Электронная коммуникация с руководителем: 6 правил понятного электронного сообщения

У руководителя нет времени разбираться с вашим электронным письмом-простыней или огромным постом в мессенджере. Ему необходимо здесь и сейчас получить информацию в краткой и понятной форме, чтобы быстро принять нужное решение. Расскажу о моих правилах создания электронных сообщений, которые я выработала для себя за многолетнюю практику.

Навыки коммуникации – залог успеха в профессии

Любой секретарь или ассистент скажет, что наши клиенты – это руководители, сотрудники компании – ее партнеры, а ремесло – общение. Мы – своеобразный коммуникационный узел между ними.

От тональности, полноты, точности информации, которую нам приходится доносить от имени руководства и организации, зависит достижение договоренностей в необходимый срок, сговорчивость поставщиков уникальных услуг, слаженное выполнение задач коллектива, да и в целом степень доверия к ассистенту как к профессионалу. Именно поэтому важно уметь взаимодействовать, т.е. правильно выстраивать коммуникацию со своим окружением на работе, чтобы то, что вы создаете (услугу), покупали не только за качество, но и за то, что она связана с вами!

На моем пути неоднократно встречались коллеги, которые были слабы в прочих профессиональных навыках, однако умело общались: при встрече – корректны, точны, приветливы. Такие люди располагают к себе. Руководители не требовали от них слишком многого, однако редко рассматривали для карьерного продвижения. Таким образом, умение общаться компенсировало недостаток других профессиональных компетенций.

Кроме того, искусное владение коммуникативными навыками важно и потому, что ассистент ассоциируется у коллег с личностью руководителя. Во многих ситуациях к вашим словам относятся так, будто они принадлежат боссу. Очевидно, что выверенные и ясные электронные сообщения и надлежащий телефонный этикет обязательны для нас.

Профессиональный помощник, который хорошо владеет навыками устной и письменной коммуникации, востребован: он умеет доносить суть до того, с кем взаимодействует, а следовательно, эффективен. Ведь важно не только приносить руководителю результат, но и достигать его оперативно.

Знакомые шефа часто жалуются на моих коллег, что ассистенты не умеют доносить суть задачи в электронных письмах или сообщениях в мессенджере. Получив очередную простыню формата А4, у адресата есть единственное желание – свернуть ее и потом, когда будет время, вернуться к ней, и то вряд ли. Как результат – разрешение вопроса затягивается. У руководителя просто нет времени разбираться, ему необходимо здесь и сейчас получить информацию в ясном сообщении, чтобы знать, как действовать.

Поэтому, коллеги, если вам нужны быстрые реакции на письма[1], обратите внимание на шесть правил, которые я выработала для себя. 

Поясню, что значит каждое правило.

Письмо должно содержать цель

У любого сообщения, которое вы направляете по электронной почте, должна быть цель. Старайтесь четко формулировать свое намерение, ведь от этого напрямую зависит, поймет ли вас адресат и сможете ли вы получить от него нужный результат. (Не забывайте о том, что деловое письмо должно быть коротким – минимум слов при максимуме информации – и вежливым.)

Рассмотрим на примере рабочей ситуации. Например, ассистенту необходимо направить руководителю электронное письмо по проекту. Целью подобного обращения может быть:

1. Получить полномочия на совершение последующих действий.
2. Согласовать план действий по проекту.
3. Проинформировать о статусе задачи.

Обратите внимание! Чтобы получить от адресата (даже вашего руководителя) однозначный ответ, используйте формулировки, раскрывающие реакции, которые вы ждете на свое сообщение. Соответственно, в теме письма следует указать (рис. 1):

1. Согласовать полномочия на заключение договора.
2. Согласовать решение по выбору подрядчика.
3. Согласовать итоги работ и план на май 2023 года.
4. Проинформировать о статусе задачи.

Некоторые коллеги по предварительной договоренности используют в деловой переписке с руководителями общепринятые сокращения – аббревиатуры в теме письма, что позволяет определить необходимость реакции на сообщение. Например:

FYI – For your information – К вашему сведению.

NRN – No reply necessary – Ответ не требуется.

Безусловно, занимаясь какой-нибудь задачей и совершая тонну действий, связанных с ней, мы хотели бы получить признание и аплодисменты, однако такие мысли стоит отбросить. Делать свою работу хорошо – обязанность любого профессионала.

Поэтому повторим еще раз: учитесь четко формулировать цель своего письма, чтобы получить конкретный, недвусмысленный ответ на него. Возвращаясь к нашему примеру, лучше написать так: Согласовать отчет о выполнении проекта (рис. 2).