Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству: полезные советы для любой организации

Новые Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления[1] (далее – МР по разработке ИД 2020) заменили Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти[2]. Обновленный документ уточняет существующие правила и стандарты по документационному обеспечению управления, особый акцент – на обращении с электронными документами и использовании СЭД[3]. В статье рассмотрим, как положения МР по разработке ИД 2020 совершенствуют такие важные процессы любой организации, как документирование, документооборот и архивное дело.

Зачем изучать МР по разработке ИД 2020? 

МР по разработке ИД 2020 предназначены для подразделений государственных органов, органов местного самоуправления, ответственных за организацию и ведение делопроизводства. Для всех остальных организаций они носят справочный характер. Это значит, что в любой организации могут изучить новые положения этого документа, дополнить ими локальную инструкцию по делопроизводству[4] и тем самым сделать их обязательными и «для себя».

МР по разработке ИД 2020 не противоречат действующим стандартам и правилам делопроизводства, а уточняют и дополняют их. Значительная часть новой информации – об обращении с электронными документами и использовании СЭД.

Структура и содержание МР по разработке ИД 2020 

МР по разработке ИД 2020 – это довольно объемный документ. Опишем его структуру[5].

В Разделе I «Общие положения» указаны цели разработки документа, его назначение, а также список из 28 законодательных, иных нормативных правовых актов в сфере информации, делопроизводства и архивного дела, национальных стандартов по управлению документами.

В Разделе II «Порядок разработки, утверждения, внесения изменений в Инструкцию по делопроизводству» подробно описано, каким образом следует работать с инструкцией по делопроизводству в организации. Установлено, что инструкция по делопроизводству должна предусматривать возможность выполнения делопроизводственных операций вне СЭД в случае ее неработоспособности и порядок их выполнения.

Раздел III «Структура и содержание инструкции по делопроизводству» – самый объемный. Отобразим его рубрикацию с заголовками пунктов и подпунктов в Схеме 1.

Также МР по разработке ИД 2020 содержит 24 приложения:

• Приложение № 1. Термины и определения.
• Приложение № 2. Образцы бланков документов.
• Приложение № 3. Правила оформления реквизитов документов в государственных органах, органах местного самоуправления.
• Приложение № 4. Примерный перечень утверждаемых документов.
• Приложение № 5. Примерный перечень документов, заверяемых печатью.
• Приложение № 6. Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации.
• Приложение № 7. Подготовка и оформление проектов актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации.
• Приложение № 8. Подготовка и оформление проектов актов (постановлений, распоряжений) Правительства Российской Федерации.
• Приложение № 9. Порядок оформления протоколов заседаний (совещаний).
• Приложение № 10. Образец оформления служебного письма.
• Приложение № 11. Примерный перечень нерегистрируемых входящих документов.
• Приложение № 12. Типовые сроки исполнения документов в государственном органе, органе местного самоуправления.
• Приложение № 13. Форма номенклатуры дел структурного подразделения государственного органа, органа местного самоуправления.
• Приложение № 14. Форма номенклатуры дел государственного органа, органа местного самоуправления (сводной номенклатуры дел).
• Приложение № 15. Порядок заполнения граф номенклатуры дел государственного органа, органа местного самоуправления.
• Приложение № 16. Порядок формирования дел в государственном органе, органе местного самоуправления, учета и хранения дел.
• Приложение № 17. Форма описи дел структурного подразделения (постоянного срока хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу).
• Приложение № 18. Форма описи электронных дел, документов структурного подразделения.
• Приложение № 19. Порядок составления описей дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу, электронных дел.
• Приложение № 20. Правила оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение.
• Приложение № 21. Форма акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению.
• Приложение № 22. Форма обложки дела.
• Приложение № 23. Форма листа-заверителя дела.
• Приложение № 24. Форма внутренней описи документов дела.

Проанализировав содержание МР по разработке ИД 2020, можно сделать следующие выводы:

1. Документ поможет подготовить инструкцию по делопроизводству организации любой формы собственности, лишь несколько разделов и приложений предназначены для органов государственной власти (в которых, например, описаны подготовка и оформление проектов указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений, распоряжений Правительства Российской Федерации и некоторых других актов).

2. В документе актуализированы и уточнены существующие нормы, изложенные в:

• Правилах делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления[6];
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016);
• Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях[7].