Ваши вопросы

Номенклатура дел

По какому документу – Перечню 2010[1] или Перечню 2019[2] – указывать сроки хранения документов, не подлежащих хранению, в акте о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению?

Вопрос

Как правильно документально оформить изменение статей и сроков хранения документов? Номенклатуру дел в организации утверждали каждый год. В акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, вносили документы, заголовки, статьи и сроки хранения из утвержденной номенклатуры дел. Теперь в номенклатуре за 2014 год статьи из Перечня 2010, а в акте на уничтожение ничем не утвержденные в организации статьи из Перечня 2019. Это правильно?

Ответ

В связи с вступлением в силу с 18.02.2020 Перечня 2019 уточнить нужно лишь номенклатуру дел на 2020 год[3]: сверить сроки хранения, при необходимости изменить их и указать новые номера статей. Номенклатуры дел прошлых лет разработаны на основании Перечня 2010. Вносить в них исправления и переутверждать старые номенклатуры не нужно. Дополнительно утверждать в организации Перечень 2019 также не нужно: это федеральный нормативный документ, и в поддержке на локальном уровне он не нуждается.

• сделать выверку сроков хранения по каждой позиции;
• указать в акте о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, сроки хранения по Перечню 2019;
• основанием для уничтожения должен быть Перечень 2019.

Фрагмент акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, приведен в Примере 1./ Е.Н. Кожанова

Может ли руководитель филиала утвердить номенклатуру дел филиала?

Вопрос

Имеют ли право руководители филиалов утверждать номенклатуру дел филиала? Обязательно ли дела филиала должны быть включены в сводную номенклатуру дел возглавляющей его организации?

Ответ

Если в компании организована децентрализованная система делопроизводства, когда в каждом филиале действует собственная инструкция по делопроизводству, утверждающая бланки документов, систему регистрации, а также если филиалы хранят свои документы самостоятельно, то им целесообразно утверждать собственные номенклатуры дел. Но в этом случае перед утверждением директором филиала проект номенклатуры (и любого локального нормативного акта по делопроизводству) следует согласовать с канцелярией центрального офиса.

Приказ руководителя филиала организации об утверждении номенклатуры дел филиала приведен в Примере 2.

Централизованная система делопроизводства подразумевает полный контроль всех делопроизводственных процессов из главного офиса. Филиалы создают проекты номенклатуры дел наравне со всеми остальными подразделениями. Канцелярия формирует сводную номенклатуру дел, которую утверждает генеральный директор. Приказ об утверждении сводной номенклатуры дел организации приведен в Примере 3. / Е.Н. Кожанова

Сроки хранения документов

Сколько хранить бланки пропусков и акты об уничтожении сведений, содержащих персональные данные?

Вопрос

В каких статьях Перечня 2019 содержатся сроки хранения бланков пропусков и актов об уничтожении сведений, содержащих персональные данные?

Ответ

Если бланк пропусков относится к бланкам строгой отчетности, то срок его хранения следует искать в статье 183 в Перечня 2019. Если этот документ – внутренняя учетная форма, утвержденная локальным нормативным актом, срок его хранения определен в ст. 158 Перечня 2019. Бланки, если они размножены типографским способом, нужно уничтожить после замены новыми по акту.

Согласно п. 7. ст. 5. Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»[4], обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей. Это значит, что работодатель обязан уничтожить копии личных документов после того, как обработал данные из этих документов. Кроме того, необходимо документально зафиксировать факт уничтожения сведений, составляющих персональные данные.

Форму акта об уничтожении сведений, содержащих персональные данные, можно разработать самостоятельно на основе Приложения № 21 к пп. 3.15, 4.11, 4.13 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях[5] и закрепить его в локальном нормативном акте.

Статьи со сроком хранения актов об уничтожении сведений, содержащих персональные данные, в Перечне 2019 нет. Отметим, что дело фонда, в которое подшивают все акты об уничтожении дел и документов в организации, согласно ст. 170 Перечня 2019 имеет постоянный срок хранения. Считаем, что акты об уничтожении сведений, содержащих персональные данные, следует хранить до ликвидации организации. Это значимый для организации документ, он позволит избежать штрафа в случае проверки.

