Оформление реквизита «Адресат»

Вы узнаете:

• В каком порядке указывать наименование организации, подразделения, должность, фамилию и инициалы адресата?
• Как правильно оформить реквизит при направлении документа нескольким организациям или структурным подразделениям?
• Как правильно составить лист рассылки?
• Как адресовать письмо физическому лицу?
• Где размещать реквизит «Адресат» на бланке письма?

Согласно ГОСТ Р 7.0.82013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» адресат является реквизитом документа, содержащим информацию о получателе документа (п. 67).

Реквизит «Адресат» используется в деловых письмах и внутренних информационно­справочных документах (докладных и служебных записках, заявлениях и др.).

Реквизит «Адресат» включает в себя:

• наименование адресата (получателя письма);
• почтовый адрес или номер телефона­-факса, адрес электронной почты.

Получателем письма могут быть:

• должностное лицо/несколько должностных лиц;
• организация;
• структурное подразделение организации;
• группа организаций;
• физическое лицо.

Адресат – должностное лицо

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указывается в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица. Например:

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы. Например:

Прописная и строчная буква в наименовании должностей

С прописной буквы пишутся только высшие должности: Президент Российской Федерации, Председатель Правительства Российской Федерации, Председатель Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и др.
Наименования других должностей и званий (руководителей разных рангов, воинских званий, ученых степеней и званий и др.) пишутся со строчной буквы, например: министр просвещения РФ, глава администрации Кемеровской области, маршал авиации (войск связи, инженерных войск), президент Российской академии наук, доктор технических наук, действительный член РАН, член-корреспондент РАН, народный артист РФ, заслуженный деятель культуры, лауреат Нобелевской премии, генеральный директор, заместитель главного бухгалтера и т. д.

Адресат – организация

Если письмо адресовано в организацию, то ее наименование (полное или сокращенное) указывается в именительном падеже:

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование, например:

Адресование в организацию применяется в случаях, когда отправителю не известно, кто является руководителем организации, его фамилия, инициалы.

Адресат – структурное подразделение

Документ может быть адресован в структурное подразделение организации. Как правило, такой способ адресования возможен в случае, если рассмотрение вопроса, которому посвящено письмо, находится в компетенции структурного подразделения.

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «Адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже – наименование структурного подразделения. Например:

Адресат – физическое лицо

Оформление реквизита «Адресат» при ведении переписки с физическими лицами имеет свои особенности. Сначала указывается фамилия в дательном падеже, затем инициалы и потом – почтовый адрес:

Адресат – несколько организаций или структурных подразделений

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации адресат указывается обобщенно. Например:

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)». Например:

В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

Утвержденной формы листа рассылки письма нет. Форму листа можно закрепить в инструкции по делопроизводству организации. Фактически лист рассылки – это перенесенный на отдельный лист реквизит «Адресат», а значит, его содержание должно соответствовать этому реквизиту. В реквизите «Адресат» три информационных блока: наименование организации, должность, инициалы и фамилия. В списке рассылки к письму мы воспроизводим те же самые информационные блоки, но размещаем их в строку, а не по правой стороне листа. Можно также расположить данные в форме таблицы. Порядок расположения адресатов может быть и произвольным, но лучше выстроить по алфавиту.

Сведения об исходящем номере письма, дате вносятся после его регистрации (Пример 1).

Все распечатанные экземпляры письма подписываются как подлинники. Каждый экземпляр запечатывается в отдельный конверт, на котором оформляется почтовый адрес конкретной организации или структурного под­разделения.

ВАЖНО!
Если письмо одинакового содержания (например, письмо-предложение) необходимо разослать нескольким не связанным между собой организациям (неважно, сколько их), то каждому адресату нужно оформить отдельное письмо и зарегистрировать его под отдельным номером.

Все письма, рассылаемые группе адресатов, имеют один исходящий регистрационный номер, входящий номер для всех писем будет разный.

Наш совет

Цель создания и содержание письма, а также отношения организации-автора с получателем письма влияют на оформление реквизита «Адресат». Письмо направляется туда, где имеются полномочия решить вопрос, изложенный в документе.

Деловые письма обычно содержат:

• управленческое решение, предложение, отчет или претензию – направляются в вышестоящую организацию, контрагенту компании, клиенту;
• поручение для исполнения или нормативный правовой акт – рассылается в подведомственные организации для исполнения или для сведения.

Если к организации у вас возникло несколько вопросов или предложений, не связанных между собой и решение которых находится в компетенции разных лиц, лучше написать каждому из них отдельное письмо. А если вы не знаете, кто будет отвечать на ваши вопросы, адресуйте письмо на имя генерального директора или в целом к организации.

Размещение реквизита «Адресат» на бланке

Реквизит «Адресат» располагается в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (на бланке с продольным расположением реквизитов). Место расположения реквизита «Адресат» показано в Приложении Б к ГОСТ Р 7.0.97-2016:

• на бланке с угловым расположением реквизитов – Пример 2;

• на бланке с продольным расположением реквизитов – Пример 3.

Технические вопросы

• Отделять ли интервалами элементы реквизита «Адресат»?

Реквизит «Адресат», как правило, занимает несколько строк.

В соответствии с разделом 3 ГОСТ Р 7.0.97-2016, устанавливающим общие требования к изготовлению документов, многострочные реквизиты печатают через один межстрочный интервал, а составные части реквизитов отделяют дополнительным интервалом. Например:

• Как выравнивать реквизит «Адресат»?

Строки реквизита «Адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки. Например:

Статья обновлена 07.12.2023.