Способы защиты документов: прошивка, опломбирование, скрепление сургучной печатью

Чтобы обеспечить сохранность документов, их прошивают, опломбируют или скрепляют сургучной печатью. Неаккуратная прошивка или пломбировка увеличивает риск утери или подмены отдельных листов, а также может послужить причиной отказа заинтересованных лиц принять документы. В статье мы расскажем о нюансах и технологии сшивания и опломбирования документов.

Документы с временным сроком хранения 10 и более лет сшивают, как правило, для внутреннего использования – при передаче на хранение в архив организации. Однако существует ряд внешних организаций, по запросу которых документы предоставляются исключительно в прошитом виде:

• суды;

• налоговая инспекция;

• нотариальные конторы;

• организации-заказчики (при участии в тендере).

Вне зависимости от цели прошивки (для внутреннего или внешнего использования), некоторые документы сшивать необходимо в любом случае, например, журнал учета проверок (п. 10 ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля», в ред. от 01.05.2017).

ПРОШИВКА ДОКУМЕНТОВ

Технология прошивки документов включает ряд этапов. Пренебрегать любым из них неосмотрительно, поскольку может привести к расшиванию уже готовых пакетов документов.

Подготовительный этап

Этот этап включает следующие шаги:

• Просматриваем документы: удаляем скрепки, зажимы, пустые листы и прочие инородные предметы.
• Комплектуем документы: формируем пакет документов (проводим постраничный визуальный осмотр и размещаем в требуемом порядке).
• Нумеруем страницы валовым способом, арабскими цифрами в верхнем правом углу (п. 6.2.2.4 Инструкции ЦБ России от 07.12.199. № 9 по делопроизводству Центрального банка Российской Федерации, с изм. и доп. на 25.09.2006).
• Выбираем обложку. Обложки для документов по назначению делятся на обычные и для долгосрочного хранения, по размерам – на стандартные (229х324 мм) и нестандартные.

Шьем в три прокола

Согласно п. 45 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате (утвержден Верховным судом РФ 11.02.1993 № 4462-1, в ред. от 03.07.2016; с изм. и доп., вступил в силу с 01.01.2017), если объем документа превышает один лист, листы должны быть пронумерованы и прошиты:

Извлечение

из Основ законодательства Российской Федерации о нотариате

(в ред. от 03.07.2016)

Статья 45. Требования к документам, представляемым для совершения нотариальных действий.

[…]

В случае, если указанные документы исполнены на бумажных носителях, они не должны иметь подчисток или приписок, зачеркнутых слов либо иных неоговоренных исправлений и не могут быть исполнены карандашом или с помощью легко удаляемых с бумажного носителя красителей. Текст документа должен быть легко читаемым. Целостность документа, состоящего из нескольких листов, должна быть обеспечена путем его скрепления или иным исключающим сомнения в его целостности способом.

[…]

Если количество листов в сформированном пакете документов более 250, документы формируются в отдельные тома. В пачке не должно быть более 250 листов, толщина – не более 4 см (п. 3.5.3 Основных правил).

Для надежной прошивки понадобятся:

• суровые нитки (банковский шпагат) или полиэфирные нитки ЛШ-210;

• толстая игла (шило);

• канцелярский клей.

Классический и наиболее надежный способ сшивания небольших объемов документации – при помощи иглы и нитки.

Документы прошивают на 2–4 прокола (п. 2 письма Минфина России от 29.10.15 № 03-02-РЗ/623336 «О предоставлении в налоговые органы сшивов истребуемых документов на бумажном носителе»).

Прошивать документацию в 3 отверстия требуют для сдачи в архив и налоговую инспекцию, в 4 – при регистрации предприятий, в 5 дырок сшивается бухгалтерская документация, срок хранения которой более 10 лет.