Статьи по рубрикам

Инструкция по делопроизводству в филиале: как разрабатывать и согласовывать

«Секретарь-референт» №7 2023 / Делопроизводство

Ситуация

Наше бюджетное учреждение (НИИ) в 2019 году вошло в структуру московского головного института. В уставе института ничего не сказано о том, что с ним необходимо согласовывать инструкцию по делопроизводству филиала.

Имеет ли право филиал самостоятельно разрабатывать и утверждать директором (под кураторством краевого архива) инструкцию по делопроизводству без согласования с головным институтом? Какой общий порядок разработки, утверждения, согласования (внутреннего и внешнего) применяется в такой ситуации?

Что такое филиал

В соответствии со ст. 55 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее – ГК РФ) филиал – обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства. В п. 3 этой же статьи подчеркивается, что филиал:

не является юридическим лицом;
наделяется имуществом создавшего его юридического лица;
действует на основании утвержденного руководителем юридического лица положения.

В положении о филиале фиксируются его правовой статус, цели, функции и виды деятельности, права и обязанности, полномочия руководителя филиала. Руководителю, как правило, в числе прочих делегируют полномочия издавать приказы и распоряжения, утверждать положения о подразделениях филиала и должностные инструкции, заключать договоры и вести переписку. Эти вопросы должны быть в общих чертах обозначены в положении о филиале.

В то же время полномочия руководителя филиала подписывать документы, равно как и организовывать работу с ними не могут основываться только на указаниях, содержащихся в учредительных документах юридического лица (уставе), положении о филиале. В их развитие выдается доверенность, которая в силу ст. 55 ГК РФ является обязательным документом для подтверждения полномочий.

В ГК РФ установлено, что создавшая филиал компания несет ответственность за его деятельность. Такая же норма содержится в Правилах делопроизводства[1].

Извлечение из Правил делопроизводства

Первое лицо организации должно обеспечивать нормативное и организационное регулирование делопроизводства в филиалах, а также методическое руководство и систематический контроль. При этом, выдавая руководителю филиала доверенность с широким перечнем полномочий, руководитель организации разделяет с ним не только права, но и ответственность.

Чаще всего общие директивы поступают в филиал сверху (ответственность руководителя организации), а руководство филиала обеспечивает организацию работы на местах (ответственность руководителя филиала). Кроме того, целесообразно изучить действующие в головной компании нормативные акты, детально регулирующие порядок работы с документами: инструкцию по делопроизводству, положение о работе с нормативной документацией и т.п. В них должен быть предусмотрен порядок взаимодействия головной организации (далее для удобства, чтобы разграничить терминологию и избежать повторов, мы будем называть ее аппарат управления) и филиалов в рамках организации документооборота и регламентации процессов. Соответствующие положения должны быть внесены в нормативные документы тогда, когда в структуру организации вошел первый филиал.

Нужны ли филиалам собственные ЛНА

Иногда руководство организации предоставляет филиалам право издавать собственные локальные нормативные акты (далее – ЛНА), иногда прямо его ограничивает (в том же положении о филиале). Это определяется спецификой и масштабами работы организации, ее структурой и штатной численностью.

Варианты взаимодействия аппарата управления и филиала в части нормативного регулирования деятельности различны. Как правило, аппарат управления берет на себя эту функцию в одном из двух форматов.

Первый формат. Разрабатываются единые правила работы для организации (аппарата управления и филиалов), утверждаются и спускаются на исполнение в филиалы в формате готовых ЛНА.

Такой формат распространен и в принципе является рабочим. Инструкция по делопроизводству становится для филиала своего рода сводом правил, и даже если существуют какие-то различия между аппаратом управления и филиалом, например, связанные с организационной структурой, то правила работы все равно понятны и объяснимы.

Приведем пример приказа об утверждении такой инструкции по делопроизводству (Пример 1).