В статье рассмотрим алгоритм приема-передачи документов в архив организации, категории передаваемых документов и подробно расскажем, как заполнить сдаточную опись, которая играет роль акта приема-передачи как бумажных, так и электронных документов.
Какие документы передают в архив
В архив организации передаются только документы так называемых архивных категорий. Это документы:
- постоянного хранения (сюда же относится срок хранения «До ликвидации организации»);
- со сроком хранения свыше 10 лет;
- по личному составу.
И таких документов в организациях, как правило, немного, за исключением разве что отдела кадров, где документы со сроком хранения 50 лет – не такая уж редкость. В других подразделениях намного больше дел с малыми (до 10 лет включительно) сроками хранения, и именно их сотрудники были бы рады сдать в архив. Но позиция архивиста должна быть твердой: в архиве место именно архивным документам!
«Пятилетки» и другие дела со сроками хранения до 10 лет включительно передаются в архив только в исключительных случаях[1]. Важно, чтобы исключительность случая подтверждалась руководством компании и ни в коем случае не стала нормой.
Период передачи дел в архив – от одного года до трех лет после завершения в делопроизводстве[2]. Таким образом, в 2023 году архив организации принимает документы, датированные 2021 годом и ранее.
Обратите внимание
Если в компании архивное дело только ставится и в архиве нет вообще никаких документов, то принимаются все документы архивных категорий, завершенные делопроизводством в 2021 году и ранее.
График приема-передачи документов
Документы в архив принимаются по графику, который ежегодно (накануне нового рабочего года) утверждается генеральным директором компании.
Унифицированной формы графика нет. Мы предлагаем читателям собственную (Пример 1).
Каждому структурному подразделению дается несколько дней на прием-передачу документов в архив. Важно, чтобы и архивист, и работники подразделения понимали: это время именно на прием-передачу (выверку описи, проверку единиц хранения, транспортировку дел), а не на формирование единиц хранения. Формированием дел работникам подразделения следует заниматься постоянно, осуществляя процесс оперативного хранения документов.
Периоды времени, выделяемые подразделениям на передачу документов в архив, различаются по продолжительности. Так, у отдела кадров всегда много документов – им и времени дается больше, а у отдела по связям с общественностью или вовсе нет документов архивных категорий, или их очень мало – им хватит и пары дней.
Подразделения могут меняться периодами, обязательно уведомляя об этом архивиста. Также по согласованию с архивистом они могут переносить свои периоды передачи на другое время. Могут даже пропустить год и не сдавать документы – ответственность за это несет начальник подразделения.
График приема-передачи документов согласовывается с заместителями генерального директора по направлениям деятельности, утверждается главой компании и доводится до начальников структурных подразделений в императивном порядке.
[1] Пункт 4.2 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила 2015).
[2] Пункт 4.1 Правил 2015.
Для физических лиц
Для юридических лиц
Подписка по каталогам