предоставить сотрудникам возможность подкрепиться в течение рабочего дня, офис-менеджер может предложить руководству следующие варианты:

• выделить помещение под кухню и оборудовать микроволной печью, электрочайником, холодильником, обеденной зоной;
• организовать питание[1] в ближайших столовой, кафе либо другом месте.

Стоит отметить, что кухня на стройплощадке никогда не помешает, особенно если в работе задействованы сотрудники, у которых обеденное время не нормировано (например, посменная работа). Это относится в т.ч. к охранникам, которые подменяют друг друга во время обеда на 15–30 мин (не более), после чего обязаны вернуться на свое рабочее место. Кроме того, кухня будет полезна и в других ситуациях: например, для хранения продуктов питания, приобретаемых для особых случаев (прием посетителей, проведение переговоров, совещаний).

В гигиенических целях лучше всего доверить мытье посуды технике, где посуда обрабатывается горячей водой со специальным средством довольно длительное время. Этой чудо-техникой будут пользоваться не все сотрудники организации. Она предназначена только для помощников/ассистентов руководителей, офис-менеджера, секретарей, которые время от времени должны обслуживать длительные совещания и переговоры с большим количеством приглашенных участников, что для строительной организации на строительной площадке абсолютно нормальное явление.

Обслуживание офиса

Ассистенту руководителя лучше всего заранее создать базу данных контактов всех необходимых обслуживающих организаций. Со временем вам необходимо будет пригласить электрика (если в штате организации его нет), сантехника, слесаря и др. Гораздо спокойнее знать, что вы готовы к решению любой бытовой проблемы – это не будет отвлекать вас от профессиональных задач.

Поиск персонала

Если на начальном этапе в компании еще нет специалиста по набору персонала, а найти новых сотрудников требуется уже сейчас, офис-менеджеру или помощнику руководителя необходимо использовать доступные способы для выполнения этой задачи самостоятельно.

В случае если стройплощадка находится вдали от крупного населенного пункта, то эффективнее всего нанести визит в местную службу занятости населения и определить порядок совместной взаимовыгодной работы. Другим не менее удобным способом является размещение объявлений в местные печатные издания (журналы, газеты).

Аренда недвижимости

Как уже упоминалось, строительные площадки могут находиться в совершенно другом регионе, а не в том, где находится головной офис компании. Как правило, при этом топ-менеджмент, руководители среднего звена и инженерно-технический состав набираются по месту нахождения головного офиса. Таким образом, у части сотрудников возникает необходимость переезда в тот регион, где предстоит вести строительство объекта. В некоторых случаях организации не берут на себя обязанность поиска жилья для своих работников, но чаще – помогают с поиском вариантов его аренды.

Конечно, организация «бытового» вопроса ляжет на плечи помощника руководителя/офис-менеджера, если руководство не посчитает нужным назначить ответственного только за ведение этого вопроса. Поэтому офис-менеджеру рекомендуется заранее позаботиться о наличии контактов с местными риелторами или агентами, а также узнать о способах аренды жилья без посредников (в целях экономии средств компании или сотрудника, для которого осуществляется поиск). Без посредников снять квартиру можно посредством Интернета или печатных изданий – в зависимости от особенностей региона.

Санитарные условия

При составлении плана задач по созданию офиса офис-менеджеру рекомендуется подумать о мероприятиях, прямо к офису не относящихся. Речь идет о санитарных условиях для людей, работающих непосредственно на стройплощадке, а точнее – о биотуалетах.

В случае если руководством не была поставлена задача по организации санитарных условий вне офиса, уточните, необходимо ли проработать этот вопрос. В принципе, достаточно иметь контакты фирм, сдающих в аренду мобильные туалетные кабины и осуществляющих их обслуживание, с указанием стоимости услуг. При необходимости офис-менеджер должен быть готов решить и этот вопрос оперативно и эффективно.

Вывоз мусора

Отходы в офисе накапливаются ежедневно, поэтому нужно решить, каким образом со стройплощадки будет вывозиться мусор. В случае если ваша организация заключила договор с клининговой компанией, на этапе подписания договора нужно обговорить с ними возможность вывоза и утилизации мусора из АБК. Если подрядчик таких услуг не оказывает, офис-менеджеру следует связаться с городскими службами, специализирующимися на вывозе и утилизации мусора, и заключить договор с ними. При таком варианте на площадке могут быть установлены контейнеры, вывоз мусора из которых будет осуществляться раз в определенный период или по требованию заказчика – по необходимости.

Инвентаризация

Сохранность и учет имущества организации имеют большое значение. Ввиду того что для оборудования нового офиса требуется закупить достаточно много мебели, оргтехники, компьютеров, а также бытовой техники и даже хозяйственных вещей, офис-менеджеру рекомендуется систематизировать закупки.

Как правило, инвентаризацию имущества проводит бухгалтерия и/или специалисты, ответственные за учет имущества, в соответствии с правилами проведения инвентаризации. В случае если таких специалистов на начальном этапе в офисе фактически нет, помощнику руководителя рекомендуется провести инвентаризацию самостоятельно, а затем передать документы в созданную бухгалтерию или финансистам.

Пошагово провести учет приобретенных материальных ценностей можно следующим образом:

1. Издать приказ о проведении инвентаризации с указанием сроков проведения, ответственных лиц, состава назначенной комиссии (из имеющихся сотрудников) по унифицированной форме № ИНВ-22[2].
2. Пронумеровать соответствующим образом приобретенное имущество.
3. Составить перечень пронумерованных материальных ценностей за подписью ответственных лиц и утвердить его у руководителя организации.

В перечне, составленном по итогам инвентаризации, рекомендуется указать местонахождение имущества, например: Компьютер с номером «16» находится в кабинете № 4 «Отдел кадров».