Если контролирующие органы захотят получить доступ к документам, которые уже уничтожены, организация может представить выписку из акта об уничтожении, его копию, копию протокола экспертной комиссии. Это официальные документы, которые подтвердят процедуру уничтожения, а не утраты документов. Если документы утрачены, следует составлять другие документы. / М.М. Сичкарева

Подготовка документов к сдаче в архив

Вносить ли отчет о СОУТ в опись дел по личному составу?

Вопрос

Документы по охране труда, в частности, отчет о специальной оценке условий труда (далее – СОУТ) вносить в опись дел по личному составу или в опись временного (свыше 10 лет) хранения?

Ответ

Согласно ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»[6] документы по личному составу – архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем. Прежде всего следует определить, какие документы можно отнести к документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем.

В Таблице приведен перечень документов, которые относятся к документам по личному составу согласно п. 1.1 Методических рекомендаций по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций[7].

То есть ряд документов, которые связаны с охраной труда и содержат фамилию, имя, отчество работника, его специальность и должность, можно отнести к документам по личному составу. Эти документы имеют длительный срок хранения, следовательно, они подлежат приему в архив организации. Такая передача происходит по описям структурных подразделений, куда сотрудники этих подразделений включат все документы, имеющие временный (свыше 10 лет) срок хранения.

В соответствии с п. 1.1.1.5 Методических рекомендаций по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях[8] (далее – Методические рекомендации по применению Правил) при формировании номенклатуры дел организации сроки хранения дел определяются по перечням (типовому, ведомственному или иному) с указанием сроков хранения, законодательным или иным нормативным правовым актам, по типовой или примерной номенклатуре дел. Установленные сроки хранения документов переносятся в номенклатуру дел без изменений.

То есть в дело должны входить документы с одинаковым сроком хранения. После приема документов в архив организации сотрудники архива должны сформировать сводные описи.

При формировании сводной описи дел в архиве организации следует включать в опись дела, имеющие одинаковый срок хранения, а также учитывать вид документа. Например, можно составить опись дел постоянного хранения управленческой документации, опись дел по личному составу или просто опись дел временного (свыше 10 лет) срока хранения. Следовательно, документы со сроком хранения 50 лет нужно включать в одну опись, со сроком хранения 75 лет – во вторую, со сроком хранения 45 лет – в третью. Так удобнее работать с документами и готовить их к уничтожению после истечения срока хранения.

Рассмотрим статьи Перечня 2019, которые содержат документы по охране труда.

В соответствии со ст. 407 Перечня 2019 в опись дел по личному составу могут быть включены отчеты по СОУТ, имеющие срок хранения 50/75 лет (при вредных и опасных условиях труда). Отчеты по СОУТ, имеющие 45-летний срок хранения, следует включить в отдельную опись временного (свыше 10 лет) срока хранения. Такую опись можно назвать «Опись дел временного (45-летнего) срока хранения. Отчеты по СОУТ за 2001-2010 гг.».

При включении документов в опись следует ориентироваться на срок хранения и примечания. Например, документы, указанные в ст. 414, 419, 434 а, 621 б, 621 в, 621 з Перечня 2019 нужно включить в описи дел по личному составу. Документы, указанные в ст. 434 б, 553 а Перечня 2019 нужно включить в описи дел по личному составу только если условия, указанные в примечаниях, соблюдены.

Общие принципы составления описи:

1. Документы в описи должны иметь одинаковый срок хранения.
2. Документы в описи должны относиться к одному виду деятельности. Например, например, документы общего делопроизводства нельзя размещать вместе с документами по личному составу или научно-исследовательской документацией.
3. Опись следует составлять на основе сочетания признаков систематизации[9].
4. Документы по личному составу выделяют в особую группу, систематизируют обособленно и включают в отдельную опись. На личные дела уволенных работников можно составить отдельную опись. / С.В. Тиханович