Делопроизводственные ошибки секретарей

ОШИБКА 1: СЕКРЕТАРЬ РЕГИСТРИРУЕТ ВСЕ ДОКУМЕНТЫ

При учете входящей и исходящей корреспонденции секретарь не различает регистрируемые и нерегистрируемые документы. Он относит к входящим письмам проекты договоров, первичную бухгалтерскую документацию и другую корреспонденцию, которая поступила в организацию без сопроводительного письма. На каждую накладную секретарь ставит штамп «Вх. №__», сканирует ее и заносит в базу данных.

Поступающие документы делят на регистрируемые и нерегистрируемые. Приведем примерный перечень нерегистрируемых документов:

Если перечисленные документы поступают в организацию без сопроводительного письма, их нужно передавать в соответствующие структурные подразделения.

ОШИБКА 2: СЕКРЕТАРЬ РЕГИСТРИРУЕТ ДОКУМЕНТЫ ДВАЖДЫ

Секретарь совершает ошибку, если создает в организации несколько одинаковых регистрационных форм: например, переписывает информацию из электронного журнала в бумажный и наоборот. Иногда это делают ради безопасности информации. Но это совсем не безопасно. Бумажный журнал могут непоправимо испортить или похитить. Это может стать причиной утечки информации. Электронный журнал или, тем более, систему электронного документооборота обычный пользователь со своего рабочего места не сможет удалить безвозвратно.

Помимо этого, часто дополнительно регистрируют документы, передавая их на подпись директору или коллегам: чтобы не потерялись. Секретарь должен понимать, когда присваивать документу индекс, а когда просто фиксировать информацию. Повторно присвоить индекс – бесполезно потратить время. Если документ все же потеряется, то очередной номер никак не поможет ему найтись.

Исправляем ошибку

Документы регистрируют один раз. Информацию о движении документации фиксируют без присвоения им индексов. Если коллеге нужны для работы какие-либо бумаги, зафиксируйте факт их передачи в журнале передачи документов (Пример 1).

Создайте элементарную табличную форму на бумажном носителе, где записывайте дату передачи, какой документ и кому передаете. Получив документ, получатель должен поставить свою подпись в соответствующей ячейке. Информацию вносят кратко, но точно. Поставив свою подпись в журнале, работник возьмет на себя ответственность за сохранность документа.

Если вы должны передать документы директору на рассмотрение и подпись, то он, конечно, не должен ставить подпись в журнале. Как же учитывать такую документацию?

Документы, которые директор рассматривает и подписывает при секретаре, следует отмечать в обычном блокноте. Учитывать нужно только те документы, которые руководитель хочет изучить получше. В этом случае секретарь может составить таблицу наподобие таблицы для учета передачи документов коллегам. Только вместо подписей нужно ставить отметку – знак того, что документ вернулся с рассмотрения.

ОШИБКА 3: СЕКРЕТАРЬ УЧАСТВУЕТ В ЧУЖИХ ПРОЦЕССАХ

Иногда секретарь (по своей инициативе или по сложившейся традиции) участвует в процессах, к которым не имеет никакого отношения. Вот фрагмент одного из вопросов читателя. «Входящую финансовую документацию учитываю я – помощник директора. Составив реестр, я передаю документы согласно визам в соответствующие службы. После визирования их передают мне, чтобы я отдала их на подпись директору. Подписанные финансовые документы я передаю в бухгалтерию, а договоры – экономистам на регистрацию. Они сами передают их в бухгалтерию. На проход документов уходит около 3 дней… Я не могу сама определять, что в документах могут быть ошибки, а когда они доходят до бухгалтерии, оказывается, что они есть».

Исправляем ошибку

Секретарь должен заниматься управленческими документами, изредка – кадровыми, но не бухгалтерскими, юридическими или производственными. Он не оценивает и не учитывает их. Этим должны заниматься профильные подразделения, они же обязаны обеспечивать сохранность документов, за которые несут ответственность. Если документ на своем маршруте попадает в руки непрофильного специалиста, это только тратит время.

Чтобы понять, что на маршруте документа есть лишние остановки, его нужно представить визуально. Маршрут можно изобразить в виде таблицы (Пример 2).

Проанализируем маршрут заявки. Во-первых, ее согласует должностное лицо, которое не имеет никакого отношения ни к ремонту, ни к оборудованию – это начальник службы безопасности. Во-вторых, подписанием и обработкой исходящего документа занимается приемная генерального директора, хотя в организации есть техническая дирекция.

Менять что-либо пока рано. Сначала нужно понять, почему все происходит именно так. Никто не может объяснить, почему начальник службы безопасности согласовывает такие заявки? Оказалось, что подписывать такой документ может не только генеральный, но и технический директор? В этом случае препятствий для изменения маршрута нет. Регистрировать и отправлять заявку будет секретарь или ответственный за делопроизводство технической дирекции. Это позволит сократить маршрут документа сразу на две остановки, а по временным затратам – минимум на два дня.

Фразы «У нас так принято» или «Это записано в локальном нормативном акте» – не причина, которая позволит организации иметь неэффективные маршруты. Отменять вредные традиции и вносить изменения в любой локальный нормативный акт можно и нужно.